Să fim reali. Faptul că Gmail vă permite să vă împărțiți inbox-ul în cinci sub-foldere nu poate însemna decât un lucru: majoritatea e-mailurilor pe care le primim sunt total prost. Și când trimiteți o notă unui coleg, șefului sau unui manager de angajare, este probabil să aterizați undeva între ceva critic și spam-ul Viagra sau GIF-urile BuzzFeed.
Deci, cum vă asigurați că mesajul dvs. va fi observat și, mai important, este citit? Puneți-vă în pantofii destinatarului și asigurați-vă că orice e-mail pe care îl scrieți răspunde la aceste cinci întrebări.
1. De ce ar trebui să deschid acest lucru?
Linia dvs. de subiect este ID-ul apelantului de e-mail - va determina dacă este răspuns sau ignorat. Faceți-l specific și direct, astfel încât destinatarul dvs. să știe exact la ce să vă așteptați de la mesaj. Dacă ai nevoie de colegul tău pentru a-ți oferi feedback până marți, nu îngropați o notă în ultima linie. Titluază-ți e-mailul „Răspundeți marți: note de la ședința de astăzi” în loc de „Hei” (care este echivalentul pe e-mail al auzirii „trebuie să vorbim”)
Dacă solicitați un loc de muncă, utilizați cuvinte cheie precum numele poziției sau experiența dvs. pentru a ieși în evidență. Scrierea „Community Manager cu 4 ani de experiență” este o modalitate scurtă și dulce de a-ți oferi acreditările în față.
2. Cine ești?
Dacă scrii pentru cineva pentru prima dată - de exemplu, un manager de angajare sau cineva pe care ai auzit vorbesc la un eveniment, dar nu s-a întâlnit - vei dori să stabilești raportul cât mai repede posibil. De exemplu, înainte de a scrie un email rece la o companie despre poziții independente deschise, am aflat că fondatorul și amândoi am participat la același colegiu. Am pus „Yale alum” atât în subiectul meu, cât și în prima frază a e-mailului meu; Am primit un răspuns și am programat un interviu în 48 de ore.
Folosiți orice temei comun pe care îl puteți găsi - școli, prieteni reciproci sau interese, asociații profesionale - pentru a informa destinatarii că meritați să vă conectați. Sau dacă lucrați într-o companie mare și contactați un executiv pe care l-ați întâlnit înainte, o amintire rapidă de când și de unde v-ați conectat ultima dată vă va ajuta să jogați memoria.
3. De ce ai nevoie?
Acesta este motivul pentru care scrii în primul rând! Acum este momentul pentru marea explicație, nu? Nu inca. Scopul să fie clar și convingător într-una sau două propoziții. La locul de muncă, gândiți-vă la e-mailul dvs. ca doar un scurt contact inițial care poate configura o conversație în direct prin telefon sau în persoană, dacă este nevoie de mai multe explicații.
Acest lucru este valabil mai ales pentru e-mailurile reci, când destinatarul nu anticipează mesajul dvs. Dacă scrii să ceri o întâlnire la o cafea, fii specific, dar lasă loc intrigii. De exemplu, scrie „Mi-ar plăcea să împărtășesc ceea ce am învățat pe marketingul de conținut, precum și să învăț cum pot contribui la proiectele tale actuale. pentru a deveni mai inteligent schimbând idei.
4. Ce este pentru mine?
Gândiți-vă la e-mailul dvs. ca la o tranzacție: ceea ce doriți de la destinatar ar trebui să o avantajeze atât cât vă avantajează. La locul de muncă, cu toții solicităm aprobarea colegilor, managerilor și clienților noștri. Cum poate ceea ce solicitați ajută destinatarul să realizeze acest lucru? Fii explicit cu expresii de genul: „Pot fi un atu pentru echipa ta”, „acest lucru poate ajuta la prezentarea ideilor tale mai clar” sau chiar „feedback-ul clienților arată că caută soluții ca acestea.”
5. Îl vei aprecia?
Cu atât de multe e-mailuri impersonale care sosesc în cutiile noastre poștale în fiecare zi, fă-ți să iasă în evidență arătând puțină umanitate. Indiferent dacă vă adresați unui coleg sau unui contact rece, solicitați timp acelei persoane să urmeze cu atenție adresa de e-mail. Arătați-vă că apreciați efortul prin semnarea cu „mulțumesc” sau „sincer” (serios, „cel mai bine” este mult prea confuz). O mică etichetă va merge mult până la obținerea răspunsului dorit.
Păstrați aceste întrebări pe o notă Post-it și verificați mesajele împotriva lor înainte de a trimite. Nu numai că veți stăpâni meseria de e-mail, ci veți fi un nenorocit comunicator în orice cadru profesional.
