Dacă sunteți ca mulți 9 - 5, probabil că veți petrece cea mai mare parte a zilei dvs. trimitând e-mailuri, iar restul urmărirea lor.
Dacă puteai să răspunzi la întrebarea ta sau să primești acel feedback în raportul tău într-un fel de timp util, poți face buldozele pe lista ta de activități și să o suni o zi înainte de căderea nopții. În schimb, e-mailul tău fără răspuns este înmormântat în căsuța de ești aglomerată a managerului și rămâneți disperat în cabina dvs., luând în considerare serios un semnal SOS. Ce faci?
Înainte de a atinge „trimite” pe un alt e-mail de check-in, schimbați linia subiectului la toate capacele și abordați acel punct de exclamație roșu iubit, folosiți aceste sfaturi pentru a-l înțelege corect.
1. Faceți-l Snappy
Auziți acest sfat atunci când vine vorba de toate formele de comunicare, dar transmiterea rapidă a mesajului dvs. este deosebit de importantă pentru e-mail. Blocurile lungi de text par a fi descurajante de citit, în special pentru managerii care sunt inundați constant de mesaje. Dacă un mesaj este prea lung, riscă să fie împins deoparte și revizuit atunci când este mai mult timp (ceea ce este, în multe cazuri, niciodată).
Gândiți-vă scurt, percutant și la punct. Folosiți gloanțe sau liste unde puteți. Păstrați paragrafele la patru până la cinci linii fiecare, astfel încât să fie ușor de degresat - ar trebui să vedeți mult spațiu alb în câmpul de mesaje. Și dacă este prea greu, ar putea fi un semn că încercați să acoperi prea multe subiecte într-un singur e-mail. Lipiți un subiect pe e-mail și trimiteți altele sub acoperire separată.
2. Adresați toate întrebările și solicitările potențiale
În același timp, doriți să fiți suficient de amănunțit în e-mailul dvs. că nu există loc pentru interpretare greșită sau necesitatea ca destinatarul dvs. să solicite mai multe informații. (Ultimul lucru pe care îl doriți este să obțineți în sfârșit acel răspuns - și în loc să primiți o decizie, primiți o întrebare!)
Așadar, anticipează-ți întrebările pe care le-ai putea primi înainte și răspunde-le. De exemplu, dacă ai nevoie de șeful tău care să aleagă un loc pentru un eveniment viitor, furnizează link-uri către site-urile restaurantelor sau hotelurilor, atașează fotografii ale spațiilor pe care știi că va dori să le vizualizeze și include o comparație a costurilor pentru opțiuni. .
Amintiți-vă: cu cât lucrați mai mult pentru e-mailul original, cu atât mai puțin va trebui să faceți urmărirea acestuia.
3. Obțineți specific în linia subiectului
Scrieți linii de subiect detaliate pentru ca destinatarul să înțeleagă clar problema și apelul la acțiune în corpul e-mailului. Sări fraze vagi precum „Întrebări pentru tine” și „Idee grozavă pentru ședință” și folosește în schimb ceva de genul: „Feedback necesar: puncte din ordinea de zi pentru ședința bugetară din primul trimestru.”
Această strategie vă va ajuta, de asemenea, să căutați cu ușurință mesajul din căsuța de e-mail în cazul în care destinatarul dvs. va apela pentru a discuta, mai degrabă decât să redactați prin email.
4. Evidențiați elemente de acțiune
Dacă întâmpinați mai multe puncte sau puneți mai multe întrebări în e-mailul dvs., asigurați-vă că acele articole ies în evidență de restul narațiunii, punându-le cu caractere aldine, evidențizându-le sau aranjându-le într-o listă de puncte. Contrastul atrage în mod firesc ochiul destinatarului asupra cărții mesajului (piesa pe care nu-ți poți permite să o rateze!) Și este ghidul perfect pentru skimmerii care viteză prin e-mail.
5. Conduceți cu numărul de nevoi
Cât de frustrant este când ai prezentat o serie de opțiuni în e-mail pentru care destinatarul poate alege, numai pentru a primi un răspuns care spune: „Sună bine!”? Pentru a evita acest lucru, asigurați-vă că obiectivele dvs. sunt clare din start. Pentru e-mailurile care includ mai mult de o întrebare, rețineți numărul de întrebări din prima linie a mesajului, astfel încât destinatarul să știe exact cât de multe să caute și să adreseze. Dacă stropiți întrebări în tot mesajul, riscați ca destinatarul să ignore informațiile pertinente.
6. Știți când să ridicați telefonul
Dacă simțiți că subiectul va solicita (sau necesită) mai multe e-mailuri fără niciun scop în vedere, săriți sau să opriți complet discuția prin e-mail. Unele afaceri sunt cel mai bine gestionate la telefon sau personal, mai ales atunci când logistica sau relațiile sunt complexe. De fapt, disponibilitatea dvs. de a ieși din spatele vălului de e-mail nu este doar cea mai eficientă în aceste cazuri, dar arată și asertivitate și inițiativă.
Dorind și sperând să nu vă deschidă mesajele, dar aplicarea acestor sfaturi va fi. Și dacă puteți face ca e-mailurile dvs. să iasă în evidență și să nu mai rotiți roțile pe urmăriri, gândiți-vă - puteți avea de fapt ceva mai mult timp pe mâini.
