Introducere în macrocomenzile Microsoft Word

O macrocomandă este o serie de comenzi înregistrate, astfel încât acestea să poată fi redate sau executate mai târziu. Crearea și rularea macrocomenzilor nu este prea dificilă, iar eficiența care rezultă este în valoare de timpul petrecut pentru a învăța să le folosiți. Acest tutorial acoperă macro-urile în Word 2003. Dacă aveți o versiune ulterioară, puteți să înregistrați macro-uri în Word 2007 și să creați macro-uri în Word 2010.

Crearea de macrocomenzi

Există câteva moduri diferite de a crea macrocomenzi Word: Primul și cel mai simplu mod este de a utiliza înregistrarea macro.

A doua modalitate este de a utiliza VBA sau Visual Basic for Applications. Mai mult, macrocomenzile Word pot fi editate utilizând editorul VBE sau Visual Basic.

Există peste 950 de comenzi în Word, cele mai multe fiind în meniuri și bare de instrumente și au taskuri rapide atribuite acestora. Unele dintre aceste comenzi, cu toate acestea, nu sunt atribuite în mod prestabilit meniurilor sau barelor de instrumente. Înainte de a vă crea propriul macro Word, trebuie să verificați dacă acesta există deja și poate fi atribuit unei bare de instrumente. Pentru a vedea comenzile disponibile în Word, urmați acești pași:

1. PeUneltemeniu, faceți clic peMacro.
2. Clicmacrocomenzidin submeniu; puteți utiliza, de asemeneaAlt + F8pentru a accesa macrocomenzile căsuță de dialog.
3. În meniul derulant de lângă Macrouri în selectațiComenzi Word.
4. Va apărea o listă alfabetică a numelor comenzilor. Dacă evidențiați un nume, o descriere a comenzii va apărea în partea de jos a căsuței de sub Descriere eticheta.

Dacă comanda pe care doriți să o creați există deja, nu trebuie să o duplicați cu propriul macro Word.

Dacă nu există, continuați cu crearea macrocomenzii Word.

Planificarea macrocomenzilor eficiente pentru Word

Cel mai important pas în crearea macrocomenzilor eficiente pentru Word este o planificare atentă. În timp ce ar putea părea un pic evident, ar trebui să aveți o idee clară asupra a ceea ce doriți ca macrocomanda Word să efectueze, cum va ușura munca viitoare și circumstanțele în care intenționați să o utilizați.

În caz contrar, este posibil să pierdeți timpul pentru a crea o macrocomandă ineficientă pe care nu o veți utiliza.

Odată ce aveți în minte aceste lucruri, este timpul să planificați pașii reali. Acest lucru este important deoarece înregistratorul își va aminti tot ce faceți și îl veți include în macro. De exemplu, dacă tastați ceva și apoi ștergeți-l, de fiecare dată când executați această macrocomandă, Word va face aceeași intrare și apoi va șterge, făcând o macrocomandă nefolositoare și ineficientă.

Când vă planificați macrocomenzile, iată câteva lucruri de luat în considerare:

• Planificați comenzile și ordinea în care doriți ca macrocomanda să le efectueze.
• Cunoașteți tastele de comandă rapidă pentru comenzile pe care intenționați să le utilizați. Acest lucru este deosebit de important pentru navigație; nu veți putea folosi mouse-ul pentru a naviga în zona de documente atunci când rulați recorderul. Mai mult, veți crea o macrocomandă mai redusă dacă utilizați mai degrabă o cheie de acces rapid decât tastele săgeată.
• Planificați mesajele pe care Word le-ar putea afișa și care vor opri macroul.
• Utilizați cât mai puțini pași pentru a păstra macro-ul eficient.
• Faceți cel puțin un test înainte de a începe înregistrarea.

După ce ați planificat macroul dvs. Word și ați făcut o scurgere, sunteți gata să îl înregistrați. Dacă ați planificat cu suficientă atenție macro-ul dvs., înregistrarea acestuia pentru o utilizare ulterioară va fi cea mai ușoară parte a procesului.

Este atât de ușor, de fapt, că singura diferență dintre crearea unei macro-uri și lucrul la document este că trebuie să apăsați câteva butoane suplimentare și să faceți câteva selecții în casetele de dialog.

Configurarea înregistrării macro

Mai întâi, faceți clic peUnelte din meniu, apoi faceți clic peÎnregistrați macro … pentru a deschide caseta de dialog Record macro.

