Ca majoritatea dintre voi, nu-mi amintesc o viață profesională (cu atât mai puțin una personală) în care nu am corespuns prin e-mail. În cea mai mare parte, este un mod eficient și simplu de comunicare și, atunci când este utilizat corect, economisește timp, răspunde la întrebări și creează conexiuni. Este suficient să spun, nu cred că aș putea trăi fără ea.
Din păcate, cu ușurința de e-mail și rapiditatea cu care mulți dintre noi sunt obișnuiți să trimită, să înainteze sau să răspundă, vine câteva bumps rutiere, dacă veți dori. Am o mică toleranță față de erorile nepăsătoare, cum ar fi cuvintele greșite (majoritatea programelor vă avertizează asupra acestor tipuri de dactilografii cu o linie roșie zgomotoasă) și spun că veți adresa CC cuiva și apoi uitați să-l efectuați pe CC sau el. Este un teritoriu amator. (Deși, mama este iertată pentru că mi-a trimis ocazional mesaje în toate capacele.)
Cu toate acestea, serios, deoarece forumul este adesea modul în care ai de comunicat cu un client, un șef sau o persoană de rețea, este imperativ să-l înțelegi. Și nu doar pentru stickerele de acolo, ci pentru tine însuți - ți-ar plăcea ca destinatarul să rateze punctul mesajului, deoarece este concentrat pe o eroare (evitabilă). Astăzi, un tipar îți pierde un pic de respect cu un coleg, mâine ar putea foarte bine să-ți pierzi o oportunitate de angajare cu o persoană pe care o întâlnești la o conferință.
Înainte, trei greșeli incredibil de de bază pe care le poți face fără să îți dai seama cât de neprofesionale te fac să te uiți la cititor.
1. Uitați să atașați
Antrenorul de carieră, Rajiv Nathan, este profund recunoscător pentru prompturile din Outlook și Gmail care vă anunță că sunteți pe punctul de a trimite un mesaj fără atașament atunci când afirmați în mod explicit că atașați ceva. De ce? Pentru că, înainte de a exista, el a comis în mod regulat greșita eroare de a nu se atașa - nu o dată, nu de două ori, ci de trei ori!
Nathan recunoaște că la începutul carierei sale, el avea un obicei îngrozitor de a se grăbi prin muncă. Rezultatul acestuia l-a determinat să trimită frecvent e-mailuri spunând: „Vă rugăm să consultați fișierul atașat”, fără a-l atașa efectiv. Nathan își amintește că a trimis urmărirea necesară: „Îmi pare rău pentru asta! Iată-te! ”Din păcate, nu s-a terminat întotdeauna acolo. „În cele din urmă, la a treia monitorizare (și la al patrulea număr de e-mailuri), am atașat afurisitul”, își amintește Nathan.
„Cu siguranță nu este un aspect bun”, recunoaște Nathan. De fapt, a fost o problemă atât de regulată, încât în timpul unuia dintre recenziile sale de performanță, a fost semnalat pentru a avea nevoie de îmbunătățiri în acea zonă. Din acel moment, Nathan a tapetat o fâșie de hârtie în partea de sus a ecranului care scria: „Ați atașat fișierul?”
Fii mai diligent în ceea ce privește menționarea „atașatului”, astfel încât indicațiile utile („Ați spus atașat? Trimiteți oricum?”) Să apară înainte de a vă trimite e-mailul. Toată lumea are voie să alunece aici sau acolo, dar obișnuiește-te cu acest comportament neglijent și vei începe să obții o reputație de a nu putea îndeplini această sarcină de bază.
2. Continuați și continuați
Unul dintre cei mai apropiați prieteni este un avocat care face facturi la oră. Ca atare, ea este obișnuită să scrie cu cruzime și să nu trântească. Aș putea lua o lecție de la ea.
