Trimiterea unui e-mail este cea mai ușoară și cel mai puțin intruzivă metodă pentru a face solicitări în cadrul echipelor. Dar tocmai pentru că e-mailul este atât de fără efort, încât poate fi o pierdere completă de timp. Eliminarea unui e-mail vag care nu spune în mod clar destinatarilor ce ar trebui să facă sau de ce este importantă întrebarea dvs., va crea doar mai multă muncă pentru toată lumea.
Cele mai eficiente e-mailuri tratează subiectul ca un ID de apel și folosesc cuvinte care ajung la acest punct imediat.
Iată câteva variante și opțiuni pentru alegerea cuvântului care vă vor transmite mesajul în mod clar și vă vor împiedica să vă enervați sau să vă confundați colegii:
1. Când există sarcini de finalizat
Nu scrie: etc.
Nu scrieți: The, This sau These
Profesorii tăi din liceu aveau dreptate - să fii specific! Chiar dacă e-mailul dvs. urmărește o conversație sau o întâlnire recentă, este probabil să fie înregistrat ca ceva de făcut mai târziu. Când destinatarul dvs. este gata să îl citească, consultarea „Urmărirea ședinței personalului etc.” nu va fi utilă. În schimb, fiți clar ce aveți nevoie și scrieți: „Vă rugăm să rezolvați aceste întrebări de la ședința de personal” sau „Raportul discutat în ședința de personal”. Gândiți-vă la subiectul dvs., cum ar fi scrierea prealabilă a unui articol din listă de făcut, astfel încât să fie ușor pentru acea casetă pentru a fi verificat.
2. Când distribuiți un alt e-mail
Nu scrieți: „FWD:”
Scrieți: Ajutor
Acesta mă face mereu să mă gândesc la anii '90, când era obișnuit să vezi e-mailuri care mergeau așa ceva: „Fwd: fwd: fwd: fw: Trimiteți asta la 10 persoane și aceasta va fi ziua voastră norocoasă!” Dacă nu aveți cu adevărat trimit scrisori în lanț la locul de muncă (în mod serios, nu), probabil că împărtășești doar ceva despre care altcineva a scris că vrei ca colegul tău să citească sau să facă ceva despre asta. În acest caz, faceți-i o favoare și scrieți „Ați putea să mă ajutați să descifrez asta?” Sau „Se pare că clientul are nevoie de ajutor”. Sigur, poate ați planificat să scrieți acel mesaj în corpul e-mailului, dar subiectul este un loc mult mai bun dacă doriți ca acesta să fie observat rapid.
3. Când încerci să fii personal
Nu scrie: Hei
Scrie: Tu
Trimiterea unui „Hei” într-o linie de subiecte de e-mail este același lucru cu textul „Trebuie să vorbim” cu un prieten sau cu cineva cu care te întâlnești. Nu o face! Vei face ca destinatarul să fie suspect de orice va apărea și s-ar putea să sfârșești așteptând un timp pentru un răspuns, deoarece este posibil să nu se deschidă niciodată . Deoarece este posibil să aveți nevoie să discutați despre ceva personal sau privat, încercați „Când aveți timp pentru o conversație de 15 minute?” Această abordare scoate marginea și pune puterea în mâinile destinatarului pentru a alege un timp care să funcționeze pentru el. .
4. Când ai nevoie acum
Nu scrieți: urgent
Nu scrieți: azi
Când timpul este scurt și presiunea este mare, „urgent” este un cuvânt care nu poate produce decât panică. Iar panicarea este ultimul lucru pe care ar trebui să-l facă o persoană responsabilă pentru o sarcină. Dacă aveți suficient timp pentru a recunoaște necesitatea și a trimite un e-mail, aveți timp și pentru a anunța în avans că „Aceasta trebuie să fie prima dvs. prioritate astăzi”. Dacă este cu adevărat urgentă, faceți un apel telefonic sau vizitați personal in schimb.
5. Și încă o frază bonus
Nu în ultimul rând, este o frază pe care o spunem cu toții pentru a pune capăt e-mailurilor noastre, dar pe care o putem folosi rar pentru a ne adresa direct colegilor noștri: „Mulțumim.” Un scurt și simplu mesaj de apreciere va parcurge un drum lung în consolidarea legăturilor dintre dvs. și membrii echipei tale. Se spune că le recunoști eforturile și le prețuiești rolurile. Și sigur bate o încredere a încrederii.
