31 Sfaturi pentru ca e-mailul să aspire mai puțin - muza

Email: Îl iubim, îl urâm, ne place să îl urâm. Dar, întrucât nu va merge nicăieri în curând, suntem aici pentru a vă ajuta să profitați la maxim.

De la sfaturi pentru alimentarea prin curierul inundator până la strategii care să vă ajute să obțineți mai puțin din prima în moduri inteligente pentru a vă asigura că e-mailurile pe care le trimiteți vor avea un impact mare, avem tot ce aveți nevoie pentru a transforma inbox-ul într-un centru de comunicare

Dacă doriți: mențineți curățarea primită

1. Cel mai simplu mod de a opri primirea atât de multe e-mailuri este, în primul rând, să vă dezabonați la acele zeci de buletine informative pe care le-ați citit - dar niciodată nu faceți niciodată. Unroll.me este cea mai simplă modalitate absolută de a identifica acei fraieri din căsuța de e-mail și de a vă dezabona în masă.

2. Dacă primiți o mulțime de mailuri nedorite de la persoane fizice, puteți încerca și BoxBe. BoxBe folosește ceea ce numește o „Listă de oaspeți” personalizată pentru a vă asigura că primiți e-mail de la persoanele care contează pentru dvs., în timp ce ecranizează mesaje de la oricine altcineva într-o „Listă de așteptare” separată. Oricine nu este pe Lista dvs. de oaspeți va primi un cereți să verificați mesajul lor înainte de a fi livrat în curierul de intrare.

3. Încercați să utilizați un respondent automat de e-mail - și nu numai când sunteți în afara biroului. Răspunsul dvs. auto nu trebuie să fie lung sau detaliat, dar un mesaj rapid „Bună, am primit e-mailul dvs. și vă voi reveni când voi putea!” Mesajul poate împiedica ca castorii nerăbdători să nu mai trimită mesaje de email înainte ai avut ocazia să răspunzi. Iată cum să o configurați.

4. Rezistați la nevoia de a răspunde la fiecare e-mail corect. După cum explică Alexandra Franzen, „o mulțime de e-mailuri„ urgente ”tind să se rezolve singuri fără ajutorul tău. Alegând să nu răspundă instantaneu, pregătiți oamenii să fie mai încrezători în sine - creând în același timp așteptări sănătoase și realiste despre cât de repede veți putea răspunde. "

5. Împiedicați e-mailurile de urmărire prin încheierea mesajelor cu instrucțiuni clare în loc de întrebări. În loc să spui: „Ar trebui să ne reconectăm săptămâna viitoare?” Încercați, „Vă voi da un apel marți dimineață pentru a vă reconecta.” Dacă asta nu funcționează, destinatarul dvs. vă va anunța - dar în caz contrar, ați împiedicat un inapoi si inapoi inutil.

Dacă doriți: Reduceți timpul pe care îl petreceți prin e-mail

1. Doriți să vă mențineți e-mailurile atât scurte cât și productive? Angajați-vă să faceți din fiecare mesaj o lungime de cinci propoziții - sau mai puțin. Există chiar și un site care a fost creat pentru a ajuta: five.sentenc.es! După cum explică, „Tratați toate răspunsurile prin e-mail precum mesaje text SMS, folosind un număr setat de scrisori pe răspuns. Din moment ce este prea greu să numărați litere, în schimb numărăm propoziții. ”Aveți nevoie de sfaturi despre păstrarea lucrurilor sumare, dar totuși politicoase? Elliott Bell are câteva sfaturi grozave.

2. Dacă vă descoperiți din nou aceleași mesaje de mai multe ori, salvați șabloane în folderul de schițe (iată 27 pentru a începe) sau profitați de laboratorul „Răspunsuri conserve” de la Gmail, care vă permite să salvați orice număr de răspunsuri și să le introduceți cu ușurință în e-mailurile tale. (Vedeți cum să o configurați, cu amabilitatea lui Gadgetwise.)

3. Trimiteți o mulțime de e-mailuri de pe telefon? Încercați text automat, un instrument care vă permite să introduceți o prescurtare personalizată, care apoi se extinde într-o problemă completă de text. De exemplu, tastarea „rl8” se poate extinde la „alerg târziu”, lucru util atunci când alergi la o întâlnire. (Iată cum să o configurați.)

4. Cu excepția cazului în care locul de muncă vă solicită să răspundeți imediat la e-mailuri, setați doar de câteva ori în fiecare zi că vă veți verifica curierul de intrare. Acest timp poate fi diferit în fiecare zi, trebuie doar să fie intenționat (de exemplu, astăzi mă voi lăsa de la 9-10 dimineața să trec prin primirea mea, apoi o să mă uit din nou la 4-5).

