Alergi de la întâlnire la întâlnire. Inbox-ul dvs. este plin la căpriori (și sunteți pe aici până aici). Îți petreci ore și ore muncind în fiecare zi și totuși nu simți că ai făcut o fâșie în lista ta de activități.
Înțelegem. Am fost acolo. Și știm că pur și simplu nu vor fi niciodată suficiente ore în zi. Așadar, am compilat o listă cu sfaturile de productivitate finală care ajută la maximizarea timpului pe care îl avem.
De la planificarea atacului în ziua respectivă, până la evitarea e-mailului de la a te îndepărta până la rezolvarea acelor distracții care par să apară întotdeauna, te vom ajuta să faci totul cât mai eficient posibil, astfel încât să ai timp în timp pentru alte lucruri (cum ar fi, stii, dormi).
Planifică-ți dosarul
- Nu supraestimați numărul de lucruri pe care le puteți face într-o zi. În loc să creați o listă masivă de do-dos (și să vă simțiți frustrați când nu o terminați), încercați lista noastră de 1-3-5 de activități: Planificați să obțineți o sarcină mare, trei sarcini de dimensiuni medii și cinci mici sarcini făcute în fiecare zi.
- „Dacă am terminat deja ceva, îl notez și îl verific pe listă. Întotdeauna se simte bine să vezi cum se face ceva. ” Michael Peggs, @michaelpeggs
- Încercați să atașați emoții sarcinilor dvs.: reamintindu-vă că finalizarea unui ton mare de client vă va face să vă simțiți „triumfător” sau să vă încheiați declarația de impozit vă va oferi „scutire masivă” poate fi doar impulsul de care aveți nevoie pentru a-l ajuta.
- Nu puneți niciodată un proiect uriaș ca doar un singur lucru de făcut pe lista dvs. În schimb, împărțiți-o în sarcinile mai mici pentru a vă ajuta să rămâneți pe cale să atingeți obiectivul final.
- „Mulțumită Evernote, sistemul meu de organizare s-a transformat dintr-un mash-up neplăcut de pagini de notebook, note lipicioase și fișiere Text Edit într-un sistem Evernote integrat bine țesut, care este sincronizat pe laptopul, telefonul mobil și tableta mea. De la notele clientului la schițele de blog la scripturile de vorbire, totul este acolo. ” Michael Terrell, @michaelterrell
- Pe măsură ce te gândești la toate lucrurile pe care trebuie să le faci - atât în muncă, cât și în viață - ia în considerare ce sarcini poți elimina de pe placă subcontractându-le.
- Obțineți ceea ce vă place să faceți cel mai puțin primul lucru. Acest lucru vă va încuraja să o faceți mai repede, astfel încât să puteți ajunge la sarcinile de care vă bucurați mai mult, făcând restul zilei un pic mai bun.
- Finalizează o sarcină semnificativă înainte de prânz. Primind un lucru mare din timp, puteți lua o pauză de reînnoire a prânzului și puteți începe proaspătul după-amiezii, fără să vă simțiți panicați de aceste lucruri imense de pe lista voastră.
- „În fiecare duminică, fac o listă cu ce trebuie să fac în săptămâna respectivă. Blochez o zi ca să termin lucrurile. Salvez ultimele 30 de minute din fiecare zi lucrătoare pentru a crea un plan pentru a doua zi cu trei sarcini prioritare. De asemenea, folosesc ultimele 30 de minute pentru a închide sarcinile și a verifica e-mailul. Acest lucru face mult mai ușor diminețile! ” Anna Runyan, @classycareer
- Există o mulțime de sisteme de gestionare a sarcinilor acolo, așa că, în cele din urmă, este vorba de a găsi ce funcționează pentru tine și de a le respecta. Încercarea constantă a noilor sisteme va fi o pierdere de timp pe termen lung, așa că petreceți o lună experimentând, apoi faceți angajamentul. Sugestie: Sistemul dvs. final poate fi o combinație de mai multe!
