Acest tutorial acoperă o parte din dos și de bază de introducere a datelor în programe de calcul tabelar, cum ar fi Excel, Google Spreadsheets și Open Office Calc.
Introducerea corectă a datelor pentru prima dată poate evita problemele mai târziu și poate facilita utilizarea mai multor instrumente și funcții ale Excel, cum ar fi formule și diagrame.
Prezentare generală privind intrarea în Excel
Top dos și nu trebuie să țineți minte atunci când utilizați Excel sunt:
- Do planificați foaia de calcul.
- nu face lăsați rânduri sau coloane goale la introducerea datelor aferente.
- Do salvați frecvent și salvați în două locuri.
- nu face utilizați numerele ca titluri ale coloanelor și nu includeți unitățile cu datele.
- Do utilizați referințele de celule și intervalele numite în formule.
- nu face lăsați celulele care conțin formulele deblocate.
- Do sortați datele.
Planificați foaia de calcul
Când vine vorba de introducerea datelor în Excel, este o idee bună să faci un pic de planificare înainte de a începe să tastați.
Știind ce va fi folosit foaia de lucru, datele pe care le va conține și ce se va face cu aceste date ar putea afecta foarte mult aspectul final al foii de lucru.
Planificarea înainte de introducerea textului ar putea economisi timp mai târziu dacă foaia de calcul trebuie să fie reorganizată pentru ao face mai eficientă și mai ușor de utilizat.
Puncte de luat în considerare
- Care este scopul foii de calcul?
- Cât de multe date va păstra foaia de calcul?
- Sunt necesare diagrame?
- Va fi imprimat foaia de calcul?
Care este scopul foii de calcul?
- Scopul foii de calcul va ajuta la determinarea localizării datelor, deoarece cele mai importante informații trebuie să fie vizibile și ușor accesibile.
- Ce calcule sunt necesare? Calculele afectează ce formule și funcții sunt necesare și unde vor fi localizate.
Cât de multe date va păstra foaia de calcul?
Cantitatea de date pe care o va păstra foaia de calcul și cât va fi adăugată mai târziu va afecta numărul de foi de lucru utilizate.
- Nu vă răspândiți prea mult datele, deoarece acestea pot face dificilă găsirea unor informații specifice, iar calculele care acoperă mai multe coli sau foi de lucru pot începe să afecteze performanța Excel.
- Pentru foile de lucru mari, este uneori util să afișați totaluri importante ale coloanelor deasupra rubricilor coloanelor, în loc să forțați utilizatorii să parcurgă partea de jos a foii de lucru pentru a vedea informațiile.
Sunt necesare diagrame?
Dacă toate sau o parte din date trebuie să fie afișate într-o diagramă sau diagrame, aceasta ar putea afecta aspectul informațiilor.
- În funcție de tipul de diagramă, este posibil ca datele să fie grupate în mod diferit - cum ar fi utilizarea unei zone de sinteză pentru diagrame plăcute.
- Pentru foi de calcul mari, graficele pot fi mutate în pagini separate pentru a ușura aglomerarea.
Va fi tipărită foaia de calcul?
Modul în care sunt aranjate datele pot fi afectate dacă toate sau unele date vor fi imprimate, în funcție de aspectul portretului sau peisajului și numărul de foi necesare.
- Dacă se utilizează vizualizarea portret pe hârtie de dimensiune normală (8 1/2 X 11), luați în considerare plasarea majorității datelor în rânduri sub câteva coloane, astfel încât toate titlurile să fie vizibile pe o singură coală.
- Dacă sunt necesare mai multe coli, luați în considerare tipărirea rubricilor coloanelor din partea de sus a fiecărei pagini pentru a facilita citirea datelor.
- Dacă mai multe coloane de date trebuie să fie tipărite, aspectul peisajului ar putea păstra toate rubricile pe o singură pagină. Din nou, dacă sunt necesare mai multe coli, imprimați rubricile coloanelor din partea de sus a fiecărei pagini.
