O cutie poștală comună le permite clienților, furnizorilor și altora să trimită e-mailuri către o adresă centrală unde toți membrii unei echipe pot vedea și răspunde la aceste mesaje.
Ce este o cutie poștală partajată de Office?
Una dintre modalitățile cele mai eficiente de a partaja mesajele de poștă electronică cu un grup de persoane este să configurați o cutie poștală partajată Office 365. Cu o cutie poștală partajată, fiecare persoană alocată căsuței poștale are acces complet la mesaje. Ei pot citi e-mailurile primite, pot răspunde la mesaje, pot transmite mesaje și pot vedea cum au răspuns ceilalți la mesajele primite.
Atunci când un membru al echipei răspunde la un mesaj de poștă electronică din căsuța poștală comună, e-mailul este trimis de la adresa de e-mail partajată, nu de la adresa de e-mail a persoanei. Destinatarul e-mailului vede numai adresa căsuței poștale comune. Aceasta păstrează confidențialitatea adresei de e-mail a angajaților dvs. și conferă afacerii dvs. un aspect profesional.
Organizația dvs. poate crea cât mai multe cutii poștale partajate de câte aveți nevoie. Căsuțele poștale comune nu au nume de utilizator sau parole. Căsuța poștală comună nu necesită o licență Office 365, dar fiecare utilizator care este alocat căsuței poștale trebuie să aibă un abonament Office 365.
De ce să utilizați o cutie poștală partajată Office?
Serviciile de relații cu clienții, resursele umane sau departamentele de marketing care doresc ca mesajele de e-mail primite să fie răspunsate de următorul membru disponibil al echipei sunt exemple bune de utilizare eficientă a unei cutii poștale comune. Fiecare persoană alocată căsuței poștale comune poate vedea și răspunde la fiecare mesaj din cutia poștală respectivă.
Lucrul cu o cutie poștală partajată Office 365 nu este doar despre e-mail. Este vorba despre a ajuta oamenii din organizația dvs. să colaboreze mai eficient. Împreună cu cutia poștală comună, echipele dvs. vor avea acces la o listă de contacte partajată și la un calendar comun. Cu o listă de contacte partajată, toată lumea din grup are acces la adrese importante de e-mail. Cu calendarul partajat, membrii grupului își pot introduce întâlnirile într-o locație centrală pe care o pot vedea toți cei din grup.
Configurați o căsuță poștală partajată
Cutiile poștale partajate Office 365 pot fi configurate numai de administratorul abonamentului Office.
Urmați aceste instrucțiuni pentru a configura o cutie poștală comună:
- Conectați-vă la centrul de administrare Office 365 utilizând contul de administrator.
- Selectați Grupuri> Căsuțe poștale comune.
- Selectați Adăugați o căsuță poștală.
- În pagina Adăugați o cutie poștală, introduceți un nume pentru căsuța poștală comună în câmpul Nume. Un alias de cutie poștală este creat automat în câmpul E-mail, dar îl poți schimba la ceva diferit. După ce ați denumit cutia poștală comună, selectați Adăuga pentru a crea cutia poștală.
- Sub pașii următori, selectați Adăugați membri la această căsuță poștală.
- În pagina de membri Cutie poștală partajată, selectați Adăugați membri.
- Plasați un marcaj de lângă persoanele care vor avea acces la cutia poștală partajată. Dacă nu vedeți numele unei persoane în listă, introduceți numele acesteia în caseta Căutare. Când ați terminat, selectați Salvați.
Salvați e-mailurile trimise în căsuța poștală partajată
Când cineva trimite un mesaj de poștă electronică din căsuța poștală comună, o copie a acelui mesaj este salvată în dosarul Sent Items, nu în căsuța poștală partajată. Dacă doriți ca aceste e-mailuri să fie salvate în căsuța poștală comună, modificați setările pentru cutia poștală partajată.
Iată cum puteți salva mesajele de e-mail trimise în căsuța poștală partajată:
- Selectați Grupuri> Căsuțe poștale comune.
- Selectați căsuța poștală comună.
- Selectați Editați | × lângă setarea trimiterilor trimise.
- În pagina Articole expediate, deplasați cursorul la poziția On (Activat) pentru a copia articolele trimise ca această căsuță poștală și pentru a copia articole trimise în numele acestei căsuțe poștale. Când ați terminat, selectați Salvați.
Utilizați cutia poștală partajată în Outlook 2016, Outlook 2013 și Outlook 2010
Odată ce administratorul organizației dvs. a configurat căsuța poștală comună, utilizatorii dvs. nu trebuie să facă nimic pentru a afișa căsuța poștală comună în versiunea desktop a Outlook. Căsuța poștală comună va apărea automat în panoul Folder.
Pentru a trimite un e-mail din cutia poștală partajată:
- Deschideți Outlook.
- Selectați Email nou pentru a crea un mesaj nou.
- Selectați Din și alegeți căsuța poștală partajată.
- Introduceți mesajul și selectați Trimite.
Accesați căsuța poștală partajată din Outlook pe Web
Dacă doriți să lucrați cu cutia poștală partajată într-un browser web, va trebui să o adăugați manual.
Pentru a adăuga căsuța poștală comună la versiunea online a Outlook:
- Conectați-vă la contul dvs. Office 365 și selectați perspectivă app.
- În panoul de navigare, faceți clic dreapta pe numele căsuței poștale și selectați Adăugați un folder partajat.
- În Adăugați un folder partajat , introduceți adresa de e-mail a căsuței poștale partajate și apoi selectați Adăuga.
Căsuțele poștale comune și aplicația Mobile Outlook
Căsuțele poștale comune nu apar în aplicația mobilă Outlook. Aceasta înseamnă că, dacă doriți să accesați o cutie poștală partajată de pe telefonul smartphone, va trebui să deschideți un browser și să utilizați Outlook pe Web.
Veți observa o ușoară diferență în modul în care lucrați cu contul dvs. de e-mail individual în Outlook și cu căsuța poștală comună. Cu căsuța poștală comună, dvs. și membrii echipei dvs. veți lucra mai bine împreună pentru a răspunde la e-mailurile primite de la clienți, furnizori, furnizori și alții.
