E-mail: își găsește drumul în fiecare colț al vieții noastre. Email personal. E-mail de lucru. E-mailul școlii. Al doilea e-mail personal (pentru spam). Lumea afacerilor este cel mai important conducător de e-mail, generând peste 108 miliarde de e-mailuri pe zi.
Cu un e-mail care îți domină conversațiile în toate aspectele vieții tale - în special viața ta profesională - vei trimite o mulțime de solicitări în fiecare zi. De la solicitarea cuiva din contabilitate pentru a rula un raport pentru a pleda cu altcineva în proiectare grafică pentru a vă ajuta să formatați o propunere, probabil că trimiteți o mulțime de e-mailuri care vă solicită favoruri.
Însă, atunci când solicitarea dvs. nu este personală, devine prea ușor pentru destinatar să-ți ignore mesajul până când dispare în uitarea inboxului sau, mai rău, îl șterge complet.
Deci, atunci când ai nevoie de o favoare, cum scrii un e-mail care va primi un răspuns? Răspunsul scurt este: cu atenție. Iată câțiva indicatori care vă ajută să creați un mesaj care va atrage atenția cititorului dvs. și răspunsul de care aveți nevoie.
Utilizați linia subiectului în avantajul dvs.
Primele lucruri în primul rând: subiectul este acolo pentru un motiv. Folosiți-l pentru a anunța clar destinatarul de ce ați adăugat un alt e-mail la căsuța de e-mail și veți avea imediat șansele ca acesta să îl deschidă.
O linie vagă de subiect (cum ar fi „Aveți o întrebare”) nu este utilă și poate fi iritantă și nu doriți ca cineva să vă deschidă e-mailul într-o stare de spirit iritată atunci când aveți nevoie de ceva. În schimb, fiți respectuos de timpul destinatarului dvs. și anunțați-l în mod specific de ce ați trimis comunicarea. De exemplu: „Aveți nevoie de revizuirea dvs.: Ajustări la brosura de programe.”
Aveți nevoie de ajutor pentru a scrie o linie de subiect excelentă? Vezi aceste sfaturi.
Salutați-vă cititorul înainte de a face cereri
Primesc frecvent e-mailuri de la studenți care se lansează imediat într-o solicitare, o cerere sau o întrebare, fără a deranja să spun mai întâi, „Bună dimineața” sau chiar pur și simplu, „Bună”. cere, deci nu face asta nici prin e-mail.
Nu trebuie să te lansezi într-un lung timp de plăceri, dar nu doare să arunci ceva personal înainte de a lansa cererea ta: „Bună Randi! Cum a fost 10K în acest weekend? M-am gândit la tine sâmbătă și am trimis vibrații bune în calea ta. ”Sau, „ Bună dimineața, Iacob. Cum a fost weekendul tău? A fost o vreme grozavă pentru grădinărit - sper că ai reușit să profitezi la maxim!
Aceste saluturi sunt scurte și simple, dar demonstrează un nivel plăcut de interes real pentru destinatari. Vă amintiți ce am spus mai devreme despre faptul că nu doriți ca cititorul dvs. să fie iritat la deschiderea e-mailului dvs.? Este greu să te simți enervat de cineva care face un comentariu sau pune o întrebare despre ceva care este important pentru tine. Destinatarul tău este, până la urmă, un om cu sentimente și interese în afara biroului. Uneori, cel mai bun mod de a face legătura cu o persoană și de a o duce cu ea la bord cu ceva este să fii drăguț.
Amintiți-vă ce ați învățat în clasa de engleză
Dacă cererea dvs. este urgentă, poate fi tentant să opriți un e-mail în grabă, cu prescurtări asemănătoare textului, propoziții scrise în grabă și paragrafe ramificate, fără orice punctuație semnificativă. Dacă te găsești în această stare, oprește-te. Respiră adânc. Când solicitați asistență, ultimul lucru pe care doriți să îl faceți este să îngreuneze cineva să înțeleagă cererea dvs. Dacă destinatarul dvs. nu poate da sensul e-mailului dvs., v-ați rănit doar șansele de a primi ajutorul de care aveți nevoie.
