Eliminați înregistrările de date duplicat în Excel
Foile de calcul tabelar, cum ar fi Excel, sunt adesea folosite ca baze de date pentru lucruri cum ar fi stocurile de piese, înregistrările de vânzări și listele de corespondență.
Bazele de date din Excel sunt compuse din tabele de date care sunt în mod normal organizate în rânduri de date numite înregistrări.
Într-o înregistrare, datele din fiecare celulă sau câmp din rând sunt legate - cum ar fi numele companiei, adresa și numărul de telefon.
O problemă comună care apare ca o bază de date crește în mărime este aceea a înregistrărilor duplicate sau a rândurilor de date.
Această dublare poate apărea dacă:
- Înregistrările complete sunt introduse în baza de date de mai multe ori, rezultând două sau mai multe înregistrări identice
- Înregistrările multiple au unul sau mai multe câmpuri - cum ar fi numele și adresa - care conțin aceleași date.
În orice caz, înregistrările duplicate pot provoca o întreagă serie de probleme - cum ar fi trimiterea mai multor copii ale documentelor aceleiași persoane atunci când informațiile bazei de date sunt utilizate într-o îmbinare de corespondență - deci este o idee bună să scanați și să eliminați înregistrările duplicate pe o bază bază.
În timp ce este ușor să selectați înregistrări duplicate într-o mostră mică, cum ar fi cea din imaginea de mai sus, tabelele de date ar putea conține cu ușurință sute, dacă nu chiar mii de înregistrări, ceea ce face foarte dificilă selectarea înregistrărilor duplicate -
Pentru a face mai ușoară realizarea acestei sarcini, Excel are un instrument de date construit numit, nu în mod surprinzător, Eliminați duplicatele, care poate fi folosit pentru a găsi și elimina înregistrări identice și parțial potrivite.
Cu toate acestea, modul în care Eliminați duplicatele instrumentul este proiectat, înregistrările identice și parțial potrivite trebuie tratate separat.
Acest lucru se datorează faptului că Eliminați duplicatele caseta de dialog afișează numele câmpurilor pentru tabela de date selectată și alegeți câmpurile pe care să le includeți în căutarea înregistrărilor potrivite:
- Pentru înregistrări identice, căutați toate câmpurile - lăsați marcajele de lângă numele tuturor coloanelor sau câmpurilor;
- Pentru înregistrări parțiale potrivite - lăsați marcajele de selectare lângă acele câmpuri care trebuie să fie potrivite.
Numele câmpului vs. scrisorile coloanei
După cum sa menționat, Eliminați duplicatele instrument constă dintr-o casetă de dialog în care alegeți ce câmpuri de căutare să căutați prin verificarea numelor dorite de câmp sau de coloană.
Informațiile afișate în caseta de dialog - nume de câmp sau litere de coloană - depind de faptul dacă datele conțin un rând de titluri - sau antete - în partea de sus a tabelului de date, așa cum se vede în imaginea de mai sus.
În caz contrar - asigurați-vă că opțiunea din partea dreaptă a casetei de dialog - Datele mele au anteturi - este bifat și Excel va afișa numele în acest rând ca nume de câmp în caseta de dialog.
Dacă datele dvs. nu au un rând antet, caseta de dialog va afișa literele corespunzătoare din coloană din caseta de dialog pentru intervalul selectat de date.
Gama variată de date
Pentru Eliminați duplicatele pentru a funcționa corespunzător, tabela de date trebuie să fie o gamă continuă de date - adică nu trebuie să aibă rânduri goale, coloane și, dacă este posibil, nu există celule goale aflate în interiorul tabelului.
A nu avea blank-uri într-un tabel de date este o bună practică atunci când vine vorba de gestionarea datelor în general și nu doar atunci când căutați date duplicat. Alte instrumente de date ale companiei Excel - cum ar fi sortarea și filtrarea - funcționează cel mai bine atunci când tabela de date reprezintă o gamă continuă de date.
