Evenimentele de strângere de fonduri sunt modalități excelente de a strânge bani și conștientizare pentru organizația dvs. Dar dacă lucrați la un mic profil non-profit, poate fi greu să găsiți personalul (și timpul!) Pentru a planifica efectiv astfel de evenimente.
Acolo intervine un comitet gazdă.
Mai simplu spus, un comitet gazdă este un grup de voluntari care își asumă responsabilitatea pentru planificarea unui eveniment. Domeniul efectiv al responsabilităților se poate schimba de la organizație la organizație (sau chiar eveniment la eveniment), dar, în general, vă puteți aștepta să invite invitați, să promoveze evenimentul și să cumpere un bilet pentru a participa.
La fel ca în cazul tuturor voluntarilor, totuși, un comitet gazdă are nevoie, de obicei, de o anumită direcție pentru a vă îndeplini cel mai bine obiectivele organizaționale. Iată câteva sfaturi pentru administrarea unui comitet gazdă pentru a face ca următorul tău caz să fie o lovitură.
1. Alegeți Înțelepciune
Membrii comitetului gazdă bun ar trebui să aibă două atribute cheie: ar trebui să aibă un cerc mare și influent de contacte și nu ar trebui să fie speriați să ajungă la ei.
Pentru a face acest lucru cel mai eficient, cu toate acestea, acei membri ai comisiei ar trebui să aibă deja o experiență cu organizația dvs. și să fie familiarizați cu munca pe care o faceți. Acest lucru le va permite să vorbească cu potențialii donatori cu mai multă autoritate și să vorbească din propria lor experiență, care este întotdeauna mai eficientă. Având în vedere acest lucru, consultați listele de donatori și membrii voluntarilor pentru a vedea cine poate fi o formă potrivită.
Dacă aveți nevoie de ajutor dincolo de asta - de exemplu, cu planificarea logisticii evenimentului - alegeți membrii comisiei care au un registru de prezentare și de a lucra eficient la alte evenimente pe care organizația dvs. le-a găzduit.
Deoarece sunt singurul strângător de fonduri dedicat personalului din organizația mea actuală, nu atrag decât membrii comitetului gazdă din lista mea de donatori și perspective. Făcând asta, sunt în măsură să planific evenimentul și să cultiv donatori în același timp.
Cu toate acestea, când am fost la o organizație mai mare, care a făcut mai multă presă asupra evenimentelor noastre, am încercat să obținem nume de celebrități în comitetul nostru gazdă. De obicei, nu au putut să ajute (și uneori nici măcar nu au participat!), Dar au atras atenția societății și a scriitorilor de divertisment, care vor acoperi apoi evenimentul.
2. Fii clar cu privire la îndatoriri
Provocarea cu multe locuri de muncă voluntare este că există puține așteptări concrete sau modalități de a răspunde oamenilor.
În timp ce cu siguranță trebuie să vă amintiți că voluntarii își îndeplinesc îndatoririle din bunătatea propriilor inimi, cei mai mulți voluntari știu că preferă instrucțiuni și orientări clare despre ceea ce va fi cel mai util pentru desfășurarea evenimentului. Îmi place să redactez o „fișă a postului” pentru fiecare eveniment pe care îl fac, prezentând responsabilitățile membrilor comitetului gazdă - așa că ei știu la ce să se aștepte, îi pot ține pe parcurs și rămânem cu toții pe aceeași pagină.
În ceea ce privește aceste responsabilități, comitetele gazdă pot face totul, de la ridicarea alimentelor și a consumabilelor până la proiectarea invitațiilor până la donații mari. Pur și simplu descoperiți ce aveți nevoie și cereți-l în descrierea voluntarului.
Cea mai bună descriere pe care am văzut-o până în prezent este din Equality Hawaii, care nu numai că își îndeplinește atribuțiile comitetului gazdă, dar include și un formular de donație, ceea ce facilitează voluntarii să contribuie la cadoul necesar pentru aderarea la comitetul gazdă. Acest tip de acord nu este potrivit pentru fiecare organizație, dar este o inspirație deosebită pentru un non-profit în creștere.
3. Spune mulțumesc
Primii oameni pe care îi chemați, trimiteți e-mail sau scrieți în ziua următoare evenimentului dvs. ar trebui să fie comitetul dvs. gazdă. De fapt, de îndată ce îmi confirm comitetul de gazdă, mă adresez cărți de mulțumire, așa că am un lucru mai puțin de făcut dimineața după soire.
De asemenea, veți dori să vă prezentați perspectiva despre cum a decurs evenimentul - dacă puteți face ceva mai bine data viitoare, dacă vreunul dintre oaspeții lor a fost interesat să se implice mai mult în organizație și dacă s-au bucurat în general. Aceste informații valoroase vă pot asigura că evenimentele dvs. vor fi mai eficiente pe viitor și că organizația dvs. poate profita de noi oportunități.
Cel mai important, doriți să vă asigurați voluntarii că atunci când își asumă un angajament atât de mare și financiar față de tine, îl apreciezi sincer.
Voluntarii fericiți - în special voluntarii fericiți bine conectați și potențialmente înstăriți - sunt poate cea mai bună resursă pe care o puteți avea ca organizație nonprofit. Dacă le tratați cu înțelepciune și bine, nu veți avea doar ajutorul de care aveți nevoie pentru a planifica și executa un eveniment extraordinar, dar veți putea, de asemenea, să vă ridicați strângerea de fonduri la nivelul următor.
