Uneori trebuie să ținem evidența informațiilor și un loc bun pentru aceasta este într-un fișier de bază de date Excel. Indiferent dacă este vorba despre o listă personală de numere de telefon, o listă de contacte pentru membrii unei organizații sau o echipă sau o colecție de monede, cărți sau cărți, un fișier de bază de date Excel permite introducerea, stocarea și găsirea unor informații specifice.
Microsoft Excel are instrumente integrate care vă ajută să păstrați evidența datelor și să găsiți informații specifice atunci când doriți. De asemenea, cu sutele de coloane și mii de rânduri, o foaie de calcul Excel poate conține o cantitate enormă de date.
Introducerea datelor
Formatul de bază pentru stocarea datelor într-o bază de date Excel este un tabel.
Odată ce a fost creat un tabel, instrumentele de date Excel pot fi utilizate pentru a căuta, sorta și filtra înregistrări în baza de date pentru a găsi informații specifice.
Pentru a urmări împreună cu acest tutorial, introduceți datele așa cum este prezentat în imaginea de mai sus.
Introduceți rapid ID-urile studenților:
- Introduceți primele două ID-uri - ST348-245 și ST348-246 în celule A5 și A6, respectiv.
- Evidențiați cele două numere de identificare pentru a le selecta.
- Faceți clic pe umpleți mânerul și trageți-l în celulă A13.
- Restul ID-ului studentului trebuie introduse corect în celulele A6 - A13.
Introducerea corectă a datelor
La introducerea datelor, este important să vă asigurați că sunt introduse corect. În afară de rândul 2 între titlul foii de calcul și titlurile coloanelor, nu lăsați alte rânduri goale la introducerea datelor. De asemenea, asigurați-vă că nu lăsați niciun fel de celule goale.
Erori de date, cauzate de introducerea incorectă a datelor, reprezintă sursa multor probleme legate de gestionarea datelor. Dacă datele sunt corect introduse la început, este mai probabil ca programul să vă dea rezultatele dorite.
Rândurile sunt înregistrări
Fiecare rând individual de date, într-o bază de date, este cunoscut ca o înregistrare. La introducerea înregistrărilor, țineți cont de aceste linii directoare:
- Nu lăsați rânduri goale în tabelul creat. Aceasta include NU lăsând un rând gol între rubricile coloanelor și primul rând de date.
- O înregistrare poate conține date despre un singur element specific.
- O înregistrare trebuie să conțină, de asemenea, TOATE datele din baza de date despre acel element. Nu pot exista informații despre un element în mai mult de un rând.
Coloanele sunt câmpuri
În timp ce rândurile dintr-o bază de date Excel sunt denumite înregistrări, coloanele sunt cunoscute sub denumirea de câmpuri. Fiecare coloană are nevoie de o rubrică pentru a identifica datele pe care le conține. Aceste titluri se numesc nume de câmpuri.
- Numele câmpurilor sunt folosite pentru a se asigura că datele pentru fiecare înregistrare sunt introduse în aceeași ordine.
- Asigurați-vă că toate datele dintr-o coloană sunt introduse utilizând același format. Dacă începeți să introduceți numere ca cifre (cum ar fi 10 sau 20), păstrați-le în sus. Nu schimbați o parte și introduceți numere ca cuvinte (cum ar fi zece sau douăzeci). Fii consistent.
- Nu lăsați coloanele goale în tabel.
Crearea mesei
Odată ce datele au fost introduse, pot fi transformate în a masa. Pentru a face acest lucru:
- Evidențiați celulele A3 până la E13 în foaia de lucru.
- Faceți clic pe Acasă tab.
- Faceți clic pe Formați ca tabel pe panglică pentru a deschide meniul derulant.
- Alegeți albastrul Media stilului mesei 9 opțiune pentru a deschide Formați ca tabel căsuță de dialog.
- În timp ce caseta de dialog este deschisă, celulele A3 până la E13 din foaia de lucru trebuie să fie înconjurate de furnicile marșului.
- Dacă furnicile marșului înconjoară intervalul corect de celule, faceți clic pe O.K în Formați ca tabel căsuță de dialog.
- Dacă furnicile marching nu înconjoară intervalul corect de celule, evidențiați intervalul corect din foaia de lucru, apoi faceți clic pe O.K în Formați ca tabel căsuță de dialog.
- Tabelul ar trebui să aibă săgețile cu drop-down adăugate lângă fiecare nume de câmp, iar rândurile tabelului ar trebui să fie formate în lumină alternativă și albastru închis.
Utilizarea instrumentelor bazei de date
Odată ce ați creat baza de date, puteți utiliza instrumentele aflate sub săgețile derulante de lângă numele fiecărui câmp pentru a sorta sau filtra datele.
Sortarea datelor
- Dați clic pe săgeata drop-down de lângă Câmpul Nume final Nume.
- Apasă pe Sortați opțiunea A la Z pentru a sorta baza de date în ordine alfabetică.
- Odată sortați, Graham J. ar trebui să fie prima înregistrare în tabel și Wilson R ar trebui să fie ultimul.
Filtrarea datelor
- Dați clic pe săgeata drop-down de lângă Câmpul programului Nume.
- Dați clic pe caseta de selectare de lângă Selectează tot opțiunea de a șterge toate casetele de selectare.
