Aveți vreodată senzația că strigați într-o gaură neagră când trimiteți un e-mail sau lăsați un mesaj vocal pentru cineva? Îți pui cererea în univers - apoi stai la birou cu degetele încrucișate, în speranța unui răspuns în timp util.
Datorită slujbei mele în lumea PR, am văzut totul când vine vorba de mesaje fără răspuns. Am gestionat corespondența cu clienții CEO (aka cei perpetuu ocupați), directorii și echipele legale ale clienților clienților mei (aka cei care cred că nu sunt importanți) și mass-media (aka cei care nu doresc să se ocupe cu oamenii de PR). Și pe parcurs, am învățat multe despre cum să obții răspunsuri atunci când ai nevoie de ele.
Indiferent de cauza întârzierii, iată câteva sfaturi pentru ca respondenții lentați (și da, enervanți) să fie atenți.
Faceți conexiunea
În primul rând, atunci când vă conectați cu o altă persoană, trebuie să-i oferiți unui motiv pentru a dori să vă ajute.
Începeți prin a evita greșelile care deconectează instantaneu receptorul. Spunerea greșită a numelui său este un exemplu bun: știu că este de bază, dar nu vă pot spune câte e-mailuri primesc pentru Ashely sau Ashleigh - și când o fac, mă simt instantaneu enervat și mai puțin probabil să răspund rapid. De asemenea, încercați să nu sunați ca un pitch de vânzări (de exemplu, „aș vrea să vă vorbesc despre…”) - nimeni nu vrea să se ocupe de asta.
În schimb, atrageți atenția contactului dvs. făcând tot ceea ce este relevant pentru el sau ea. Îmi place să vorbesc tot ce este posibil cu „dvs.” - de exemplu, în loc să spun: „Am nevoie să vă uitați la aceste formulare”, spuneți, „Clientul dvs. are nevoie de aprobare pentru aceste formulare”. Este un truc simplu, dar eficient.
De asemenea, puteți apela la oameni jucându-vă la personalitatea lor sau la butoanele rapide. De exemplu, cineva care are un pic de ego va răspunde cel mai bine la recunoașterea cât de important este el sau ea (de ex. „Îmi dau seama de importanța timpului tău, așa că îți sugerez să apelăm la un apel de 10 minute pentru a discuta studiul de caz. ”).
Faceți ușor să răspundeți rapid
Chiar dacă contactul dvs. este interesat să vă ajute, cineva care este ocupat nu va avea timp să se descurce printr-un e-mail convolut sau să asculte un mesaj vocal îndelung. Așadar, asigurați-vă că vă eficientizați mesajul și faceți-i ușor să răspundă rapid utilizând următoarele tactici.
Au o linie subiectivă informativă
Folosiți linia de subiect pentru a indica imediat nevoia dvs. și pentru a ajuta receptorul să acorde prioritate cererii dvs. Începând cu ceva de genul: „Pentru revizuire”, „Necesită feedback” sau „Vă rugăm să răspundeți marți”, este o modalitate rapidă de a face clar așteptările de la început.
Ia drept la punct
Nu petreceți mult timp în mesajul dvs. cu informații sau informații nerelevante. Fii politicos cu rapid, „Sper că în această dimineață te tratează bine”, apoi cufundă-te în introducerea și motivul pentru a mulțumi receptorul. Păstrați acest lucru și simplu (de exemplu, „Clientul dvs. X și cu mine lucrăm împreună pe Y și am fost informat că sunteți cel mai bun contact pentru Z”).
Termeni limita de atribuire
Pentru a împiedica e-mailul sau mesageria vocală să fie introduse în grămada de „ori de câte ori ajung la ea”, puneți întrebări specifice sau dați articole de acțiune și oferiți o cronologie pentru momentul în care preferați un răspuns. Cu anumite proiecte și clienți, am avut succes afirmând: „Vă rugăm să oferiți feedback până vineri. În acel moment, voi actualiza și voi trimite acest document restului echipei pentru revizuire. ”Este o modalitate drăguță de a presupune:„ Dacă nu ajungeți la el la timp, v-ați pierdut cuvântul în chestiune. .“
Furnizați o recomandare
Dacă sunteți în căutarea unui răspuns la o întrebare sau o rezoluție la o problemă, oferiți întotdeauna câteva opțiuni diferite și recomandarea dvs. Făcând acest lucru, persoana pe care o contactați trebuie să gândească mai puțin prin ea și să poată răspunde rapid „Da, recomandarea dvs. este în regulă” sau „Hai să mergem cu opțiunea nr. 1”.
Urmăriți inteligent
Așa că ați făcut mai ușor răspunsul destinatarului dvs. și încă nu primiți un răspuns. Acum ce? Este timpul pentru urmărire. Poate fi dificil să echilibrezi să fii util și să fii enervant în această etapă, dar este posibil urmând linia corectă de comunicare.
După e-mailul inițial, faceți o urmărire rapidă care să aibă sens în funcție de data limită. Acest e-mail ar trebui să includă e-mailul original cu o propoziție scurtă în partea de sus care amintește contactul dvs. despre cererea inițială și termenul. De asemenea, asigurați-vă că re-atașați materialele necesare.
Un al doilea e-mail și încă nu primiți răspuns? Timpul pentru un apel telefonic. (Așteptați cel puțin 24 de ore după trimiterea e-mailului de urmărire, cu excepția cazului în care veți avea nevoie de ceva mai devreme.) Indiferent dacă primiți persoana la telefon sau lăsați un mesaj vocal, fiți scurt. Amintește-i de e-mailul inițial, cine ești și de ce ai nevoie.
Indiferent de modul în care urmăriți, plecați întotdeauna cu următorul pas în mâinile voastre - „Mă voi urmări din nou mâine” sau „Dacă nu aud de la tine până la sfârșitul zilei, voi fi încorporarea restului feedback-ului echipei și trimiterea către client. ”
Și asigurați-vă că urmăriți toate încercările de a contacta persoana - referința la acestea vă poate ajuta să vă indicați urgența și vă puteți dovedi util dacă sunteți forțat să aduceți back-up pentru a vă ajuta.
Scoateți armele mari
În această notă, dacă ați încercat să luați legătura cu cineva de mai multe ori, încercați să copiați alte părți la solicitările dvs. Răspundeți la e-mailul dvs. original (adăugați din nou), adăugați un „Doar am vrut să vă autentificați pe e-mailul de mai jos. Ați avut șansa să …? ”Și să vă copiați șeful, clientul sau oricine altcineva credeți că îl va stimula. Nu este lucrul meu preferat de făcut și este posibil să iritați un pic receptorul, dar cu siguranță vă va primi un răspuns.
Opțiunea dvs. finală este să găsiți un alt contact care să vă răspundă la întrebare sau să împingă receptorul inițial să răspundă. Acesta ar putea fi un contact intern cu care ai o relație bună sau cu cineva cu mai multă putere. Precauție: Când ajungeți în această situație, nu doriți niciodată să învinovățiți contactul inițial. În schimb, doar încadrați-l astfel: „Am nevoie să obțin acest lucru în mișcare ASAP - mă puteți ajuta?”
Cine știa că un e-mail sau un mesaj vocal poate fi atât de complicat? Indiferent în ce industrie vă aflați, corespondența cu ceilalți este aproape întotdeauna o necesitate și, din păcate, pokes lent vor exista întotdeauna. Dar cu aceste sfaturi, ar trebui să poți obține răspunsurile de care ai nevoie în timp util (sau, cel puțin, la un moment dat). Acum ieși acolo și primește câteva răspunsuri!
