Există câteva lucruri mai frustrante decât să petreci ore întregi în scris (și ștergerea și rescrierea) e-mail-ul perfect cu cinci propoziții - și apoi să nu primești răspunsul pe care îl așteptai. Ai crezut că managerul tău va fi încântat, dar, în schimb, sună, bine, enervat.
Ce s-a întâmplat? Ați trimis mesajul dvs. la momentul nepotrivit? Nu ați făcut solicitarea suficient de clară? Salutul dvs. a fost prea prietenos? Ai renunțat la vibrația greșită?
În mod surprinzător, problema poate ajunge la ceva mult mai simplu: câteva cuvinte. Cuvinte care sunt foarte probabile într-un e-mail pe care l-ați trimis deja astăzi.
Recent, am scris un articol despre cuvinte care dau impresia greșită în e-mailuri și am fost șocat de cât de mulți profesioniști (în special angajatori și manageri de angajare) mi-au trimis mai multe sugestii de adăugat la acea listă.
Care au fost unele dintre cele mai frecvente cuvinte pe care le-au adus? Citește-le și plânge.
1. De asemenea
Îl recunosc: am o dependență de cuvântul „de asemenea.” S-a ajuns la punctul în care trebuie să fac o corecție specială pe e-mailurile mele pentru a mă asigura că nu am inclus-o de mai multe ori în niciun mesaj dat. Utilizarea „de asemenea” prea des poate părea că solicitați excesiv, iar dacă sunteți la capătul de primire al tuturor acelor elemente de acțiune, poate fi copleșitor să decideți ce să abordați mai întâi.
Cu toate acestea, cuvintele de tranziție sunt necesare pentru e-mailuri, deci ce trebuie să facă un expeditor de e-mail? Câteva dintre alternativele mele preferate includ „în plus”, „în plus”, „se bazează pe asta” și „pe o altă notă”.
2. Probabil
Asemenea „speranței” (despre care am vorbit în celălalt articol), acest cuvânt adaugă un grad de incertitudine la ceea ce spui atunci când nu trebuie să fie.
De exemplu, în loc să trimit un e-mail spunând: „Aș putea face asta astăzi până la ora 17:00”, să fie mai concret cu termenul tău. Scoateți „probabil” cu totul. Sau, dacă nu sunteți sigur dacă veți termina termenul limită, acordați-vă un nou termen limită sau cel puțin un pic mai mult de flexibilitate. Chiar dacă spuneți că veți fi încheiat până la „sfârșitul zilei de astăzi” sau „până mâine, când ajungeți la birou”, sună mult mai simplu decât un „probabil”. Scenari de caz rău: supraestimați timpul necesar și livrați mărfurile devreme. În istoria muncii, nimeni nu s-a plâns niciodată pentru asta.
3. Încercați sau încercați
Yoda a spus odată: „Faceți sau nu, nu există nicio încercare”, și a avut un punct bun.
„Încercați” sau „încercați” se încadrează sub același teritoriu ca „probabil”, prin faptul că nu oferă nicio indicație că vă simțiți încrezători în ceea ce faceți. De fapt, mai mulți angajatori care mi-au trimis un tweet au subliniat că atunci când un angajat folosește o frază, ei presupun doar că el sau ea nu poate face ceea ce i s-a cerut.
Chiar vrei ca șeful tău să se îndoiască de tine din cauza unui singur cuvânt? Permiteți-mi să răspund pentru dvs.: Nu. Data viitoare când vă descoperiți „încercați” într-un e-mail, scoateți-l. Dacă nu sunteți cu siguranță dacă o puteți face sau nu, întrebați-vă de ce - dacă este din cauză că aveți informații vitale sau abilități specifice, adresați-vă părților relevante și aflați ce trebuie să obțineți sau să realizați pentru a vă transforma „Încercați” într-un „face”. Dacă acest lucru nu este posibil, managerul dvs. va dori să știe imediat. Atâta timp cât explicați de ce (exemplu: „Nu am autorizație de a accesa acea unitate partajată”), el sau ea va înțelege și vă va ajuta să eliminați obstacolul sau pur și simplu să redenumiți sarcina.
4. Sincer
Dacă ar exista vreun cuvânt care concurează cu „literalmente” pentru termenul cel mai des utilizat greșit, „sincer” ar fi acolo. Oamenii o stropesc în e-mailuri tot timpul ca umplutori, iar după un timp, căutarea de a arăta onestitatea începe să se simtă inautentică - ca și cum ai lăsa pe cineva într-un mare secret, acesta nu este deloc un secret.
Sincer, tăiați-l.
5. Gândește-te
Oamenii vorbesc despre frazele care se califică tot timpul („nu sunt sigur dacă aceasta este o idee bună, dar…”), dar una care pare să apară frecvent este „cred…” Nu mă gândisem cu adevărat la asta până când un manager de angajare mi-a trimis un mesaj, așa că am trecut prin e-mailuri de la angajații mei pentru a vedea dacă este adevărat.
Destul de sigur, acolo a fost. „Cred că ar trebui să mergem mai departe.” „Cred că ar trebui să ne așezăm și să vorbim despre asta.” „Cred că ne apropiem.” Au existat mai multe e-mailuri în care oamenii foloseau această frază în sus de trei ori într-un paragraf. Și, în timp ce am observat ambele sexe care o foloseau, femeile tindeau să scrie „cred” mult mai des.
Data viitoare când trimiteți un mesaj, trebuie doar să renunțați la „Cred că…” și să vă împărtășiți opiniile. La urma urmei, dacă e-mailul vine de la dvs., oricine îl trimiteți vă va atribui imediat orice gânduri.
Ei spun că mai puțin este mai mult și cred sincer că, probabil, încercarea de a-ți scurta e-mailurile este și cea mai bună cale de urmat. Vezi ce am făcut acolo?
