Dacă ar fi să-i întrebați pe carieriști ce părere au despre inbox-ul lor, cei mai mulți ar spune că este o gaură neagră care sugerează sufletul mesajelor de urmărire, corespondențe enervante ale personalului și buletine informative sau comunicate de presă din wazoo. Și dacă ar trebui să-i întrebați și pe acești oameni dacă s-ar putea vedea vreodată să intre prin intrarea lor în fiecare zi, cei mai mulți ar scăpa de ideea unui astfel de lucru imposibil.
Totuși, săptămâna trecută, am decis să iau o provocare care să facă ca majoritatea profesioniștilor să crească: am făcut un pact pentru a ajunge la inbox zero în fiecare seară înainte de a mă culca.
Deci, am făcut-o? Raspunsul este da. A fost ușor? Gâtul nr.
Deși nu cred că voi reuși vreodată să cobor la inbox zero în fiecare zi din viața mea, am învățat câteva lecții importante pe parcurs, care mă vor ajuta să-mi gestionez mai bine inbox-ul înainte.
Cea mai mare? Niciunul dintre lucrurile care m-au ajutat cel mai mult nu a fost de pământ. Au fost strategiile pe care le aud din nou de la experți în materie de productivitate și de e-mail-uri - a fost doar o problemă de a le implementa și de a le urma.
La această notă, permiteți-mi să vă împărtășesc câteva lucruri pe care trebuie să le faceți efectiv pentru a vă face mai puțin oribilă.
1. Puneți „Răspuns la e-mail” în programul dvs.
Am mai scris despre asta înainte, dar unul dintre lucrurile pe care le-am găsit cel mai eficient atunci când încercau să ajung în inbox zero în fiecare seară nu era să-mi verific inboxul constant. În schimb, aș bloca anumite bucăți de timp în fiecare zi pentru a le dedica e-mailului: pentru mine, 30-60 de minute dimineața, la prânz, iar după-amiaza târziu a rămas mult timp pentru a îndepărta lucrurile.
Pare contrazisiv (eram sceptic cu siguranță), dar concentrându-mă pe acea sarcină și nimic altceva, am reușit să trec prin căsuța de e-mail mult mai repede decât de obicei. Având linie de timp, de asemenea, m-a încurajat să alimentez prin e-mailuri într-un ritm mai rapid, mai degrabă decât pe dally dally la unul nu mi-a plăcut să răspund sau să mă distrag de un mesaj lipsit de importanță, decât să îl șterg.
În plus, a răspunde la e-mailurile mele în anumite părți de timp a făcut să pară mai puțin dintr-o corvoadă care nu se încheie niciodată și mai mult ca doar un alt lucru din lista mea de a face, care a fost mult mai ușor de trecut. Înainte de săptămâna aceasta, nu mi-am dat seama că inbox-ul meu era întotdeauna în spatele minții și mă aflam într-o perpetuă stare de temere care îmi verifica contul de e-mail toată ziua. Deoarece a devenit parte din programul meu ca orice altceva, nu am fost pusă la îndoială când trebuie să trimit următorul meu e-mail; Tocmai mi-am făcut timp pentru asta.
De asemenea, a fost extrem de plăcut să vă „semnați” la finalul unei sesiuni și să nu vă faceți griji cu privire la ce se întâmplă în lumea ciberspațiului.
2. Răspundeți la majoritatea e-mailurilor imediat
Personal, aproximativ 65-70% din e-mailurile din căsuța de e-mail necesită răspunsuri rapide care îmi iau mai puțin de un minut sau două pentru a scrie. De prea multe ori, am un obicei prost de a le lăsa în căsuța de e-mail și a spune: „Eh, acestea sunt ușoare. Voi ajunge mai târziu la ei. ”Dar, după cum mi-am dat seama, de fapt, mi-a fost nevoie de mai mult timp și energie pentru a le citi, pentru a le prelucra suficient pentru a decide că sunt suficient de ușor de pus până mai târziu și apoi să revin mai târziu și să le procesez ei din nou să răspundă.
Forțându-mă de fapt să răspund la corespondențele aceleași timp în timp, în timpul prețiosului meu timp de „răspuns cu e-mail”, am putut să scot mai multe lucruri din căsuța de e-mail și din mintea mea - și să mă apropii de acea inbox zero evazivă.
3. Scrieți alte e-mailuri către timpuri strategice
În sfârșit, am instalat aplicația Boomerang pe Gmail săptămâna trecută, după ce un prieten de-al meu foarte încărcat a insistat să o iau („Este salvator!”, Spunea ea). Și trebuie să recunosc: avea dreptate.
