Dacă ați lucrat vreodată într-un birou, știți că întâlnirile sunt oaia neagră a sarcinilor de muncă. Ne place să le urâm și ne străduim să le eliminăm pentru totdeauna, și totuși continuăm să le avem - încă o dată, până când ne aflăm că ne întrebăm de ce petrecem atât de mult timp în ele.
Fiecare are secretele sale pentru navigarea peisajului complicat al întâlnirilor (iar unele sunt mai bune decât altele.)
Prin urmare, am rotunjit strategiile pentru reducerea încărcăturii dvs. de întâlnire (și creșterea productivității) de la patru lideri de succes ai companiei. Cine știe, s-ar putea să poți încerca una din aceste tactici în biroul tău!
1. Crearea de intervale de timp „Fără întâlnire”
Acesta este cel mai vechi și cel mai ușor truc din carte, pentru oricine se străduiește să planifice lucrările din cap.
Și a lucrat pentru Andrew Fingerman, CEO la PhotoShelter:
„De ceva mai mult de un an, am refuzat să organizez întâlniri înainte de prânz. Impactul asupra productivității mele a fost uluitor. Ca cineva care are și ADHD, am descoperit că diminețile sunt imperative pentru munca care necesită cel mai înalt nivel de gândire critică. Deci, dacă cineva are nevoie disperată să se întâlnească cu mine dimineața, aproape întotdeauna refuz și întreb în schimb dacă putem alege un timp după-amiaza. Singura condiție pe care o voi face peștera este dacă întâlnirea să se alinieze perfect priorităților mele. ”
La The Muse, am îmbrățișat o strategie similară prin implementarea „Miercuri câștigătoare”, unde, de la 9:00 la 1 PM, miercuri, nimeni din companie nu are voie să programeze întâlniri.
„Cele mai frecvente reclamații au fost că oamenii nu au avut suficient timp de gândire consecvent, deoarece întâlnirile se vor întrerupe atât de des”, spune Toni Thompson, VP-ul nostru de oameni și talente. „Există câteva întâlniri pe care oamenii mi-au spus că nu se pot opri, dar dacă efortul reduce chiar și 70% din întâlnirile neproductive și le înlocuiește pe cele cu multă productivitate, creativitate și sănătate a angajaților, merită.”
2. Să ai întâlniri doar o zi pe săptămână
Mattan Griffel este co-fondator și CEO al unei luni. Pentru a-și rezolva propriile probleme de întâlnire, a decis că, în loc să blocheze anumite perioade, să blocheze în fiecare zi, cu excepția unuia.
Spre deosebire de sistemul propriu al lui Muse, Griffel ține reuniuni doar miercuri: „Nu fac mare lucru din asta. Dacă cineva cere să ia cafea marți, o să întreb dacă miercuri funcționează în schimb. Dacă miercurea respectivă va fi rezervată în totalitate, voi întreba despre miercurea viitoare (uneori trebuie să rezerv două sau trei miercuri afară) ”, spune el într-un articol recent despre Forbes . Surprinzător de simplu, nu?
Rezultatul, a descoperit el, nu este doar blocuri uriașe de timp pentru a se concentra pe alte sarcini, ci că „obligarea oamenilor să aștepte până miercuri va filtra adesea ședințele neimportante. Acesta va elimina persoanele care își doresc o parte din timp, dar nu sunt dispuși să o aștepte sau să lucreze în cadrul programului dvs. Este minunat pentru mine, din moment ce nu vreau să mă întâlnesc cu acei oameni. ”
3. Revizuirea calendarului în mod regulat
„Am reevaluat în mod regulat reuniunile trimestrial pentru a re-lucra programele de întâlnire acolo unde este necesar”, spune Dinah Alobeid, directorul comunicațiilor în seră. Acest lucru înseamnă că la fiecare trimestru, toți cei de la companie își examinează calendarul și decid dacă anumite discuții pot fi mutate pe un alt canal.
Puteți face acest lucru cu ușurință cu propriul program. Pentru a ajuta la reducerea ceea ce fac și nu au loc întâlnirile, Alobeid sugerează reducerea intervalului de timp: „Începeți cu ședințe de 30 de minute și reduceți-le la 20 de minute, când este posibil; Același lucru este valabil pentru 60 de minute, de ce să nu încercați 45? ”Puteți descoperi că puteți realiza la fel de mult într-un timp mai scurt, dacă nu prin intermediul unui e-mail sau al unui document Google.
De asemenea, ea spune: „Petreceți timp luni pentru a afișa ceea ce doriți să realizați săptămâna aceasta și ce reuniuni trebuie să se întâmple pentru a finaliza munca și a înainta anumite proiecte înainte.” Dacă nu se simt în concordanță cu prioritățile dvs., eliminați lor.
4. Ținând o purjare a ședinței
Alex Villa, Chief Operating Officer la Healthify, duce mai departe cele de mai sus, organizând o „purjare a întâlnirilor” la compania sa:
„Acesta este un punct specific în timp la fiecare șase până la nouă luni în care ștergem 100% din ședințele recurente și regulile institutului prin care acestea pot fi adăugate.”
Deci, ce înseamnă exact aducerea unei reuniuni în calendar pentru Villa și echipa sa? „Pentru întâlniri nerecurente și orientate spre client, puteți păstra sau șterge reuniunea la discreția dumneavoastră. Ședințele șterse nu pot fi adăugate înapoi timp de cel puțin două săptămâni. După aceste două săptămâni, puteți adăuga întrunirea înapoi doar dacă majoritatea participanților cer în mod proactiv să fie readusă înapoi (lobby-ul pentru propriile întâlniri este interzis!) ”
Răspunsul la compania sa a fost incredibil de pozitiv, deși a fost o solicitare atât de intimidantă: „Toată lumea iubește și abia așteaptă să șteargă totul. Fără să recunoști problema, începi să ai situația incomodă a nimănui care nu dorește să fie acela care să spună: „Această întâlnire nu este utilă, o putem anula doar?” În cele din urmă, trecem prin cicluri de performanță optimă în care oamenii ating un echilibru bun de a putea colabora în timp ce mai au timp să își facă munca individuală. "
În timp ce toată lumea din echipa ta se îmbarcă cu acest plan ar putea fi dificilă, merită testat pentru întâlniri mai mici. Vorbește cu colegii de serviciu despre înlăturarea oricărei verificări inutile timp de câteva săptămâni și vezi dacă aceasta îți afectează în mod negativ munca.
Rezolvarea supraîncărcării de întâlnire se reduce într-adevăr la prioritizarea volumului de muncă, motiv pentru care strategiile de mai sus sunt atât de eficiente.