- Dacă graficele vor fi imprimate, mutarea acestora într-o foaie separată poate simplifica sarcina.
Nu lăsați rânduri sau coloane în date înrudite
Lăsând rânduri sau coloane goale în tabelele de date sau intervalele conexe de date poate face foarte dificilă utilizarea corectă a unui număr de caracteristici Excel, cum ar fi diagrame, tabele pivot și anumite funcții.
Chiar și celulele necompletate într-un rând sau într-o coloană care conține date pot cauza probleme așa cum se arată în imaginea de mai sus.
Absența de spații goale va facilita, de asemenea, ca Excel să detecteze și să selecteze toate datele asociate într-un interval dacă sunt utilizate funcții precum sortarea, filtrarea sau AutoSum.
Mai degrabă decât să lăsați rânduri sau coloane goale, utilizați margini sau formate titluri și etichete utilizând caractere aldine sau subliniate pentru a distruge datele și a le face mai ușor de citit.
Introduceți coloana de date când este posibil.
- Când vă stabiliți foaia de calcul, plasați o rubrică descriptivă în partea de sus a primei coloane a tabelului cu datele de mai jos.
- Dacă există mai multe serii de date, listați-le unul după altul în coloane (de la stânga la dreapta) cu titlul pentru fiecare serie de date din partea de sus.
Păstrați separat datele necorelate
Deși este important să păstrați datele asociate împreună, este important să fiți în același timp util să păstrați separat intervalele de date independente.
Lăsând coloanele sau rândurile goale între diferitele intervale de date sau alte date din foaia de lucru va face din nou mai ușor pentru Excel să detecteze corect și să selecteze intervalele sau tabelele de date asociate.
Economisiți frecvent
Importanța salvării muncii în mod frecvent nu poate fi supraestimată - sau declarată prea des.
Desigur, dacă utilizați o foaie de calcul bazată pe web, cum ar fi Foi de calcul Google sau Excel Online salvarea nu este o problemă, deoarece niciun program nu are o opțiune de salvare, ci, în schimb, funcționează cu o funcție de salvare automată.
Cu toate acestea, pentru programele bazate pe computere, după două sau trei modificări, fie că adăugați date, efectuați o modificare de formatare sau introduceți o formulă, salvați foaia de lucru.
Dacă pare prea mult, salvați cel puțin la fiecare două sau trei minute.
Chiar dacă stabilitatea calculatoarelor și a programelor informatice s-a îmbunătățit drastic în ultimii ani, software-ul continuă să se prăbușească, încă se întâmplă defecțiuni de alimentare, iar alte persoane uneori trec peste cablul de alimentare și îl scoate din priză.
Iar când se întâmplă, pierderea oricărei cantități de date - mari sau mici - mărește numai volumul de muncă în timp ce încercați să reconstruiți ceea ce ați făcut deja.
Excel are un Salvare automata caracteristică, care de obicei funcționează foarte bine, dar nu trebuie să se bazeze pe ea. Obțineți obiceiul de a vă asigura propriile date prin salvarea frecventă.
Comandă rapidă pentru salvare
Salvarea nu trebuie să fie o sarcină oneroasă de a muta mouse-ul pe bandă și de a face clic pe pictograme, obișnuiți să salvați folosind combinația de taste de la tastatură:
Ctrl + S
Salvați în două locuri
Un alt aspect al salvării care nu poate fi supraestimat este importanța salvării datelor în două locații diferite.
A doua locație este, bineînțeles, o copie de rezervă și sa spus de mai multe ori " Backupurile sunt ca și asigurarea: aveți una și probabil că nu veți avea nevoie de ea, nu aveți una și probabil că o veți face '.
Cea mai bună copie de siguranță este cea care se află într-o locație fizică diferită de cea originală. La urma urmei, care este punctul de a avea două copii ale unui dosar dacă acestea:
- Sunt pe același hard disk care nu reușește?
- Sunt pe același computer, care este furat?
- Sunt în aceeași clădire care arde la pământ?