Foarte simplu, Boomerang vă permite să reprogramați atunci când apar e-mailuri în căsuța de e-mail. Deși s-ar putea părea că înșelăm să programăm totul pentru mai târziu („Am ajuns la inbox zero în această seară programând 45 de e-mailuri pentru a apărea mâine dimineață în inboxul meu!”), Ideea este să fii strategic cu modul în care îl folosești.
De exemplu, în calitate de co-fondator al unui site web popular de admitere la colegiu, personalul liceului îmi trimite constant proiecte de eseuri la colegiu pentru a edita, lucru care îmi place să fac. Cu toate acestea, nu este distractiv să am aceia schițe în căsuța de e-mail timp de zile la rând și nu am timp să le editez a doua în care apar. În schimb, am folosit Boomerang pentru a le programa să revină când aveam mai mult timp să le editez (în cazul meu, asta este vineri după-amiaza).
Să pot programa ce a intrat în inbox-ul meu când am făcut o diferență uriașă în productivitatea mea și cât am putut să fac.
Pentru un alt mod de a face acest lucru, geniul inbox Alex Cavoulacos a scris aici despre un sistem de gestionare strategică a e-mailurilor care necesită diferite niveluri de efort folosind etichete și foldere. Vorbind despre care:
4. Folosiți etichete sau foldere
Marcați-mi cuvintele: nu folosiți inbox-ul ca un fel de depozit de gunoi pentru a vă arunca toate e-mailurile; utilizați etichete, file sau foldere (orice le numește furnizorul dvs. de e-mail) pentru a organiza și arhiva corect tot ceea ce primiți.
Am peste 30 de etichete diferite pe contul meu de e-mail și, deși s-ar putea să pară obsesiv sau specific, mă ajută să recuperez rapid mesajele de care am nevoie și să arunc lucrurile odată ce am terminat cu ele, ceea ce face ca inboxul meu să pară mult mai puțin înfricoșător.
De exemplu, acum am câteva corespondențe înapoi și înapoi cu unii dintre angajații mei de la The Prospect . În loc să las doar toate e-mailurile în curs de intrare în căsuța mea de mesaje tot timpul, le-am depus în dosarele respective legate de prospect, astfel încât să apară doar dacă există un mesaj nou. Acest lucru îmi elimină fizic mesaje de lucruri despre care am tratat deja, ceea ce face ca alte lucruri să se simtă mult mai ușor de gestionat.
5. Dezabonați-vă de la liste de e-mail
Acest sfat este destul de auto-explicativ: scapă de tot puf. Vă duceți pur și simplu la pictograma coșului de gunoi din căsuța de e-mail când sosesc anumite buletine informative? Doar dezabonați-vă. Și nici nu trageți scuza „Dar aș putea citi asta mai târziu!”. Regula mea generală este că dacă șterg un buletin informativ de trei ori la rând, mă dezabonez la fața locului.
Eu personal am citit o mulțime de buletine informative pentru diverse concerte, așa că pentru a trece prin slogan, am folosit Boomerang pentru a găsi ore mai convenabile pentru buletine de informații care mi-au plăcut să apar în căsuța de e-mail și m-am dezabonat de la orice altceva.
Lăsându-mă de pe aceste liste de e-mail, mă împiedicam în esență să primesc mai multe zeci de emailuri în fiecare zi. Înainte, am simțit că mi-am petrecut jumătate din timpul de intrare pur și simplu ștergând buletine informative și alte liste de e-mailuri în masă, de care nu mai trebuie să-mi fac griji. Se pare că inbox-ul meu este despre e-mailul personal, care este direcționat special către mine, iar buletinele informative pe care le-am păstrat sunt lucruri pe care de fapt aștept cu nerăbdare să le citesc.
Privind înapoi la experimentul meu, a meritat să încercați să ajungeți la inbox zero în fiecare zi?
Cred că răspunsul scurt este nu, nu ar trebui să vă mișcați cerul și Pământul pentru a vedea acel oh-atât de minunat „Fără mail nou!” În Gmail în fiecare seară înainte de culcare. Cu toate acestea, acest experiment mi-a dovedit că nu am nevoie să am zeci (dacă nu sute) de e-mailuri care stau în căsuța de e-mail în orice moment; au existat modalități de a reduce mesajele și de aceea a reduce nivelul de stres indus de e-mail-ul meu. Sunt acum mai conștient de faptul că răspunsul la e-mailuri nu trebuie să fie o sarcină perpetuă - este doar o altă notă din lista mea de activități zilnice, ceea ce, la rândul meu, mă face să mă simt mai puțin neliniștit.
Schimbându-mi obiceiurile de e-mail, am simplificat întregul proces de primire și trimitere a e-mailurilor asupra mea - și am economisit timp. Cine nu iubește asta?