5. Adăugați două etichete (sau filtre în Gmail) în căsuța de e-mail: „răspuns rapid” și „necesită timp focalizat”. Când știți că aveți un bloc solid de timp neîntrerupt, începeți să deschideți folderul de timp focalizat și să decideți care sunt cele mai multe nevoie de abordare. Și data viitoare ai la dispoziție câteva minute de așteptare în așteptarea autobuzului sau în linie pentru cafea, deschideți folderul „răspuns rapid” în loc să verificați Instagram.

6. Configurează-ți e-mailul astfel încât, după ce ai tratat un e-mail și l-ai depus sau l-ai șters, ești dus direct la următorul din poșta primită, în loc să te întorci la lista de e-mailuri. (Pentru Gmail, puteți face acest lucru prin opțiunea Auto-Advance în Laboratorul Gmail.) Acest lucru reduce orice timp pe care l-ați petrece pentru a decide ce mesaj să acordați atenție următorului!

7. Trebuie să treci printr-o grămadă de e-mailuri într-o perioadă scurtă de timp? Încercați jocul de e-mail, care vă oferă cinci minute pentru a parcurge cât mai multe e-mailuri și vă recompensează cu puncte. De asemenea, se concentrează pe abordarea a 10-20 de e-mailuri simultan, făcând ca bătălia dvs. de mesaje primite să se simtă mai mare.

Dacă doriți: Organizați-vă Inbox

1. Nu păstrați toate e-mailurile dvs. în căsuța de e-mail - ștergeți-le, fișcați-le sau arhivați-le odată ce au fost tratate. Un studiu din 2011 realizat de Institutul de Neuroștiință al Princeton a stabilit că „atunci când mediul tău este aglomerat, haosul îți restricționează capacitatea de concentrare.” Acest lucru este valabil și pentru mediul tău virtual; cu cât puteți vedea mai multe e-mailuri - chiar și cele care nu mai contează - cu cât creierul dvs. va petrece în mod inconștient gândindu-se la ele.

2. Pentru persoanele care nu adoră listele de făcut, o soluție ușoară (sau așa cred ei) este să folosească inbox-ul ca unul. Dar pentru sarcini adevărate, cum ar fi „Creați propunere pentru un client nou” sau „Chirie birou de plată”, este timpul să găsiți un sistem de liste de rezolvat care să funcționeze pentru dvs. Utilizarea intrării tale ca listă de activități îți pune timpul în mâinile celorlalți - cu fiecare e-mail nou apare un lucru nou, indiferent dacă îți place sau nu. Dar a trebui să adăugați în mod conștient o sarcină pe lista de activități este o șansă de a determina dacă ar trebui să efectuați asta chiar acum, în loc de alte lucrări.

3. Puteți utiliza Gmail pentru ca anumite e-mailuri să vă sară inbox-ul automat. De exemplu, dacă plătiți automat factura prin cablu, o puteți arhiva automat și adăugați eticheta „Financiar”. Nu trebuie să o vedeți niciodată, dar dacă aveți nevoie, știți unde să o găsiți. Vorbind de a găsi lucruri …

4. Înainte de a trimite orice e-mail, citiți-l pentru căutare. Ce ați căuta pentru a găsi acest e-mail ulterior? Sunt acele cuvinte din e-mail? Poate doriți să schimbați „Note de la întâlnirea cu Jack” în „Note de la întâlnirea din august cu Jack Smith de la Amazon”.

5. Există de fapt tone de comenzi de căutare care fac mult mai ușor să găsești un e-mail vechi. Iată un primer despre cum puteți găsi orice e-mail în funcție de subiect, subiect, expeditor și multe altele.

Dacă doriți: faceți-vă modul de intrare mai rece

1. Ați dorit vreodată să puneți note adezive peste tot inbox? Notele corespunzătoare numite pentru Gmail vă permit să aplicați note și etichete la orice mesaj de e-mail - note de pin pe un fir de e-mail, în partea de sus a afișării e-mailuri trimise sau într-adevăr oriunde altundeva din căsuța de e-mail.

2. Complementul Gmail Reportive este un vis al rețelerului: pluginul afișează informațiile despre rețelele de socializare ale contactelor dvs. chiar în interiorul căsuței de ieșire, astfel încât să vă puteți conecta cu ele pe LinkedIn, Facebook și Twitter fără să părăsiți chiar Gmail. Puteți vedea, de asemenea, o listă scurtă de e-mailuri recente de la ele și înregistrați note private pentru a le atașa la adresele lor din contul dvs.