Backupuri bazate pe Web
Din nou, a face o copie de rezervă nu trebuie să fie o sarcină oneroasă sau consumatoare de timp.
Dacă securitatea nu este o problemă - dacă, să zicem, foaia de lucru este o listă a DVD-urilor dvs. - trimiterea prin e-mail a unei copii prin e-mail, astfel încât o copie să rămână pe server este probabil suficientă.
În cazul în care securitatea este o problemă, stocarea pe Internet este încă o opțiune - deși cu o companie care se specializează în astfel de lucruri și percepe o taxă pentru acest lucru.
În cazul foilor de calcul online, probabil că proprietarii programului își rezervă serverele - și aceasta include toate datele utilizatorului. Dar pentru a fi în siguranță, descărcați o copie a fișierului pe calculatorul propriu.
Nu utilizați numere ca titluri de coloane și nu includeți unități cu datele
Utilizați rubricile din partea de sus a coloanelor și la începutul rândurilor pentru a vă identifica datele, deoarece fac operațiuni precum sortarea mult mai ușoară, dar nu folosiți numere precum - 2012, 2013 și așa mai departe - de făcut aceasta.
Așa cum se arată în imaginea de mai sus, rubricile de coloane și de rând care sunt doar numere pot fi incluse din greșeală în calcule. Dacă formulele dvs. conțin funcții precum:
- AutoSum
- AUTOMAX
- AutoAverage
care selectează automat intervalul de date pentru argumentul funcției.
În mod obișnuit, astfel de funcții caută mai întâi coloanele de numere deasupra locului în care sunt amplasate și apoi în stânga pentru un rând de numere, iar toate rubricile care sunt doar numere vor fi incluse în intervalul selectat.
Numerele utilizate ca titluri de rând pot fi, de asemenea, confundate cu alte serii de date dacă sunt selectate ca parte a unui interval pentru o diagramă, mai degrabă decât ca etichete axe.
Formați numerele din titlu ca text sau creați etichete de text, precedând fiecare număr cu un apostrof (') - cum ar fi' 2012 și '2013. Apostroful nu apare în celulă, dar schimbă numărul în text.
Păstrați unități în rubrici
Nu introduceți valută, temperatură, distanță sau alte unități în fiecare celulă cu datele despre număr.
Dacă faceți acest lucru, există șanse mari ca fișierele Excel sau Google să vă afișeze toate datele ca text.
În schimb, plasați unitățile în rubricile din partea de sus a coloanei, care, așa cum se întâmplă, se vor asigura că acele titluri sunt cel puțin text și nu vor crea problema discutată mai sus.
Textul din stânga, numerele din dreapta
O modalitate rapidă de a afla dacă aveți date de tip text sau de număr este să verificați alinierea datelor dintr-o celulă. În mod prestabilit, datele de text sunt aliniate la stânga în Excel, iar foile de calcul Google și numărul de date sunt aliniate la dreapta într-o celulă.
Deși această aliniere implicită poate fi modificată cu ușurință, formatarea nu este aplicată în mod normal decât după ce toate datele și formulele au fost introduse, astfel încât alinierea implicită vă poate da un indiciu precoce că ceva nu este în foaia de lucru.
Procent și simboluri valutare
Cea mai bună practică pentru introducerea tuturor datelor într-o foaie de lucru este să introduceți doar numărul simplu și apoi să formatați celula pentru a afișa corect numărul - și acesta include procentele și sumele valutelor.
Excel și foile de calcul Google acceptă însă simboluri procentuale care sunt introduse într-o celulă împreună cu numărul și ambele recunosc și simbolurile monedei comune, cum ar fi semnul dolar ($) sau simbolul în lire sterline (£), dacă sunt introduse într-o celulă împreună cu datele despre număr, dar alte simboluri ale monedelor, cum ar fi Randul Africii de Sud (R), vor fi probabil interpretate ca text.
Pentru a evita eventualele probleme, urmați cele mai bune practici menționate mai sus și introduceți suma și apoi formatați celula pentru monedă, nu tastați simbolul monedei.
