În unele zile, nu este nimic mai enervant decât o comunicare greșită prin e-mail. Vă petreceți timpul adunând un mesaj atent și unul dintre următoarele lucruri se întâmplă:
- Cealaltă persoană dă înapoi o replică rapidă, care te face să te întrebi dacă chiar o citesc pe a ta.
- Scriu ceva criptic și deci nu ai idee despre ce cred ei.
- Nu răspund deloc.
În acest moment, sunteți gata să jurați e-mailul cu totul - și singurul lucru care vă oprește este să știți că este total nerealist.
Iată, așadar, o mai bună utilizare a timpului dvs.: consultați ce ați scris și vedeți dacă puteți provoca acest lanț de evenimente.
Nu spun asta pentru a vă face să vă simțiți rău (și ar putea fi într-adevăr că veți primi o replică inutilă fără nicio vină a dvs.).
Cu toate acestea, merită să examinați ce trimiteți; pentru că, dacă puteți identifica o modalitate de consolidare a mesajelor dvs., veți avea dintr-o dată o rată mult mai mare de a recupera ceea ce aveți nevoie. Și este la fel de simplu ca să te prefaci că ești destinatarul și să pui următoarele două întrebări:
1. De ce primesc asta?
Fapt: persoana obișnuită își petrece 1/3 din ziua de lucru verificând e-mailul. Așadar, nu fiecare mesaj va atrage atenția pe deplin. (Gândiți-vă la asta: aveți tendința să nu faceți decât să derivați acele e-mailuri de grup adresate tuturor?)
Este foarte bine să trimiteți o actualizare generală sau un FYI fără a fi nevoie de răspuns. Cu toate acestea, deoarece aceste tipuri de mesaje există, atunci când trimiteți și trimiteți un e-mail către o anumită persoană dintr-un anumit motiv, doriți să faceți acest lucru clar și rapid.
Orice modalitate ușoară de a face acest lucru este să puneți o întrebare clară și să o ridicați în sus. Luați în considerare următoarele două exemple:
Opțiunea 1
Opțiunea 2
Cel mai bun,
După cum vă puteți da seama, cea de-a doua versiune diferă doar de linia de deschidere, dar face clar imediat că aceasta este mai mult decât o actualizare generală, fără urmărire. Prin rezervarea notei cu obiectivul dvs. (în loc să încheiați doar cu ea), vă ușurați colegul de muncă să vadă că doriți să auziți de ele înainte de a merge mai departe.
2. Ce ar trebui să fac în continuare?
Creșterea „Aș dori gândurile voastre cu privire la a doua schimbare pe care am făcut-o …” atinge și un al doilea obiectiv. De asemenea, spune cititorului exact ce cauți: feedback despre un anumit punct.
Nu pot sublinia acest lucru, deoarece evidențierea următorului pas este esențială pentru a obține răspunsul pe care îl căutați (și vă scutește de acel moment incomod când, în loc de ceea ce aveți nevoie, primiți tone de idei pe ceva la care ai decis deja).
În fiecare e-mail pe care îl trimiteți trebuie să existe o linie ca aceasta.
- Ți-ar plăcea gândurile / despre ce crezi?
- Am nevoie pentru a merge mai departe.
- Vă trimit acest lucru pentru referința dvs.: Nu este necesară nicio acțiune.
- Am vrut să împărtășesc, doar pentru a avea o actualizare.
- Ați putea să vă trimiteți înapoi?
E-mailurile scrise bine vă pot ajuta să fiți mai productiv, salvându-vă de la întâlniri și apeluri telefonice pe care le-ați putut realiza în câteva paragrafe scurte. Pentru a le face și mai eficiente, nu uitați să țineți cont de ce va gândi cealaltă persoană când le va primi și răspunde la întrebările lor cheie.
Inspirat să găsești și mai multe modalități de a-ți îmbunătăți e-mailurile? Iată trei articole de verificat acum:
- 10 modalități de a scrie e-mailuri mai bune
- Ghidul unui editor pentru scrierea de e-mailuri ridicol de bune
- Trucul surprinzător pentru scrierea e-mailurilor care primesc răspunsuri
