Probabil ați auzit sfatul ca fiecare e-mail pe care îl trimiteți să includă un apel clar la acțiune pentru destinatar. Are sens - dacă nu aveți nevoie de ele pentru a face efectiv cu acel e-mail, ar trebui să-l trimiteți cu adevărat?
Totuși, a fi explicit despre ceea ce aveți nevoie poate, de asemenea, să vă simțiți puțin contraintuitiv. Nu dorim să parăm ca niște vapori, așa că trimitem mesaje atât de politice vag, ajung să fie complet neclare. Destinatarul ajunge până la capăt și se gândește: "Uhhh, OK … Acum ce?"
Vinovat? Nu ești singur - motiv pentru care am reunit aceste șabloane simple de apelare la acțiune pe care le poți copia, lipi și utiliza în propriile e-mailuri.
Unii apelează la acțiune, fac și nu face
Înainte de a ajunge la șabloane, să acoperim câteva dintre cele mai bune practici de care trebuie să țineți cont atunci când utilizați apelurile la acțiune în e-mailurile dvs.
Primul acesta pe care probabil l-ai putea vedea venind: Nu fii prea general. Precizați-vă exact despre ce aveți nevoie de la cealaltă persoană.
Trimiterea unui e-mail cu un raport de 80 de pagini atașat și o solicitare de tip „blank”, cum ar fi: „Hei, poți să te uiți la asta?” Nu va copleși decât destinatarul, ceea ce înseamnă că probabil nu vei primi un răspuns.
În schimb, întrebând ceva de genul: „Ați putea să aruncați o privire la paginile 18-24 și anunțați-mă dacă aveți modificări până miercuri?” Oferă o direcție clară și utilă.
În continuare, includeți un termen limită cu apelul dvs. la acțiune. Înțeleg - asta te face să te simți apăsat. Dar, probabil, știi cât de iritant este când cineva îți trimite ceva de-a face cu niciun indiciu de când are nevoie. Eliminați orice confuzie chiar din liliac, făcând claritatea cronologiei.
În cele din urmă, nu uitați să spuneți „mulțumesc” imediat după apelul dvs. la acțiune. Da, puteți fi simplu și plin de convingere în același timp, iar acest lucru va ajuta, de asemenea, să vă ușurați orice nervi în legătură cu ceea ce aveți nevoie.
Am înțeles? Grozav! Haideți să intrăm în apelurile la acțiune pe care le puteți copia și lipi în unele scenarii comune de e-mail.
Apelați la acțiunea # 1 când aveți nevoie de o întrebare răspuns
Șablonul: Poți să mă anunți? Am nevoie de un răspuns pentru. Mulțumiri!
Exemplul: Îmi puteți anunța dacă clientul a răspuns încă cu feedback? Am nevoie de un răspuns până vineri pentru a încheia această afacere. Mulțumiri!
Apelați la acțiunea nr. 2 când aveți nevoie de feedback pentru ceva
Modelul: Vă rugăm să transmiteți feedback-ul dvs. prin cel târziu. Multumesc mult!
Exemplul: transmiteți feedback-ul dvs. pe diapozitivele 10-20 ale acestei prezentări folosind documentul Google la care am făcut legătura în acest e-mail cel târziu până la închiderea activității din 30 noiembrie.
Apelați la acțiunea nr. 3 când trebuie să confirmați o întâlnire
Modelul: Ne putem întâlni la discutat? Vă rog să mă anunțați dacă asta funcționează pentru dvs. Mulțumesc!
Exemplul: Ne putem întâlni joi la 10 dimineața pentru a discuta despre reproiectarea site-ului? Vă rugăm să anunțați până mâine dacă asta funcționează pentru dvs. Mulțumesc!
Apelați la acțiunea nr. 4 când trimiteți o actualizare sau o resursă
Șablonul: Vă rugăm să treceți în revistă și nu ezitați să contactați direct cu orice întrebare. Multumesc mult!
Exemplul: Vă rugăm să consultați raportul atașat care evidențiază numerele de trafic din această lună înainte de întâlnirea echipei noastre și nu ezitați să luați legătura cu mine direct cu orice întrebare. Multumesc mult!
Apelați la acțiunea nr. 5 când aveți nevoie doar de un răspuns
Modelul: Vă rugăm să răspundeți la acest e-mail cu by. Dacă nu aud de la tine până atunci, o voi face. Mulțumiri!
Exemplu: Vă rugăm să răspundeți la acest e-mail cu RSVP până marți. Dacă nu aud de la tine până atunci, voi presupune că nu participi la prânz. Mulțumiri!
Știu cât de ciudat poate părea atât de explicit despre ceea ce ai nevoie în e-mailul tău. Dar, serios, nu intrați în panică.
Nu uitați că acest nivel de claritate ajută de fapt destinatarul. Le salvezi pașii și ai adăugat munca de a urmări ceea ce ai nevoie pentru a face ei. Și chiar dacă se simte excesiv de afirmativ, promit că majoritatea oamenilor vor aprecia (și poate chiar vor învăța!) Faptul că ești atât de direct și de transparent.