Eliminați exemplul înregistrărilor de date duplicat
În imaginea de mai sus, tabelul de date conține două înregistrări identice pentru A. Thompson și două înregistrări care se potrivesc parțial pentru R. Holt - unde se potrivesc toate câmpurile, cu excepția numărului studenților.
Pașii enumerați mai jos detaliază modul de utilizare a funcției Eliminați duplicatele instrument de date pentru:
- Îndepărtați cea de-a doua dintre cele două înregistrări identice pentru A. Thompson .
- Scoateți cea de-a doua înregistrare parțială pentru R. Holt .
Deschiderea casetei de dialog Remove Duplicates
- Faceți clic pe orice celulă care conține date din baza de date eșantion.
- Apasă pe Date pe panglică.
- Faceți clic pe Eliminați duplicatele pentru a evidenția toate datele din tabelul de date și pentru a deschide Eliminați duplicatele căsuță de dialog.
- Eliminați duplicatele caseta de dialog afișează toate titlurile coloanelor sau numele câmpurilor din eșantionul nostru de date
- Marcurile de selectare de lângă numele câmpurilor indică coloanele pe care Excel le va încerca să le potrivească în căutarea de înregistrări duplicate
- În mod implicit, când fereastra de dialog se deschide, toate denumirile câmpurilor sunt dezactivate
Găsirea înregistrărilor identice
- Din moment ce căutăm înregistrări complet identice în acest exemplu, vom lăsa toate rubricile coloanelor verificate
- Clic O.K
În acest moment ar trebui să se vadă următoarele rezultate:
- Caseta de dialog trebuie să se închidă și să fie înlocuită cu un mesaj care spune: 1 valori duplicate găsite și eliminate; 7 valori unice rămân.
- Rândul care conține duplicatul A. Thompson înregistrarea va fi eliminată din baza de date
- Chiar dacă există două înregistrări parțial potrivite pentru R. Hol t, deoarece nu toate campurile se potrivesc - numărul studentului pentru cele două înregistrări diferă - Excel consideră că este un record unic de date
Găsiți și eliminați înregistrările care se potrivesc parțial cu eliminarea duplicatelor
Verificarea unui câmp la un moment dat
Deoarece Excel elimină numai înregistrările de date care se potrivesc exact cu câmpurile de date selectate, cea mai bună modalitate de a găsi toate înregistrările de date parțial potrivite este de a elimina marcajul de selectare pentru un singur câmp la un moment dat, așa cum se procedează în pașii de mai jos.
Căutările ulterioare pentru înregistrările care se potrivesc în toate câmpurile, cu excepția numelui, vârstei sau programului, vor elimina toate combinațiile posibile pentru înregistrarea parțială.
Găsirea înregistrărilor care se potrivesc parțial
- Faceți clic pe orice celulă care conține date în tabelul de date, dacă este necesar
- Apasă pe Date pe panglică.
- Faceți clic pe Eliminați duplicatele pentru a evidenția toate datele din tabelul de date și pentru a deschide Eliminați duplicatele căsuță de dialog.
- Se selectează toate numele câmpurilor sau titlurile coloanelor pentru tabelul de date.
- Pentru a găsi și elimina înregistrări care nu au o potrivire în fiecare câmp, eliminați marcajul de selectare de pe lângă numele acelor câmpuri pe care trebuie să le ignore Excel.
- Pentru acest exemplu, faceți clic pe caseta de selectare de lângă Carnet de student pentru a elimina marcajul de selectare.
- Excel va căuta și elimina numai înregistrări care au date care se potrivesc în Numele de familie , Iniţială , și Program câmpuri.
- Clic O.K
- Caseta de dialog trebuie să se închidă și să fie înlocuită cu un mesaj care spune: 1 valori duplicate găsite și eliminate; 6 valori unice rămân.
- Rândul care conține a doua înregistrare pentru R. Holt cu ID-ul studentului ST348-252 vor fi eliminate din baza de date.
- Clic O.K pentru a închide caseta de mesaje
În acest moment, tabelul de date exemplu nu trebuie să conțină toate datele duplicate.
