Sună-mă nebun, dar întotdeauna am preferat somnul cafeinei. Dar, cu oraruri neplăcute și termene stricte, să obțineți șase sau mai multe ore de somn pe noapte nu este o sarcină ușoară pentru un consultant - trebuie doar să întrebați pe oricare dintre colegii mei de sodiu și de cafea. Între o slujbă solicitantă și o viață de acasă și mai solicitantă, am petrecut mult timp încercând diverse tipuri de productivitate pentru a stoarce cât pot din fiecare zi.
Instrumentul meu preferat pentru a duce la bun sfârșit lucrurile? Cronometrul de 10 minute de pe telefonul meu.
„Regula mea de 10 minute” este destul de simplă: fiecare sarcină din lista de activități nu trebuie să dureze mai mult de 10 minute. Dacă durează mai mult de 10 minute, atunci ar fi trebuit să-l defalți în sarcini mai mici sau să-l delegi altcuiva. Cheia acestei reguli constă în aplicarea acesteia, ceea ce înseamnă să setați cronometrul pe telefon pentru a opri marcajul de 10 minute. Nivelul de viteză și focalizare pe care acest lucru îl aduce zilelor tale nu este deloc uluitor.
Când îmi provoc prima dată echipele să pună în acțiune regula celor 10 minute, de obicei sunt întâmpinat de scepticism. Întrebări de genul „Este nebun - pot construi cu adevărat acest mare model Excel în trepte de 10 minute?” Și „Îmi spuneți că faceți asta și în viața de acasă, luând dușuri de 10 minute și făcând antrenamente de 10 minute? ”Abundă. (Apropo, răspunsul la ambele întrebări este „da!”)
Vrei să încerci? Iată trei sfaturi pentru a face ca regula de 10 minute să funcționeze pentru tine.
1. Delegat
De departe, cel mai eficient mijloc de a găsi timp suplimentar în ziua ta este să externalizezi lucrurile din lista de lucruri pe care altcineva le poate face cu ușurință în 10 minute sau mai puțin. De exemplu, am un coleg foarte reușit și venerat, care susține că o linie a succesului său este că „spune„ da ”pentru toate, dar îndeplinește de fapt sarcinile pe care numai el le poate face cel mai bine.” Orice altceva, delegă el.
Delegarea nu este atât de ușoară pe cât pare. Poate fi dificil să renunți la o sarcină atunci când te temi că munca unei alte persoane nu va fi la fel de bună ca a ta. Este util să vă amintiți că „gata este mai bine decât perfect” și singura modalitate prin care veți merge înainte în cariera dvs. este dacă lăsați lucrurile pe care le-ați stăpânit și să vă asumați noi provocări. O altă schimbare de gândire care m-a ajutat a fost să realizez că delegarea creează oportunități pentru alții. Acum mă gândesc activ la ce sarcini și proiecte pot crea pentru echipa mea, care îi va ajuta să învețe, să crească și să își avanseze cariera (ceea ce ajută în mod convenabil să-mi clarifice placa). (Iată câteva alte sfaturi de delegare.)
Una dintre provocările pe care le văd cel mai mult în cazul persoanelor care au probleme în a delega - în special a celor cu funcții de intrare - este că uită că pot și trebuie să delege. Dacă vă simțiți incomod, cereți unui supraveghetor sau unui superior să facă ceva, încercați acest lucru: Începeți prin a evidenția ceea ce faceți și poziționați „cere” ca o cerere de ajutor. De exemplu, în loc de „Vreau să chemi conducerea echipei”, ai putea spune „Lucrez la tragerea datelor pentru această analiză - ar fi posibil să mă ajuți apelând la conducerea celeilalte echipe?”
În calitate de manager, pot să vă spun că de multe ori mă găsesc implorând echipele mele să delege ceva și îmi place când îmi creează oportunități de ajutor.
2. Găsiți sarcina ușoară, de 10 minute
S-ar putea să fiți sceptici la început, dar prin simpla schimbare a modului în care vă încadrați sarcinile, veți vedea că aproape toate pot fi defalcate în 10 sarcini. Aveți nevoie să cercetați un subiect nou? Începeți cu 10 minute pe articole de știri de scanare Google, urmate de 10 minute de notare a tot ceea ce știți și de primele câteva întrebări la care trebuie să răspundeți, apoi 10 minute fiecare care apelează pentru a primi sfaturi pentru a vă răspunde la întrebările deschise (puncte bonus dacă ai fost suficient de priceput să observi că apelul telefonic este o formă de delegare!).