Utilizați referințele de celule și numerele de ranguri în formule
Atât referințele de celule, cât și intervalele numite pot fi și ar trebui folosite în formule pentru a face mai rapid și mai ușor păstrarea formulelor și, prin extensie, a întregii foi de lucru, fără erori și actualizate.
- Referințele celulelor reprezintă o combinație între litera literei și numărul rândului unei celule - cum ar fi A1, B23 și W987 - și sunt utilizate pentru a identifica locația datelor într-o foaie de lucru.
- Un interval numit sau nume definit este similară cu o referință de celule în sensul că este utilizată pentru a identifica o celulă sau o gamă de celule într-o foaie de lucru.
Referința datelor în formule
Formulele sunt utilizate în Excel pentru a efectua calcule - cum ar fi adăugarea sau scăderea.
Dacă numerele reale sunt incluse în formule precum:
= 5 + 3
De fiecare dată când modificările de date spun la 7 și 6, formula trebuie să fie editată și numerele s-au schimbat astfel încât formula să devină:
= 7 + 6
Dacă, în schimb, datele sunt introduse în celulele din foaia de lucru, referințele de celule sau numele domeniilor pot fi utilizate în formula, mai degrabă decât în numere.
Dacă numărul 5 este introdus în celula A1 și 3 în celula A2, formula devine:
= A1 + A2
Pentru a actualiza datele, schimbați conținutul celulelor A1 și A2, dar formula rămâne aceeași ca și programul Excel actualizează automat rezultatele formulei.
Economiile în timp și efort sunt sporite dacă foaia de lucru conține formule mai complexe și dacă mai multe formule fac referire la aceleași date, deoarece datele trebuie schimbate doar într-o singură locație și toate formulele care o referă vor fi actualizate.
Utilizarea referințelor de celule sau a intervalelor numite face, de asemenea, foaia dvs. de lucru mai sigură, deoarece vă permite să protejați formulele de modificările accidentale, lăsând în același timp celulele care se schimbă accesibile.
Arătând datele
O altă caracteristică a fișierelor Excel și Google este că ele vă permit să introduceți referințe de celule sau nume de grupe în formule utilizând indicația care implică clic pe o celulă pentru a introduce referința în formule.
Indicația reduce posibilitatea apariției de erori cauzate de introducerea unei referințe de celule greșite sau cu greșeli de scriere a unui nume de domeniu.
Utilizați intervale numite pentru a selecta date
Oferirea unui domeniu de date conexe unui nume poate face mult mai ușor selectarea datelor atunci când efectuați operații de sortare sau de filtrare.
Dacă dimensiunea unei zone de date se modifică, intervalul unui nume poate fi editat cu ușurință utilizând Managerul de nume.
Nu lăsați celulele care conțin formule neprotejate
Dupa ce a petrecut atat de mult timp obtinerea formulelor lor corecte si folosind referinte corecte de celule, multi oameni fac greseala de a lasa acele formule vulnerabile la schimbari accidentale sau neintentionate.
Prin plasarea datelor în celule în foaia de lucru și apoi prin referirea acelor date în formule permite celulelor care conțin formulele să fie blocate și, dacă este necesar, protejate prin parolă pentru a le menține în siguranță.
În același timp, celulele care conțin datele pot fi lăsate deblocate, astfel încât modificările să poată fi introduse cu ușurință pentru a menține foaia de calcul actualizată.
Protejarea unei foi de lucru sau a unui registru de lucru este un proces în două etape:
- Asigurați-vă că celulele corecte sunt blocate.
- Aplicați opțiunea foaie de protecție și, dacă doriți, adăugați o parolă.
Sortați datele
Sortați datele după ce ați terminat să le introduceți.
Lucrul cu cantități mici de date nesortate în Excel sau în Google Spreadsheets nu este de obicei o problemă, dar, având în vedere că o serie de date crește, există dificultăți în utilizarea eficientă a acestora.