Tratarea prin e-mail
- Verificați doar e-mailul la orele specifice din timpul zilei și încercați să-l limitați la doar 4-5 ori pe zi. Dacă nu aveți aproape acest autocontrol, utilizați un instrument precum Pachetul de intrări pentru a vă împiedica e-mailurile să apară în căsuța de e-mail până când sunteți gata pentru ele.
- Dacă e-mailul te reduce cu adevărat, încearcă sistemul Time Management Ninja să îl verifice doar de două ori pe zi.
- Trebuie să răspundeți la e-mail în grabă? Adăugați semnatura funcțională „Trimisă de pe iPhone” în partea de jos a paginii - chiar dacă trimiteți un e-mail de pe computer. Deși nu ar trebui să faceți acest lucru tot timpul, este o modalitate rapidă de a elimina câteva răspunsuri cu o singură propoziție fără ca oamenii să creadă că sunteți nepoliticos.
- Abordează-ți e-mailurile în termenii cât timp îți va lua să le răspunzi. Dacă va dura mai puțin de trei minute pentru a răspunde, faceți-o acum. Dacă va dura mai mult decât atât, puneți-l deoparte. Și apoi, când ai o bucată mare de timp, abordează-i pe aceștia mai întâi.
- Cu cât răspundeți mai repede, cu atât va fi mai scurt răspunsul dvs. și cu atât mai puțin timp aveți de pierdut cu explicațiile „Ne pare rău pentru răspunsul întârziat”. Așadar, dacă nu puteți răspunde la un e-mail în 48 de ore, măcar răspundeți cu un mesaj „Voi ajunge în curând!”
- O dată pe trimestru, faceți o curățare masivă de inbox și arhivați toate mesajele mai vechi de două-trei luni. (Serios, a le răspunde în acest moment ar fi pur și simplu jenant.) Deoarece e-mailurile pe care sunteți abonat să le introduceți în căsuța de e-mail, luați o decizie rapidă dacă le citiți efectiv sau dacă ar trebui să vă dezabonați.
- „Evitați să verificați e-mailul prima dată dimineața. Este prea ușor să fii identificat prin a răspunde la mesaje. Găsesc când aștept până după ce am completat câteva dintre elementele prioritare din lista mea de activități, pot oferi mai multă atenție la e-mailurile și simt de asemenea că mi-am îndeplinit și munca. ” Hannah Morgan, @careersherpa
- Folosiți răspunsuri în conserve pentru a evita să tastați aceleași lucruri încă o dată. Pentru orice e-mail pe care îl trimiteți în mod regulat - sau chiar o parte dintr-un e-mail, cum ar fi paragraful de înfășurare - creați un răspuns în conserve pe care îl puteți deschide oricând aveți nevoie. Nu ai auzit niciodată de răspunsuri în conserve? Aflați mai multe aici
- Configurați filtre automate pentru a extrage imediat e-mailurile din inbox și în folderul din dreapta. (Aceasta este o opțiune excelentă pentru lucruri precum buletine informative la care doriți să reveniți la timp.)
- Folosiți Boomerang pentru a extrage e-mailurile din curierul de intrare până când sunteți gata să le faceți față. Acest lucru este util din două motive: în primul rând, primește mesajul la vedere și în afara minții, oferindu-ți spațiu pentru a te gândi la alte lucruri. În al doilea rând, automat vă aduce aminte de e-mail ulterior, oferindu-vă o sarcină mai mică să vă faceți griji cu privire la urmărirea pe cont propriu.
- Vrei să primești mai puțin e-mail în căsuța de e-mail? Încercați să creați un răspuns automat cu răspunsuri la întrebările frecvente pe care le primiți. Când este posibil, răspundeți întotdeauna la e-mailuri cu declarații și nu cu întrebări, pentru a evita prea mult înainte și înapoi.
Gestionarea întâlnirilor
-
Nu programați mai mult timp decât aveți nevoie. Majoritatea întâlnirilor sunt programate pentru o oră întreagă, când ar trebui să fie de 20 de minute, 30 de minute sau 45 de minute maxim .
