Întrebare rapidă: Ești entuziasmat când o invitație invită să apară în calendar? Voi ghici că răspunsul este nu. Și totuși, uneori, chiar și zilnic, întâlnirile sunt o parte a culturii în multe companii.
Cred că, de cele mai multe ori, întâlnirile cu personalul sunt o pierdere de timp. Sigur, am înțeles că ocazional sunt necesare întâlniri cu toate mâinile. Dar de cele mai multe ori, există alte modalități mai eficiente de a-i ține pe toți în compania sau departamentul tău la viteză cu privire la ceea ce se întâmplă la birou.
Iată patru lucruri de luat în calcul data viitoare când te gândești să planifici o întâlnire.
1. Întreruperile sunt ucigași ai productivității (și potențialului profitului)
Când am făcut ceva matematică și mi-am dat seama că o întâlnire de o oră cu 17 persoane (dimensiunea personalului de la ShortStack, inclusiv personalul nostru de la distanță care ni se alătură prin Hangouts Google+) este într-adevăr o întâlnire de 17 ore, am făcut imediat o moțiune pentru reducem întâlnirea cu personalul la fiecare săptămână în urmă.
Dacă doriți o motivație pentru a reduce perioada de timp pe care tu și personalul dvs. o petreceți în ședințe, consultați MeetingCalc. Când conectați salariul mediu al echipei dvs., plus numărul de participanți la întâlnire și apoi vedeți costul timpului petrecut, șansele sunt foarte bune ca și voi să faceți unele modificări. Luați în considerare faptul că o întâlnire de o oră cu 17 angajați care realizează în medie 40.000 USD pe an costă 232, 88 USD. Dacă vă întâlniți zilnic sau chiar de câteva ori pe săptămână, prețul crește rapid.
2. Mesageria instant este un mod eficient de a scoate cele mai multe știri - mai repede
La ShortStack, folosim o aplicație de mesagerie numită Slack. Fiecare are propriul său cont, care poate fi utilizat pentru comunicarea privată între membrii personalului, iar apoi există canale care includ toți membrii anumitor departamente.
De exemplu, avem un canal „general” în care apar știri care afectează toată lumea; un canal de „dezvoltare” în care membrii echipei dev, care include un personal îndepărtat, împărtășesc actualizări despre modificările tehnice și un canal de „asistență” pentru a discuta despre problemele legate de serviciile clienților.
Și deseori, folosim Slack în loc de întâlniri. De exemplu, recent am reproiectat blogul nostru și a fost un proiect destul de mare. Unele companii pot crede că este necesar să țineți o întâlnire pentru a face un anunț ca acesta. Cu toate acestea, acesta a fost un moment perfect pentru a folosi camera noastră de chat „generală”. Am arătat notă că noul blog a funcționat și le-am sugerat tuturor să-l verifice. Dacă aceasta ar fi fost o schimbare mai mare, să zicem, o schimbare de platformă care necesita o demonstrație, am fi avut o întâlnire rapidă cu personalul. Însă, întrucât întreaga echipă putea să verifice timpul propriu, am optat să rămânem cu camera de chat.
(Oh, și avem și un canal „aleatoriu”, în care împărtășim lucruri care nu au nicio legătură cu munca: videoclipuri stupide-trucuri umane, știri importante despre starea căsătoriei lui Jay Z și Beyoncé și memorii pentru pisici, desigur .)
3. Există alte modalități de întâlnire
Câțiva membri ai echipei de dezvoltare ShortStack fac o plimbare împreună în fiecare după-amiază, în jurul orei 15:00. Da, din punct de vedere tehnic se află într-o întâlnire, în care se discută progresul diferitelor proiecte la care lucrează, dar se simte diferit de o întâlnire obișnuită la birou. Știu că exercițiile fizice îmi curg sângele și mă fac să mă gândesc mai bine, așa că sunt în sprijinul deplin al acestor discuții de plimbare și discutii după-amiază.
În plus, nu este neobișnuit ca echipa de dezvoltare să lucreze la proiecte care nu implică restul biroului. Plimbările lor după-amiază sunt momentul perfect pentru ei să discute despre acele proiecte și să aibă propriul lor tip de „ședință de personal” fără a folosi tot timpul celorlalți angajați la ceva care poate nu îi afectează sau îi implică.
Am citit și cercetările care arată că întâlnirile de mers crește gândirea creativă, lucru din care toată lumea ar putea folosi un pic mai mult. Și am citit că mersul în grup îi face pe oameni să se simtă mai cooperanți, întrucât toți se mișcă în aceeași direcție, literal, spre deosebire de a sta în jurul unei mese. (Mai multe despre avantajele întâlnirilor pe jos, aici.)
4. Fiecare întâlnire ar trebui să fie planificată cu productivitate în minte
Există un timp și un loc pentru întâlniri mai mari de personal. Dar când va veni acest moment, ar trebui să vă asigurați că beneficiați la maxim de timp, având o agendă și poate chiar obiective clare. La ShortStack, asistentul nostru de la birou trimite un e-mail cu câteva zile înainte de întâlnirile noastre din fiecare săptămână în care solicită articole de pe ordinea de zi. Apoi avem o persoană din fiecare departament care oferă o actualizare rapidă - trei minute sau cam la fel - actualizare despre ceea ce se întâmplă în conținut / PR, vânzări, asistență pentru clienți, dezvoltare și alte departamente. Acest lucru este atunci când dau, de asemenea, actualizarea „starea afacerii” și fac solicitări largi ale mele. În majoritatea săptămânilor, ședința noastră de personal durează aproximativ 40 de minute, maxim.
Aceste întâlniri aveau loc în fiecare săptămână și durează mai mult, deoarece fiecare persoană și-a dat propria actualizare. Deoarece am redus frecvența și lungimea, am observat, de asemenea, că avem mai multe întâlniri improvizate între grupurile mai mici. Pare să facă personalul să se simtă mai împuternicit să se ocupe de lucrurile importante și în timp util, iar apoi împărtășesc actualizări la întâlnirea mai mare.
Sunt curios să știu ce gândești cu toții despre întâlniri? Da sau nu? Productiv sau o pierdere de timp? Dacă nu ești fan, ce faci în schimb?
