Oricât de mult timp petrecem încercând să ne optimizăm mesaje primite - de la mesaje de verificare prin loturi până la adăugare de clopote și fluiere - e-mailul preia viața noastră. Privind statisticile mele din luna trecută, am primit și procesat peste 10.000 de e-mailuri (eek!), Așa că găsirea modului corect de a gestiona toată această corespondență online a fost esențială pentru sănătatea mea de zi cu zi.
Se pare însă că „modul corect” de a gestiona e-mailul depinde foarte mult de propriul stil personal. Am rotunjit câteva dintre cele mai populare și de succes strategii, astfel încât să puteți decide care este cea mai potrivită pentru dvs.:
1. LIFO: Last In First Out
Această tehnică este bazată pe a lăsa lucrurile vechi să se descurce singure. Este cel mai obișnuit mod în care oamenii se ocupă cu căsuța de e-mail, citind prin e-mail de sus în jos (aka, începând cu cele mai recente e-mailuri primite).
Acest lucru este foarte convenabil și intuitiv, dar există două riscuri principale ale acestei strategii. Primul risc este că veți ajunge probabil cu o reacție inconsecventă. În zilele în care aveți mult timp pentru a cheltui pe e-mail, veți răspunde la contacte fulger. În zilele în care sunteți ocupat și la întâlniri, veți avea mesaje îngrămădite și îngropați sub e-mailuri mai noi.
Al doilea risc este să pierdeți oportunitățile bune pentru că nu ați urmat la timp. Dacă alegeți să utilizați această strategie, dar doriți să diminuați aceste riscuri, v-aș recomanda să blocați o oră sau două o dată pe săptămână în timpul cărora să treceți la abordarea cronologică inversă (descrisă în mod convenabil mai jos). În acest fel, veți șterge orice lucru vechi care ar putea fi important.
2. Cronologic invers
Opusul LIFO, o abordare cronologică inversă înseamnă mai întâi a face cu cele mai vechi e-mailuri. Dacă utilizați Gmail, puteți schimba sortarea căsuței de e-mail, făcând doar clic pe contorul de e-mail din colțul din dreapta sus.
Cu această strategie, vă veți confrunta adesea cu e-mailuri mai grele pe care le-ați lansat, ceea ce este excelent pentru orice amendați cronici. Cu toate acestea, există o dezavantaj a acestei strategii. Dacă lucrați undeva unde primiți în mod constant e-mailuri urgente la care chiar trebuie să vă răspundeți imediat, ar putea fi riscant să adoptați o abordare cronologică inversă. Cu acestea, cu siguranță, puteți combina această strategie cu LIFO în timpul zilei de muncă efective, dacă acesta este cazul.
3. Yesterbox
Folosită faimos de CEO-ul Zappos, Tony Hsieh, tehnica Yesterbox se concentrează pe tratarea astăzi a tuturor mesajelor pe care le-ați primit ieri. Hsieh explică:
Lista „de-a face” în fiecare zi este pur și simplu căsuța de e-mail de ieri (de aici, „Yesterbox”). Mare lucru despre asta este când te trezești dimineața, știi exact câte e-mailuri trebuie să parcurgi, există un sentiment de progres în timp ce procesezi fiecare e-mail de ieri și îl elimini din căsuța de e-mail și, de fapt, este un punct. când ați rămas zero e-mailuri pentru a fi procesate începând de ieri. Există de fapt un sentiment de finalizare când ați terminat, ceea ce este uimitor. ”
Aceasta este o strategie excelentă pentru oricine simte că se îneacă în mod constant în e-mail. În timp ce vă recomand să citiți întregul său cum să faceți, cea mai bună parte este cu siguranță cantitatea de control pe care o veți redobândi în curierul de intrare Spre deosebire de alte metode, obiectivul tău rămâne același cu ziua în care treci și vei descoperi de-a lungul timpului că vei obține o mai bună gestionare a timpului în care e-mailul te va duce să parcurgi. Ai primit 25 de e-mailuri ieri? OK, asta ar putea să te ducă puțin peste o oră. Ai o zi mare cu 70 de e-mailuri? Puteți planifica înainte și bloca timp suplimentar pentru a gestiona volumul.
4. Inbox Zero
Un termen creat de Merlin Mann, Inbox Zero este o strategie de e-mail prin care obiectivul este să îți păstrezi întotdeauna căsuța goală 100%. Există câteva avantaje majore în acest sens: totul este tratat întotdeauna și nu pierdeți timp pentru a citi un e-mail pentru a treia oară înainte de a lua măsuri. Această strategie este bună pentru producătorii de liste de tip A (ca mine!) Care le place să dețină un control complet asupra cutiilor de e-mail. Dar din experiența mea, este ușor să-ți lași inbox-ul să-ți dicteze viața dacă iei asta prea departe. Sfat Pro: Cuplă Inbox Zero cu Boomerang pentru Gmail, o aplicație care îți permite să arhivezi mesaje din căsuța de e-mail până la data și ora alegerii tale, astfel încât să poți decide între a răspunde efectiv și a întârzia pentru mai târziu, după caz.
Dacă o încercați pentru prima dată, vă recomand să verificați provocarea Lily Herman de o săptămână de a rămâne la Inbox Zero înainte de a începe.
După ce am încercat fiecare metodă, pot spune cu certitudine că alegerea unei strategii înseamnă să corespundă preferințelor personale cu orice obiceiuri pe care doriți să le încurajați (sau să le descurajați). Este posibil să constatați că amestecarea și potrivirea funcționează cel mai bine pentru dvs. Am mers mult timp la Inbox Zero și am decis că stresul de a-i face pe cei din urmă nu a meritat. Dar îmi păstrează mesaje de primire sub 20 de e-mailuri în momentul în care mă culc în fiecare seară - suficient de scurt încât să le pot vedea pe toate pe ecranul meu pentru a verifica rapid că nimic nu a căzut prin fisuri. Atâta timp cât nu ești un sclav al căsuței de e-mail și oricine trebuie să audă de la tine primește un răspuns în timp util, cine trebuie să judece?