Jenny Foss, antrenor de carieră Muse, subliniază importanța de a spune ceea ce trebuie să spui și nu mai mult. Ea explică: „Incapacitatea de a spune ceea ce trebuie să spui - succint și cu timpul de luat în considerare al destinatarului - poate enerva cu ușurință pe cineva care ar fi fost dispus să te audă sau chiar bucuros să te audă.”
Acest lucru este valabil mai ales dacă „trimiteți un e-mail în căutarea unui favor sau a unei date de intrare sau de asistență - sau chiar doar pentru a atinge baza sau a pune o întrebare.” În ciuda cât de utile pot fi mesajele de fotografiere înainte și înapoi, este obținut pentru a fi un adevărat drag pentru unii oameni, iar Foss vă avertizează să „țineți cont de faptul că persoana aflată la capătul primitor poate găsi e-mail (în general), care stă la baza existenței ei. Această persoană ar putea fi până la miezul nopții cele mai multe nopți doar încercând să se excaveze dintr-un baraj de e-mailuri. ”De aceea, ea spune că trebuie să-ți prezinți ideile în mod îngrijit sau să riști să arate„ neprofesional sau neîncrezător ”. Și, pe linia de Greșeala lui Nathan, care a dus la trimiterea mai multor note consecutive, fără numere de atașament, „Nu, pentru numele cerului, nu trimiteți trei e-mailuri înapoi. Îmbunătățiți-vă gândurile și trimiteți unul ”, încheie Foss.
Poate să te exersezi doar de ceea ce ai nevoie într-o manieră simplă, dar merită efortul pe termen lung. Citiți ce scrieți înainte de a trimite și tăia ceva inutil, cum ar fi orice cuvinte, linii sau chiar paragrafe întregi care se repetă sau regurgitează doar ceea ce ați spus deja. Poate fi tentant să explici excesiv, dar mai des, încercările tale vor părea doar repetitive. Învățarea de a scrie cu scop și un sentiment de direcție vă va servi bine în multe corespondențe profesionale de e-mail. Cititorul tău îți va mulțumi pentru scurtitate și va fi mult mai probabil să răspundă în natură - în loc să-ți lase mesajul tău prea lung să nu fie citit într-o cutie primită competitivă.
3. Scrieți numele persoanei greșit
Doar nu. Nu există absolut nicio scuză pentru a scrie cuiva și a scrie greșit numele său. Cu toții avem peeves-ul nostru pentru animale de companie, iar acesta este al meu, dar sunt sigur că nu sunt singur. Iată chestia, numele meu - și ortografia corectă a acesteia - se află în semnătura mea și pe adresa mea de e-mail, care este în regulă acolo, deschis, pentru ca expeditorul să o poată vedea. Sunt atât de sensibil în legătură cu această problemă, încât verific în mod regulat ortografiile numelor care au, de obicei, mai mult de o opțiune (Kristin, Stephen, Mark, Carrie și așa, multe altele) înainte de a apasa send.
Durează două secunde în plus? Sigur. Dar, evident, în marea schemă a lucrurilor, nu este deloc timp. Mai bine aș înțelege bine prima dată decât să-mi cer scuze pentru eroarea mea nepăsătoare. Dacă ești atât de ocupat încât nici măcar nu poți primi numele persoanei căreia i se adresează corect, atunci ce altceva ești obligat să faci în grabă? Asta se va întreba cititorul tău. Această greșeală mică și inegalabil de simplă vorbește despre alte capacități. Așadar, verificați-vă de două ori munca și adresați-vă corect persoanei.
Probabil că trimiteți și primiți o mulțime de e-mailuri într-o anumită zi. Evitați să faceți mici erori nepăsătoare care să trimită mesajul, mai presus de toate, că nu sunteți la fel de profesionist cum sunteți cu adevărat. Nu sacrifici calitatea în numele vitezei și, pentru numele lui Pete (sau este Peter?), Nu pierdeți punctele de respect din cauza unei greșeli de e-mail evitate.