De exemplu, un paragraf care nu face legătura fără virgule corespunzătoare va obliga cititorul să citească și să citească noi secțiuni pentru a vă asigura că înțelege sau încercați să comunicați. Acest lucru necesită timp suplimentar și poate fi extrem de frustrant - două lucruri pe care doriți să le evitați. Rezolvarea este simplă: scrieți propoziții complete. Împărțiți paragrafe lungi în paragrafe mai mici. Folosiți în mod corespunzător virgulele.
Și un ultim sfat de punctuație: Dacă aveți tendința de a încheia propozițiile cu un șir de puncte de exclamare, vă rugăm să opriți. Cu excepția cazului în care anunțați că echipa dvs. a câștigat doar o afacere de minim de dolari, sentința dvs. nu necesită un rând de puncte de exclamație.
Nu scrie un roman
Da, atunci când trimiteți o solicitare prin e-mail, trebuie să exercitați o anumită finețe, incluzând un salut, o propoziție completă și punctuația adecvată. Dar este complet posibil să îndepliniți aceste lucruri și să faceți cererea dvs. în doar câteva propoziții, mai degrabă decât în mai multe paragrafe.
Unii experți în carieră sugerează că e-mailurile ar trebui să fie de cinci propoziții sau mai puțin. Există chiar și un instrument care vă poate ajuta să vă limitați e-mailurile la numărul de propoziții ales.
În funcție de complexitatea solicitării dvs., este posibil să nu fiți întotdeauna în măsură să vă conformați cu sugestia de cinci propoziții, dar ar trebui să scrieți primul draft, apoi să luați în considerare dacă puteți tăia orice material pentru a ușura citirea. Apoi, aruncați o privire asupra produsului final și întrebați-vă dacă cererea este clară sau dacă ar fi adresată mai eficient prin telefon sau în persoană.
De exemplu:
Vedea? Lustruit, dar la obiect. În loc să scrie paragrafe despre motivele pentru care Randi ar fi candidatul ideal, autorul a oferit o explicație clară și concisă despre ceea ce își dorește, urmată de o solicitare pentru a discuta în continuare.
Nu trimiteți e-mailul
Știu - ai citit doar o întreagă coloană despre crearea unui „cere” eficient prin e-mail, iar acum îți spun să nu lovești trimiterea. Care-i treaba?
Tastați e-mailul nu a fost o pierdere. Uneori, tastați și editați o solicitare vă pot ajuta să gândiți prin mesajul dvs. astfel încât să aveți clar ce doriți să întrebați, cum veți susține solicitarea dvs. și cum puteți adresa întrebări sau îngrijorări care apar din cerere. Acesta poate fi un exercițiu valoros pentru a vă pregăti pentru o întrebare față în față.
Unele solicitări sunt complet adecvate prin e-mail. Cu toate acestea, dacă aveți o solicitare importantă și acces direct la persoana care vă poate ajuta, întrebați-vă dacă o conversație în persoană ar fi mai benefică decât o cerere electronică. Nu există context, ton de voce, expresie facială sau emoție prin e-mail. Uneori, așezându-te lângă o persoană și lăsând-o să-ți vadă autenticitatea, sentimentele, zâmbetul sau consternarea - știi, lucrurile care te fac uman - îți pot vinde mesajul mult mai bine decât cel mai bine gândit (dar lipsit -de-umanitate) e-mail.
Din palmares, nu sunt anti-tehnologie. Scriu o mulțime de e-mailuri și petrec prea mult timp urmărind iepuri prin Twitter. Dar dacă am nevoie într-adevăr de cumpărare sau de ajutor a unei persoane, cred că pot și ar trebui să depun efortul de a ridica telefonul sau de a merge la biroul său pentru a explica ce vreau și de ce cred că acea persoană mă poate ajuta.
Păstrează-ți cererea concis, la obiect, și lustruită - fie ea electronică sau față în față - și vei avea șanse mult mai bune de a obține asistența de care ai nevoie.