În caseta de sub "Nume macro", introduceți un nume unic. Numele pot conține până la 80 de litere sau numere (fără simboluri sau spații) și trebuie să înceapă cu o literă. Este recomandabil să introduceți o descriere a acțiunilor pe care macrocomanda le efectuează în caseta Descriere. Numele pe care-l alocați macro-ului trebuie să fie suficient de unic pentru a vă aminti ce se întâmplă fără a fi nevoie să vă referiți la descriere.

După ce ați denumit macrocomanda și ați introdus o descriere, selectați dacă doriți ca macrocomanda să fie disponibilă în toate documentele sau numai în documentul curent. Implicit, Word face ca macro-ul să fie disponibil pentru toate documentele dvs. și probabil veți găsi că acest lucru are cel mai mult sens. Dacă alegeți să limitați disponibilitatea comenzii, totuși, evidențiați pur și simplu numele documentului în Stocați macroul în drop-down box.După ce ați introdus informațiile pentru macro, faceți clic peO.K. Bara de instrumente pentru înregistrare macro va apărea în colțul din stânga sus al ecranului.

Înregistrați-vă macrocomanda

Indicatorul mouse-ului va avea acum o mică pictogramă care arată ca o casetă de casete lângă ea, indicând faptul că Word înregistrează acțiunile dvs. Acum puteți urma pașii pe care i-ați stabilit în etapa de planificare; după ce ați terminat, apăsați peStop (este pătratul albastru din stânga). Odată ce apăsați butonulStop , macrocomanda Word este gata de utilizare.

Dacă, din orice motiv, trebuie să întrerupeți înregistrarea, faceți clic peÎntrerupeți înregistrarea / reluați înregistrarea (este cel din dreapta). Pentru a relua înregistrarea, faceți clic din nou pe ea.

Testați-vă macroul

Pentru a rula macroul, utilizațiAlt + F8 tasta de comandă rapidă pentru a afișa caseta de dialog Macro. Evidențiați macrocomanda din listă, apoi faceți clic peAlerga. Dacă nu vedeți macrocomanda, asigurați-vă că locația corectă se află în Macrouri în cutie.

Scopul creării de macrocomenzi în Word este de a vă accelera munca prin punerea la îndemână a sarcinilor repetitive și a secvențelor complexe de comenzi. Ceea ce poate dura literalmente orele de a face manual durează doar câteva secunde prin apăsarea unui buton.

Desigur, dacă ați creat o mulțime de macrocomenzi, căutați prinmacrocomenzi caseta de dialog va mânca mult din timpul pe care îl salvați. Dacă atribuiți macrocomenzile o cheie de acces rapid, cu toate acestea, puteți ocoli caseta de dialog și puteți accesa macrocomanda direct de la tastatură în același mod în care puteți utiliza tastele de comandă rapidă pentru a accesa alte comenzi din Word.

Crearea scurtăturilor de tastatură pentru macrocomenzi

1. De laUnelte meniu, selectațiPersonalizează.
2. În caseta de dialog Particularizare, faceți clic peTastatură.
3. Caseta de dialog Particularizare tastatură se va deschide.
4. În caseta de defilare Categorii, selectațiMacrocomenzile.
5. În caseta de derulare Macro, găsiți numele macro-ului la care doriți să atribuiți cheia de comandă rapidă.
6. Dacă macroul are în prezent o tastă atribuită acestuia, apăsarea tastei va apărea în caseta de sub Cheile curente eticheta.
7. Dacă nu a fost alocată nici o tastă de scurtătură pentru macrocomandă sau dacă doriți să creați oa doua cheie de comandă rapidă pentru macrocomanda dvs., faceți clic în caseta de sub etichetă Apăsați tasta de comandă rapidă.
8. Introduceți tasta pe care doriți să o utilizați pentru a accesa macrocomanda. Dacă tasta de comandă rapidă este deja atribuită unei comenzi, va apărea un mesaj care spune În prezent alocat urmată de numele comenzii. Aveți posibilitatea să realocați tasta continuând sau puteți selecta o nouă apăsare de tastă.
9. În Salvați modificările în meniul derulant selectațiNormal pentru a aplica modificarea tuturor documentelor create în Word. Pentru a utiliza tasta de comandă rapidă numai în documentul curent, selectați numele documentului din listă.
10. ClicAtribui.
11. ClicÎnchide.
12. ClicÎnchide în caseta de dialog Particularizare.