E-mail. Nu pot trăi cu asta. Nu-ți pot duce treaba fără ea. Am dreptate?
Anul trecut am trimis peste 2, 5 miliarde de e-mailuri. Și iată veștile proaste. În ciuda unei cantități bune de dezordine, se așteaptă ca acest număr să crească. Volumul este o problemă, la fel și timpul pe care îl petreci. De fapt, rapoartele spun că îl verificați de aproximativ 36 de ori pe oră. De 36 de ori. Într-o singură oră.
Odată ce începi să te apuci de ce ai în căsuța de e-mail, este nevoie de aproximativ 16 minute pentru a-ți concentra atenția asupra celorlalte lucrări. Oh, și dacă ai nevoie de un document care este îngropat în e-mailul tău undeva, îți trebuie aproximativ două minute să îl găsești. Faceți matematica: Acest lucru se adaugă rapid la o ciumă a productivității.
Ai nevoie de ea pentru a-ți face treaba. Nu poți doar să-l șovăiești ca pe un obicei prost. De fapt, este fără îndoială ceva pe care te bazezi foarte mult pentru a obține informații, aprobare sau răspunsuri de la colegi, astfel încât să poți obține un lucru completat.
Dar dacă nu sunteți clar ce doriți de la alții atunci când trimiteți e-mail sau dacă nu puneți întrebări bune, vă amintiți asta de 36 de ori pe oră? Da, uitați-vă că această estimare crește substanțial. Mă îndoiesc că sună atrăgătoare. Iată patru sfaturi pe care le puteți utiliza pentru a reduce la minimum și a accelera schimburile și a comunica mai bine ca oricând.
1. Clarificați-vă întrebarea
Ați aruncat vreodată o idee unui coleg și ați încheiat cu: „Gânduri?” Dacă obiectivul dvs. este să obțineți informații de la cineva la un termen presant, direcția proiectului sau o recomandare privind opțiunile, trebuie să îi oferiți ceva mai mult specifice pentru a lucra cu. La urma urmei, el nu vrea să petreacă mai mult timp încercând să decodeze mesajul dvs. decât doriți să petreceți citind răspunsul său.
Dacă tocmai ați trimis un plan care are nevoie de acțiune, de exemplu, în loc să se încheie cu programul deschis și vag, „Gânduri?” Puneți o întrebare specifică, cum ar fi: „Ce va fi nevoie pentru a implementa realist acest plan până săptămâna viitoare. ? Anunță-mă dacă pot face ceva pentru a merge mai repede. ”Colegul tău va putea răspunde rapid și direct și vei primi un răspuns mult mai înalt.
2. Tăiați în goana
Sarah, membrul proiectului de tip A cu care lucrezi frecvent, își dorește totul săptămâni înainte. E din nou la ea. Obțineți un e-mail pentru o livrare cu un termen ridicol de scurt. Ești frustrat și tentat să răspunzi cu „Îmi poți oferi mai mult timp pentru acel proiect?”, Cu speranța de a renegocia termenul. Dacă o faceți, va fi nevoie de încă o jumătate de duzină de răspunsuri pentru a rezolva cronologia singură.
În schimb, spuneți-le colegului dvs. ce aveți capacitatea de a face și lăsați-l la asta. „Hei Sarah, acum am alte trei proiecte prioritare în coada mea. Voi încheia asta până la sfârșitul zilei joi. Dacă voi reuși să o fac mai repede, vă voi anunța. Mulțumesc pentru răbdare. ”Boom. Terminat.
3. Opriți soluționarea întrebărilor
Unele mesaje generează e-mailuri inutile, deoarece invitați în mod involuntar răspunsuri. Pentru a evita acest lucru, încetați să închideți cu: „Are sens pentru dvs.?” Mai degrabă, spuneți „Anunțați-mă dacă aveți întrebări.” Dacă receptorul are o întrebare, vă va anunța; în caz contrar, va ști că nu este necesar un răspuns.
De asemenea, ați putea închide cu ceva de genul: „Lasă-mă să știu dacă nu suntem aliniați la asta” sau „Anunță-mă dacă vrei să vorbim mai departe despre asta.” Acest limbaj concis indică clar că conversația este închisă dacă nu există problema la sfârșitul receptorului.
4. Nu neglijați titlul
Subiectul mesajului dvs. este eficiența aurului. Utilizați proprietatea imobiliară pentru a oferi cititorului dvs. capul cu privire la câtă atenție trebuie să acorde și când. Îndreptați acele e-mailuri în exces la trecere.
Folosiți titlul pentru a indica urgența, livrarea și calendarul. De exemplu, un titlu ar putea citi ceva de genul: „Acțiunea necesară până vineri la prânz | Proiectul Acme va avea loc săptămâna viitoare. ”
Acum cititorul tău știe că acest lucru va necesita o anumită atenție. Ea este conștientă că există un termen limită pentru a răspunde și pentru a lucra pe care trebuie să se concentreze pentru finalizare săptămâna viitoare. Acea afirmație unică și concretă împiedică o mulțime de întoarceri.
Având în vedere cât de mult timp și e-mail de atenție necesită, atât ca expeditor, cât și ca receptor, puteți vedea cum câteva tehnici simple vă vor ajuta să trimiteți mesaje care generează mai puține răspunsuri în schimb și să îmbunătățiți comunicarea generală între dvs. și colaboratori sau clienți. . Nu ar fi misto? Atunci când vă faceți comunicarea super eficientă, nu numai că veți simți mai mult controlul inbox-ului dvs., colegii dvs. vor aprecia cât de eficient îi ajutați să fie și ei.
Dar, rețineți că uneori, cel mai bun pariu este pur și simplu să luați conversația offline. De regulă, dacă nu puteți rezolva problema în trei schimburi de e-mailuri, sau dacă se produce o comunicare greșită din cauza unui fir de nebunie lungă, propuneți o conversație live, astfel încât să puteți rezolva problema rapid.