-
Nu planificați „întâlniri de actualizare” - oferirea unei actualizări se poate întâmpla aproape întotdeauna prin e-mail. Dacă scopul întâlnirii nu este fie să ia o decizie sau să finalizeze o acțiune împreună, anulați-o (sau sugerați-i frumos șefului dvs. că este posibil să nu fie necesar).
-
Grupați-vă întrunirile înapoi pentru a evita să treceți de la modul de întâlnire la modul de lucru prea des sau să faceți timp incomod între întâlniri în care simțiți că nu puteți face nimic. Mai bine, programați o zi fără ședințe, astfel încât să aveți cel puțin o zi în care să vă puteți cufunda într-o muncă concentrată.
-
Dacă vă întâlniți cu cineva din afara biroului, gândiți-vă dacă trebuie să vă întâlniți cu adevărat în persoană. În schimb, obiectivul dvs. ar putea fi îndeplinit cu un apel telefonic sau o conferință video?
-
Fii incredibil de proactiv cu privire la păstrarea întâlnirilor pe cale. Trimiteți tuturor o agendă pentru fiecare ședință și, dacă conversația este pe subiect, nu vă fie teamă să o reîncărcați. Un simplu, „Să programăm timp pentru a discuta asta mai târziu, dacă va fi de ajutor, deoarece ne mai rămân doar 10 minute, ”Funcționează perfect.
-
Ai o întâlnire telefonică individuală? Încercați în secret să-l țineți sub 19 minute. Acest lucru vă va ajuta să mențineți chit-chat-ul prietenos la minim și să ajungeți direct la acest punct. Și dacă conversația se desfășoară și continuă, dați o scuză plăcută de ce trebuie să vă agățați (cum ar fi un stop sau un telefon care moare).
Gestionarea timpului de management
- Construiește-ți programul pe baza celor mai bune momente pentru a finaliza lucrurile. Știți că sunteți la punct dimineața? Puneți acest timp deoparte pentru o activitate concentrată și încercați să o țineți liber de întâlniri sau distrageri. Loviți întotdeauna o acalmie în jurul orei 15 PM? Planificați o oră aici în fiecare zi pentru sarcini fără minte.
- „Nu subestimați puterea micilor bucăți de timp pentru a duce la bun sfârșit lucrurile. În loc să pierdeți cele 15 minute între întâlniri, găsiți o listă cu sarcini mici pe care le puteți elimina în 15, 10 sau chiar cinci minute: Răspundeți la e-mailuri, accesați un contact, faceți o lectură din industrie. ” Compania rapidă
- Nu sunteți sigur unde va duce tot timpul dvs. prețios? Folosește un tracker precum Rescue Time sau Toggl pentru a ține filele cu privire la ceea ce faci pe parcursul zilei. De-a lungul unei săptămâni sau două, veți începe să înțelegeți care sunt vinovații care sugă timpul - și puteți planifica atacul pentru modul în care veți scăpa de ei.
- Nu ar trebui să lucrați tot weekendul, ci să încercați să găsiți câteva ore pentru a vă curăța curierul de ieșire, pentru a elimina sarcini mai mici și lipsite de minte și pentru a începe un proiect în viitor. A face acest lucru în timp ce vizionați un film duminică seara poate fi o modalitate excelentă de a-l duce la bun sfârșit, fără să simți că faceți prea multă muncă.
- Utilizați termenele și limitele de timp în avantajul dvs. Chiar dacă nu aveți din punct de vedere tehnic un termen limită pentru o sarcină, setați unul singur. Știind că aveți doar două ore pentru a face ceva, vă va asigura să nu pierdeți o oră din acesta pe internet.
- Sună contraintuitiv, dar asigurați-vă că programați o mulțime de pauze pe parcursul zilei. Suntem cei mai productivi atunci când avem parte de lucrări concentrate, urmate de pauze scurte. Încercați să utilizați un cronometru online pentru a vă reaminti să vă ridicați de pe birou, să luați o gustare sau ceva apă, sau să discutați cu un coleg de muncă timp de câteva minute înainte de a vă întoarce la piatră.