Datele sortite sunt mai ușor de înțeles și analizate, iar unele funcții și instrumente, cum ar fi VLOOKUP și SUBTOTAL, necesită date sortate pentru a returna rezultatele corecte.
De asemenea, sortarea datelor în diferite moduri poate face mai ușor să vedeți tendințe care nu sunt evidente la început.
Selectarea datelor care vor fi sortate
Înainte ca datele să poată fi sortate, Excel trebuie să cunoască intervalul exact care urmează să fie sortat și, de obicei, Excel este destul de bun la selectarea zonelor de date aferente atâta timp cât a fost introdus:
- Nu au rămas rânduri sau coloane goale într-o zonă cu date conexe;
- Și rânduri și coloane goale au fost lăsate între zonele de date conexe.
Excel va determina, chiar destul de precis, dacă zona de date are nume de câmp și exclude acest rând din înregistrările care urmează să fie sortate.
Cu toate acestea, permițând Excel să selecteze intervalul de sortare poate fi riscant, mai ales cu cantități mari de date greu de verificat.
Utilizarea numelor pentru a selecta date
Pentru a vă asigura că sunt selectate datele corecte, evidențiați intervalul înainte de a începe sortarea.
Dacă același interval trebuie sortit în mod repetat, cea mai bună abordare este să îi dați un nume.
Dacă este definit un nume pentru intervalul de sortare, tastați numele în caseta Nume sau selectați-l din lista derulantă asociată și Excel va evidenția automat intervalul corect de date din foaia de lucru.
Rânduri și coloane ascunse și sortare
Rândurile ascunse și coloanele de date nu sunt mutate în timpul sortimentării, așa că trebuie să fie dezvăluite înainte ca sortarea să aibă loc.
De exemplu, dacă rândul 7 este ascuns și face parte dintr-o gamă de date care este sortată, acesta va rămâne ca rândul 7, mai degrabă decât să fie mutat la locația sa corectă ca urmare a sortimentului.
Același lucru este valabil și pentru coloanele de date. Sortarea pe rânduri implică reordonarea coloanelor de date, dar dacă coloana B este ascunsă înainte de sortare, va rămâne ca și coloana B și nu va fi reordonată cu celelalte coloane din intervalul sortat.
Toate numerele ar trebui să fie stocate ca numere
Verificați dacă toate numerele sunt stocate ca numere. Dacă rezultatele nu sunt cele așteptate, coloana poate conține numere stocate ca text și nu ca numere. De exemplu, numerele negative importate de la unele sisteme de contabilitate sau un număr introdus cu un lider ' (apostrof) sunt stocate ca text.
Când sortați rapid datele cu A-Z sau Z-A butonul, lucrurile pot merge prost greșit. Dacă există un rând gol sau coloane goale în cadrul datelor, o parte din date pot fi sortate, în timp ce alte date sunt ignorate. Imaginați-vă mizeria pe care o veți avea, dacă numele și numărul de telefon nu se mai potrivesc sau dacă comenzile merg către clienții greșiți!
Cea mai ușoară modalitate de a vă asigura că intervalul corect de date este selectat înainte de sortare este să-i dați un nume.
A doua ipoteză afectează exact ceea ce sortează Excel. Dacă aveți o singură celulă selectată, Excel extinde selecția pentru a selecta un interval (la fel ca apăsarea Ctrl + Shift + 8) delimitată de una sau mai multe coloane și rânduri goale. Apoi examinează primul rând din intervalul selectat pentru a determina dacă conține sau nu informații antet.
Acesta este locul în care sortarea cu ajutorul instrumentelor barei de instrumente poate deveni dificilă. Antetul dvs. (presupunând că aveți unul) trebuie să respecte câteva reguli destul de stricte, pentru ca Excel să o recunoască ca antet. De exemplu, dacă există celule libere în rândul antet, Excel poate crede că nu este un antet. De asemenea, dacă rândul de antet este formatat ca și celelalte rânduri din intervalul de date, este posibil să nu o recunoască. De asemenea, dacă tabelul dvs. de date constă în întregime din text, iar rândul cu antet nu conține decât text, Excel nu va recunoaște în întregime rândul antetului. (Rândul arată exact ca un alt rând de date în Excel.)
