La ultima mea slujbă, unul dintre membrii echipei superioare a fost notoriu pentru faptul că a trimis e-mailuri la toate orele zilei sau ale nopții. Nu a fost neobișnuit să mă duc la culcare la ora 11 PM și să mă trezesc cu o cutie de e-mail goală, pentru a salva una de e-mail extrem de scurtă și la punct. În ciuda faptului că nu mi-a adresat niciodată numele și, de fapt, a inclus rareori un fel de salut înainte de întrebarea ei directă, ea nu a reușit cumva să pară nepoliticos sau solicitant.
Împreună cu un „mulțumesc!” Urmând orice ar fi trebuit să răspundă, ea a semnat întotdeauna numele cu un x. Acum, un x, după cum fără îndoială știți din scrisoarea de dragoste care închide „xoxo” reprezintă de obicei un sărut; în scenariul locului de muncă, însă, este pur și simplu un gest prietenos, mult mai puțin formal decât închiderea cu un „Best”, sau „Salutări”.
Sunteți sigur că această semnătură populară în prezent nu este singura modalitate de a salva mesajele scurte de la sunarea nepoliticoasă; de fapt, există cel puțin cinci moduri ușoare de a-ți menține politele de e-mail politice, indiferent de câte cuvinte sau puține - cuvinte pe care le scrii. Nu veți dori să aplicați toate aceste cinci idei de fiecare dată, iar pe care le utilizați vor depinde foarte mult de audiența dvs. și de relația și nivelul de confort cu acea audiență, dar sunt recomandări bune. Și sperăm că vă vor economisi mulțimi de timp și energie, astfel încât să vă puteți concentra pe lucruri mai importante.
1. Utilizați puncte de exclamare
Dar nu prea multe. Sunt destul de oprit când fiecare linie se termină cu semnul exclamării. Nu ai sentimente la fel de puternice pentru tot ceea ce spui. Nici măcar nu mă apuca să includ două sau trei pentru a închide o propoziție sau o idee (le salvez pe cele pentru mesaje cu prietenii mei, și tu ar trebui și tu). Alegeți cu multă înțelepciune interjecțiile cu volum mare și vă rugăm să vă exercitați.
Incearca asta:
Trimis din memoria mea externă.
Înainte de a trimite ceva, luați în considerare cu cine comunicați și gândiți-vă la modalități de a o menține pe scurt în funcție de locul în care vă aflați în discuție. Rețineți: odată ce mergeți înainte și înapoi, puteți renunța, de regulă, la salut și la semnătură.
Un lucru demn de menționat este și importanța de a fi atent la ceea ce răspundeți. Răspunsurile scurte pot fi nepoliticoase dacă răspundeți pur și simplu cu un „Sună bine!” Dacă a meritat un răspuns la o întrebare sau un fel de feedback, aceste două cuvinte vor fi greu de digerat, cu sau fără punctul de exclamație.
Linie de jos: cunoaște-ți publicul și, prin toate mijloacele, trimite paragrafe detaliate dacă situația o cere, dar concentrează-te pe numeroasele cazuri în care scurtul poate fi și dulce.