- Bugetează timpul limitat pentru distragerile tale preferate. Să știți că veți ajunge să petreceți 10 minute pe Instagram după ce lucrați câteva ore vă poate ajuta să evitați pierderea timpului acum. În plus, utilizarea acestei ca recompensă pentru obținerea prin muncă grea vă poate ajuta să rămâneți motivați.
- „Dacă aveți probleme să începeți un proiect, începeți-vă să executați o liniuță. Cu alte cuvinte, setați un anumit timp sau o anumită cantitate de lucru pe proiectul pe care trebuie să îl efectuați înainte de a trece la orice altceva. ” 43 Dosare
- „Aveți întotdeauna sarcini de rezervă. Există momente în care viața va încerca să vă descarce productivitatea: o persoană cu care trebuie să vorbiți este indisponibilă, internetul este redus sau pur și simplu nu vă puteți concentra asupra sarcinii disponibile. Aveți întotdeauna alte opțiuni, astfel încât să puteți face ceva chiar și atunci când nu puteți termina sarcina principală. ” Managementul timpului Ninja
Tratarea distracțiilor
- „Îmi opresc computerul și îmi las telefonul în locuri ciudate care mă împiedică să îl găsesc imediat. Asta mă asigură că sunt deconectat și sunt pe deplin prezent. Și adevărul este că știu că creierul meu are nevoie de o pauză, altfel afacerea mea va avea de suferit. ” Christie Mims, @revolutionsclub
- Aveți nevoie de o soluție rapidă pentru a vă împiedica colegii să vă distragă atenția? Apucați-vă căștile. Nu este o dovadă de prostie, dar oamenii sunt mult mai puțin susceptibili să te apropie de tine cu o întrebare sau o bârfă de urgență dacă te uiți conectat și la sarcină.
- Când te-ai împiedicat de articole interesante, nu-i lăsa acum să le citești în calea productivității tale. În schimb, utilizați un serviciu precum Pocket sau Instapaper pentru a le salva pentru a le citi mai târziu, atunci când aveți mai mult timp (cum ar fi poate în timpul navei).
- Desemnați timpuri fără internet în fiecare săptămână. În timp ce o mare parte din munca noastră se bazează pe internet, există încă lucruri pe care trebuie să le realizăm fără el - și acestea sunt adesea sarcinile focalizate pe care le evităm cel mai mult. Opriți Wi-Fi-ul pentru câteva ore în fiecare săptămână pentru a vă cufunda în aceste sarcini.
- Fii agresiv cu privire la modul în care folosești social media la locul de muncă. În mod ideal, nu ar trebui să îl folosești deloc. Dacă trebuie, limitați-l la „timpul de distragere” și dezactivați autentificarea automată, astfel încât să aveți o barieră de fiecare dată când accesați Facebook. Trebuie să fii agresiv? Încercați o aplicație ca SelfControl să vă blocheze accesul în timpul zilei de muncă.
- Nu mai încercați să faceți multitask! Chiar nu suntem construiți pentru asta și, în timp ce se poate părea că veți face mai mult, totul va dura în cele din urmă mai mult timp. Dacă acest lucru este unul greu pentru dvs., petreceți o săptămână sau două mono-tasking agresiv.
- „La fel ca multitasking-ul, dezordinea îți supraîncarcă simțurile și îți îngreunează lucrurile. Așadar, dacă vă confruntați cu probleme de concentrare, priviți în jurul biroului (și al desktopului computerului) pentru a vedea dacă vreunul dintre ei are nevoie de puțină ordine. ” Ooomf
- Simte-te liber să te oprești de la colegi atunci când ai nevoie de timp concentrat. Dacă utilizați un sistem de chat intern, puneți-vă mesajul „Nu vă deranjați”, pentru a permite oamenilor să știe că lucrați la ceva și când veți fi din nou disponibili. Și dacă ai un birou propriu cu ușă? Închideți-o, cu o notă drăguță pe partea din față care explică același lucru.
- Pentru o focalizare finală, asigurați-vă că niciunul dintre dispozitivele dvs. nu este setat să vă facă ping-uri atunci când apar mesaje noi. Chiar și ceva atât de mic ca un zgomot din telefon poate fi suficient pentru a distruge un flux productiv.