Numai după ce ați selectat intervalul și ați determinat dacă există un rând antet, Excel va efectua sortarea efectivă. Cât de mulțumit sunteți cu rezultatele depinde de faptul dacă Excel a primit atât selecția intervalului, cât și determinarea rândului antetului drept. De exemplu, dacă Excel nu crede că aveți un rând de antet, iar tu faci, atunci antetul tău este sortat în corpul datelor; acest lucru este în general un lucru rău.
Pentru a vă asigura că intervalul de date este recunoscut corect, utilizați Ctrl + Shift + 8 comanda rapidă pentru a vedea ce selectează Excel; acesta este ceea ce va fi sortat. Dacă nu corespunde așteptărilor dvs., atunci trebuie fie să modificați caracterul datelor din tabel, fie trebuie să selectați intervalul de date înainte de a utiliza Fel căsuță de dialog.
Pentru a vă asigura că titlul dvs. este recunoscut corect, utilizați Ctrl + Shift + 8 pentru a selecta intervalul de date, apoi uita-te la primul rând. Dacă antetul dvs. are celule goale printre cele selectate în primul rând sau primul rând este formatat la fel ca al doilea rând sau dacă aveți mai mult de un rând antet selectat, atunci Excel presupune că nu aveți deloc un rând de antet. Pentru a corecta acest lucru, efectuați modificări în rândul antetului dvs. pentru a vă asigura că este recunoscut corect de către Excel.
În cele din urmă, toate pariurile ar putea fi dezactivate dacă tabelul de date utilizează anteturi în mai multe rânduri. Excel le-a greu să le recunoască. Ați comportat problema atunci când vă așteptați ca aceasta să includă rânduri goale în acel antet; nu se poate face automat. Cu toate acestea, puteți selecta toate rândurile pe care doriți să le sortați înainte de a efectua sortarea. Cu alte cuvinte, fi specific în ceea ce doriți să sortați Excel; nu lăsați Excel să facă ipotezele pentru tine.
Datele și orele stocate ca text
Dacă rezultatele sorții după dată nu se dovedesc conform așteptărilor, datele din coloana care conține cheia de sortare ar putea să conțină date sau ore stocate mai degrabă ca date text decât ca numere (datele și orele sunt doar date formatate în număr).
În imaginea de mai sus, înregistrarea pentru A. Peterson a ajuns în partea de jos a listei, când, pe baza datei împrumutului, 5 noiembrie 2014, înregistrarea ar fi trebuit să fie plasată deasupra notei pentru A. Wilson, care de asemenea are data împrumutului din 5 noiembrie.
Motivul pentru rezultatele neașteptate este că data de împrumut pentru A. Peterson a fost stocată ca text, mai degrabă decât ca număr
Date mixte și sorții rapide
Atunci când se utilizează metoda de sortare rapidă a înregistrărilor care conțin date text și numerotare, Excel sortează numărul și datele de text separat - plasând înregistrările cu date text în partea de jos a listei sortate.
Excel ar putea include și titlurile coloanelor din rezultatele sortare - interpretându-le ca un alt rând de date text, mai degrabă decât ca nume de câmp pentru tabelul de date.
Sortați caseta de dialog Avertismente - sortare
După cum se arată în imaginea de mai sus, dacă se utilizează caseta de dialog Sortare, chiar și pentru tipurile dintr-o coloană, Excel afișează un mesaj care vă avertizează că a întâmpinat date stocate ca text și vă oferă posibilitatea de a alege:
- Sortați orice seamănă cu un număr ca număr.
- Sortați numerele și numerele stocate separat ca text.
Dacă alegeți prima opțiune, Excel va încerca să plaseze datele textului în locația corectă a rezultatelor de sortare.
Alegeți a doua opțiune și Excel va plasa înregistrările care conțin date text în partea de jos a rezultatelor de sortare la fel ca în cazul sortimentelor rapide.