3. Ca și Gmail pe steroizi, Gmelius este o extensie de browser pentru Chrome, Firefox și Opera, care îți îmbunătățește în mare măsură experiența Gmail cu totul, de la o interfață curatată (nu mai sunt reclame!) Până la posibilitatea de a bloca urmărirea de e-mail pentru a-ți proteja confidențialitatea. O altă caracteristică preferată este butonul automat de dezabonare care înlocuiește butonul „Spam” al lui Gmail ori de câte ori Gmelius detectează o listă de e-mailuri.

4. Știi acele e-mailuri la care știi că nu vei ajunge până mai târziu, dar îți este teamă că vei uita? Pluginul Boomerang, disponibil în prezent pentru Gmail și Outlook, este perfect pentru a face față acestora. Puteți programa un e-mail pentru a dispărea și reveni mai târziu - atunci când sunteți gata să faceți față cu acest lucru - lăsând inbox-ul mai clar până atunci. Boomerang vă permite, de asemenea, să programați un e-mail pentru a fi trimis ulterior și să configurați e-mailuri recurente.

5. Consultați Laboratorul Gmail - care vă permite să încercați funcțiile suplimentare de Gmail, cum ar fi „Anulați trimiterea” și vizualizarea calendarului dvs. chiar în căsuța de e-mail. Accesați setările Gmail, apoi faceți clic pe „Laboratoare” pentru a începe.

6. Te găsești semnând sau trimitând o mulțime de documente și contracte? Hellosign for Gmail vă permite să semnați documente și să completați formularele fără a vă părăsi curierul de intrare - un adevărat salvator pentru cei dintre noi care urăsc scanerele, imprimantele și aparatele de fax.

Dacă doriți: Citiți e-mailurile

1. Faceți primele 50 de caractere ale fiecărui mesaj cât mai concis și acționabil posibil, spune Fast Company . Un deschizător încântător face mult mai probabil ca destinatarii dvs. să continue să citească.

2. Blocurile lungi de text par a fi descurajante de citit, așa că gândește-te cum să faci textul tău mai lizibil. Utilizați gloanțe, liste, îndrăznețe și paragrafe scurte, ușor de degresat. Aveți probleme să îl reduceți? Ar putea fi un semn că încercați să acoperiți prea mult.

3. Dacă întâmpinați mai multe puncte sau puneți mai multe întrebări în e-mailul dvs., asigurați-vă că acele articole ies în evidență de restul narațiunii, punându-le cu caractere aldine, evidențizându-le sau aranjându-le într-o listă de puncte. Contrastul atrage în mod firesc ochiul destinatarului asupra cărții mesajului (bucata pe care nu-ți poți permite să o rateze!).

4. Puneți orice întrebări pe care le puneți cât se poate de specific. „Ce părere aveți despre propunere?” Nu este o întrebare bună. „Putem merge mai departe cu propunerea vânzătorului de 20.000 de dolari până vineri?” Este mai bine.

5. Sperați să vă prindeți șeful sau cineva important într-o zi mai puțin aglomerată, dar nu știți programul său? Evitați e-mailurile marți și joi. Acestea sunt zilele cu cel mai mare volum pentru casele de e-mail ale oamenilor și nu doriți ca mesajul dvs. important să se piardă într-o mare de buletine informative, oferte și alte corespondențe.

6. Creează-ți linia de subiect - ceva care oferă destinatarului o idee clară despre ce va fi în cadrul e-mailului. (Bonus: Acest lucru vă va ajuta, de asemenea, să căutați mesajul cu ușurință în căsuța de e-mail în cazul în care destinatarul dvs. va apela pentru a discuta, mai degrabă decât pentru a scrie înapoi prin e-mail.

7. Cercetătorii de la Carnegie Mellon au descoperit că cele mai eficiente e-mail-uri au linii de subiect care apelează la unul dintre cele două lucruri: curiozitatea (excelent dacă ești în marketing) sau utilitatea (probabil cea mai bună pentru restul dintre noi). videoclip de un minut pentru a afla mai multe.

8. Vrei să te asiguri că mesajele tale vor fi citite? Extensia Chrome MailTrack vă permite să vedeți dacă și când oamenii au citit e-mailurile dvs. Și dacă observi că stă acolo necitit? Consultați aceste sfaturi pentru a urmări calea corectă.