- Dați clic pe caseta de selectare de lângă Afaceri opțiunea de a adăuga un marcator la casetă.
- Clic O.K.
- Numai doi studenți - G. Thompson și F. Smith ar trebui să fie vizibile, deoarece sunt singurii doi înscriși în programul de afaceri.
- Pentru a afișa toate înregistrările, dați clic pe săgeata derulantă din dreptul opțiunii Program numele domeniului.
- Faceți clic pe Ștergeți filtrul din "Program" opțiune.
Extinderea bazei de date
Pentru a adăuga înregistrări suplimentare în baza de date:
- Plasați indicatorul mouse-ului peste punctul mic din colțul din dreapta jos al mesei.
- Indicatorul mouse-ului se va schimba într-o săgeată cu două capete.
- Când se întâmplă asta, apasă si menține butonul drept al mouse - ului și trageți indicatorul pentru a adăuga un rând gol în partea de jos a bazei de date.
- Adăugați următoarele date la acest nou rând:celulă - DateA14 - ST348-255B14 - ChristopherC14 - A.D14 - 22E14 - Știință
Finalizarea formatării bazei de date
- A sublinia celule A1 la E1 în foaia de lucru.
- Faceți clic pe Acasă tab.
- Faceți clic pe Merge și Centrul opțiunea de panglică pentru a centra titlul.
- Faceți clic pe Umpleți culoarea (arată ca o vopsea) pe panglică pentru a deschide lista verticală de culoare de umplere.
- Alege Albastru, Accent 1 din listă pentru a schimba culoarea fundalului în celulele A1 - E1 până la albastru închis.
- Faceți clic pe Culoare font pictograma pe Formatarea bara de instrumente (este o literă mare "A") pentru a deschide lista verticală a culorilor de fonturi.
- Alege alb din listă pentru a schimba culoarea textului în celule A1 - E1 în alb.
- A sublinia celulele A2 - E2 în foaia de lucru.
- Faceți clic pe Umpleți culoarea pe panglică pentru a deschide lista verticală a culorilor de umplere.
- Alege Albastru, Accent 1, Brichetă 80 din listă pentru a schimba culoarea fundalului în celulele A2 - E2 până la albastru.
- A sublinia celule A4 - E14 în foaia de lucru.
- Faceți clic pe meniul derulant al panglicii pentru a centra aliniați textul în celulele A14 până la E14.
- În acest moment, dacă ați urmat corect pașii din acest tutorial, foaia dvs. de calcul trebuie să semene cu foaia de calcul prezentată în Pasul 1 al acestui tutorial.
Funcțiile bazei de date
Sintaxă: Dfun (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)
Unde D funcţie este una dintre următoarele:
- DAVERAGE
- DCOUNT
- DCOUNTA
- DGET
- DMAX
- DMIN
- DPRODUCT
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
Tip: Bază de date
Funcțiile bazei de date sunt deosebit de utile atunci când se utilizează Foi de calcul Google pentru a menține date structurate, cum ar fi o bază de date. Fiecare funcție de bază de date, Dfunction , calculează funcția corespunzătoare pe un subset dintr-o gamă de celule considerată ca o tabelă de baze de date. Funcțiile bazei de date iau trei argumente:
- Database_arr este o gamă, matrice sau matrice încorporată generată de o expresie de array care este structurată astfel încât fiecare rând după rândul 1 este o înregistrare de bază de date și fiecare coloană este un câmp bază de date. Rândul 1 conține etichetele pentru fiecare câmp.
- Field_str | Num indică ce coloană (câmp) conține valorile care urmează a fi mediate. Acest lucru poate fi exprimat fie ca nume de câmp (șir de text), fie ca numărul coloanei, unde coloana cea mai din stânga ar fi reprezentată ca 1.
- Criteria_arr este o gamă, matrice sau matrice încorporată generată de o expresie de matrice care este structurată astfel încât primul rând să conțină numele câmpului la care se va aplica criteriul (criteriile), iar rândurile ulterioare conțin testul condițional (e).
Primul rând din criterii specifică numele câmpurilor. Fiecare alt rând din criterii reprezintă un filtru, care reprezintă un set de restricții privind câmpurile corespunzătoare. Restricțiile sunt descrise utilizând notația Interogare după exemplu și pot include o valoare pentru potrivire sau un operator de comparație, urmată de o valoare de comparație. Exemple de restricții sunt: "Chocolate", "42", "> = 42", "<> 42". O celulă goală nu înseamnă nici o restricție în câmpul corespunzător.
Un filtru se potrivește cu un rând de baze de date dacă toate restricțiile filtru (restricțiile din rândul filtrului) sunt îndeplinite. Un rând de baze de date (înregistrare) satisface criteriile dacă și numai dacă cel puțin un filtru se potrivește cu acesta. Un nume de câmp poate să apară de mai multe ori în intervalul Criteriu pentru a permite restricții multiple care se aplică simultan (de exemplu, temperatura> = 65 și temperatura <= 82).
DGET este singura funcție de bază de date care nu agregă valori. DGET returnează valoarea câmpului specificat în al doilea argument (similar unui VLOOKUP) numai atunci când exact o înregistrare se potrivește criteriilor; în caz contrar, returnează o eroare care indică nicio potrivire sau mai multe potriviri