Voilà! Tocmai ați stors o sarcină care altfel s-ar putea să fi atras în ore în 30 de minute.
Această abordare funcționează și după ore. Am un coleg care a fost atât de intrigat de regula de 10 minute și de cum a ajutat-o în timpul orelor de muncă, încât a decis să o încerce acasă. Și-a scos cronometrul pentru câteva dimineți pentru a-și face rutina de dinainte de muncă și, cu un duș de 10 minute, mic dejun de 10 minute, etc., a descoperit că a putut să-și reducă timpul de pregătire standard. în loc de somn râvnit în schimb. Nu se gândise niciodată că este posibil să facă duș în 10 minute - până când a încercat și a realizat că este de fapt destul de ușor!
3. Utilizați acel cronometru
Folosirea cronometrului este o parte critică a regulii, așa că nu o uitați. După cum știe toată lumea din lumea afacerilor, „facem ceea ce măsurăm”.
Acest lucru este valabil și pentru regula celor 10 minute - trebuie să utilizați un cronometru sau un ceas pentru a urmări cât timp cheltuiți lucrurile. Smartphone-urile fac acest lucru mai ușor cu aplicațiile de temporizare încorporate, dar orice ceas cu o mână de minut va face acest lucru. Orice ai face, nu ghici - pentru că, dacă cei aproximativ 10 minute devin întotdeauna 20, nu îți maximizezi productivitatea.
Uneori, veți petrece mai puțin de 10 minute într-o sarcină (mai mult timp înapoi - da!), Iar alteori această alarmă va suna și veți fi în continuare la telefon (nu, nu vă sugerez să vă închideți când alarma se stinge). Nu vă simțiți rău în timp ce alergați - doar notați-o pentru data viitoare.
De exemplu, dacă un coleg de serviciu tinde să râșnească, preferează următoarea conversație, spunându-i că ai 10 minute pentru a ploua. Ce se întâmplă dacă aveți nevoie de mai mult timp? Și asta este bine: urmărirea timpului petrecut vă va oferi informații despre modul în care lucrați, astfel încât să vă puteți planifica ziua mai bine data viitoare.
Regula în acțiune de 10 minute
Unul dintre exemplele mele preferate de această regulă în acțiune a apărut în urmă cu câțiva ani, când o echipă la care lucram a primit temutul apel telefonic de la 4 PM de la un client care redirecționează munca pe care o vom prezenta în dimineața următoare. Ugh, atât de mult pentru o seară relaxantă!
Au fost implicate două lucrări mari, așa că am împărțit echipa noastră din patru la jumătate. Fiecare dintre cele două sub-echipe ale noastre au avut aproximativ același număr de diapozitive PowerPoint de reînnoit, cu cantități similare de analiză, așa că ar fi trebuit să ne ia aproximativ aceeași perioadă de timp pentru finalizare.
I-am spus coechipierului meu că vreau să termin până la 6 PM, ca să putem merge la cină, iar el a fost de acord, dar era îndoielnic cu privire la capacitatea noastră de a o face. Așadar, am ridicat paginile, împărțite la cele două ore rămase în zi și am constatat că dacă puteam realiza o rată de 10 minute pe pagină, vom avea suficient timp pentru a o completa - plus un tampon pentru orice s-a dovedit a fi fii deosebit de complicat. Reenergized, am împărțit paginile, am setat cronometrul și am început să bifam. Pentru a face un joc din el, am păstrat un tablou pe tablă cu câte pagini completate fiecare sub sau peste nota de 10 minute.
Până la 6 PM, am terminat - și ne-am simțit foarte bine în acest sens. Cealaltă echipă care nu a folosit regula celor 10 minute? Au terminat în jurul orei 9.
Provocarea este în continuare. Pentru următoarea ta sarcină de azi, scoate-ți cronometrul și încearcă-l singur. Ceasul ticaie!
