Convorbirile audio conferă numeroase beneficii pentru întâlnirile de afaceri și sociale, dar vin cu propriile lor probleme comune. Nerespectarea acestora poate însemna diferența dintre o întâlnire profesională, eficientă și eficientă și un apel de conferință abia înțelept al unui om sărac, care nu își atinge obiectivele. Iată șapte probleme comune și cum să le rezolvați.
1. Contextul zgomotului
Acesta este orice zgomot care provine de la un participant, în afară de vocea lor, cum ar fi scaunele zgomotoase, zgomotul de fundal, zgomotele mașinilor, ruginarea hârtiei etc. Ați luat aceste zgomote în special cu participanții care folosesc VoIP (voice over protocol internet) receptorul are microfoane dedicate și cu rază scurtă de acțiune, în timp ce VoIP funcționează cu un microfon cu dispozitiv care este mai sensibil. Un exemplu este sistemul de microfoane din computerele laptop. Unii oameni participă la conferințe utilizând dispozitivele lor hands-free.
Singura modalitate de a remedia această situație este de a face pe participanți conștienți de tulburările pe care le provoacă, ceea ce este cel mai bine realizat prin comunicare înainte de apelul la conferință. De exemplu, în calitate de organizator, este posibil să doriți să difuzați un e-mail pe eticheta apelurilor de conferință înainte de sesiune.
2. Echo
Echo-ul poate fi parte a zgomotului de fundal, dar este mai tehnic decât asta. Este posibil ca cineva care participă la apelul de conferință să aibă probleme cu telefonul - poate că nu are anularea ecoului, de exemplu. (Citiți mai multe despre cum să opriți producerea ecoului.)
Cineva cu ecou este în mod normal rugat să închidă. Așadar, este importantă o conștientizare proactivă a oricăror probleme tehnice cu telefoanele și alte echipamente utilizate într-un apel de conferință.
3. Lipsa managementului prezenței
Într-un apel de conferință audio, folosiți doar unul dintre simțurile dvs.: auzul. Nu veți vedea persoane cu care vorbiți sau nu ascultați. Cu excepția cazului în care țineți evidența fiecărei intrări și ieșiri din apelul dvs. de conferință, este posibil să nu fiți conștienți de prezența în publicul dvs., o dată adânc în conferință.
Această problemă rămâne fără o soluție definitivă până acum. Primul instrument care oferă orice fel de gestionare a prezenței este UberConference, care vă permite să vedeți cine vorbește, cine este aici, cine nu este, și așa mai departe. În ultima perioadă au apărut o serie de astfel de instrumente, unele cu interfețe vizuale interesante care reprezintă participanții cu icoane. Cea mai bună modalitate de gestionare a prezenței participanților poate fi simpla etichetă: cereți fiecărei persoane să-și anunțe venirea și plecarea ca o chestiune de curtoazie.
4. Muzică în așteptare
Oamenii în mod normal groom interfața lor de telefoane pentru utilizarea lor individuală, dar niciodată pentru apeluri de conferințe. În timp ce ar fi frumos pentru cineva care a fost pus în așteptare să audă muzică, va fi o provocare la un apel de conferință. Unii participanți ar putea pune conferința în așteptare în timp ce participă la un alt apel sau sarcină, de exemplu, adăugând astfel în mod neadecvat o atmosferă ritmică la conferință. Aici, din nou, o campanie de conștientizare preliminară a eticii de conferențiar este utilă.
5. Lipsa conducerii
În unele cazuri, dacă un grup nu are un lider, haosul va conduce în schimb. Acest lucru este posibil mai ales în cadrul unei conferințe. O persoană ar trebui să dirijeze discuția pentru a se asigura că toată lumea are suficient timp să vorbească și să acorde o atenție necesară și să readucă lucrurile la cale în cazul în care există încurcătură sau conflict direct.
6. Managementul defectuos al materialelor și documentelor
Multe conferințe se referă la documente, materiale și instrumente. Diseminarea incorectă a unor astfel de informații îi face pe unii participanți să se afle în întuneric în anumite puncte, cauzând astfel dezinteresul. Aveți grijă atunci să difuzați informațiile și documentele relevante tuturor participanților cu mult înainte de începerea conferinței.
O altă modalitate mai bună este de a utiliza instrumente de colaborare online, care permite interacțiunea cu astfel de materiale.
7. Calitate scăzută a apelurilor
Acest lucru se întâmplă adesea cu serviciul VoIP, care depinde de o serie de factori care includ lățime de bandă, codecuri, telefoane și alte dispozitive. Nu puteți face prea multe lucruri în acest sens dacă sunteți liderul conferinței sau organizatorul. Participantul care suferă de o calitate slabă a vocii trebuie să abordeze problemele tehnice de partea lor.
