Plasarea semnăturii dvs. este probabil cea mai ușoară parte a redactării mesajelor dvs. de e-mail și nu numai pentru că nu există reguli clare pentru această parte a etichetei de e-mail.
Plasați semnătura prin e-mail
Puneți semnătura dvs. de e-mail chiar sub sfârșitul răspunsurilor dvs. text, precum și în mesajele noi. Faceți acest lucru atât în e-mailurile pe care le trimiteți profesional, cât și în cele pe care le trimiteți familiei și prietenilor.
- Gândiți-vă, totuși, că nu utilizați o semnătură deloc în mesajele private, deoarece corespondența privată poate fi mai intimă decât mesajele formalizate folosind o semnătură foarte structurată.
- În răspunsuri, nici o semnătura sau una condensată nu sunt, de asemenea, opțiuni bune; în cele din urmă, destinatarul te cunoaște deja.
În practică, plasarea semnăturilor de e-mail va varia în funcție de preferințele pe care le-ați setat în programul dvs. de e-mail:
- Dacă includeți mesaje originale utilizând indentare și citare selectivă, semnătura dvs. va apărea de obicei în partea de jos a mesajului.
- Dacă citezi leneș, punând mesajul pe partea de sus a mesajului original (ne-fragmentat), semnătura dvs. va fi, de obicei, între mesajul dvs. și mesajul original pe care îl citează, chiar deasupra liniei "--Original mesaj".
Diferența dintre citatul leneș și citarea selectivă este adesea o funcție a clientului de e-mail pe care îl utilizați sau a standardelor profesiei dvs. Profesioniștii care iubesc Linux, de exemplu, se bazează adesea pe citare selectivă, în timp ce Microsoft Outlook implicit nu citează leneș.
Eliminați greșelile de plasare a semnăturilor pe care trebuie să le evitați
Punerea semnăturii dvs. în cazul în care nu aparține este greu o infracțiune majoră împotriva etichetei, dar totuși ar trebui să evitați greșelile de plasare comune pentru a reduce confuzia.
- Semnătura deasupra, răspundeți în rândul de mai jos: cititorii sunt condiționați să nu se uite prea departe de orice semnătura pe care o întâlnesc. Dacă programul sau serviciul dvs. de poștă electronică este configurat pentru a vă pune semnătura pe partea de sus a textului citat în răspunsuri și înainte, nu scrieți nimic în textul citat. Există șanse, destinatarii să vă plictisească răspunsul gol, dar posibil să nu fie suficient de lungi pentru a găsi răspunsurile dvs. în partea cotată. În schimb, răspundeți deasupra semnăturii sau mutați semnătura în partea de jos.
- Semnătura în partea de jos, răspundeți toate în partea de sus: dacă răspundeți în partea de sus, dar semnătura dvs. de e-mail este în partea de jos, destinatarii nu vor vedea niciodată semnătura sau, dacă o văd, semnătura îi poate trimite să vâneze pentru textul de răspuns in-line pe care aceștia l-ar fi ratat. În schimb: mutați semnătura deasupra părții cotate și sub răspunsul dvs.
Semnături în general
Semnătura dvs. de e-mail nu depășește patru sau cinci rânduri de text și conține delimitatorul de semnături standard. Semnătura dvs. nu depășește 75 de caractere. Evitați, acolo unde este posibil, să includeți imagini, deoarece unele programe de e-mail tratează imaginile încorporate cum ar fi atașamentele și le scoate din mesajul însuși.
postscripts
În mod natural, poziționarea semnăturii în locurile sugerate vă oferă opțiunea de a include postscript-uri chiar sub ea. Rețineți, totuși, că unele programe și servicii de e-mail tratează ceva sub semnătura separatorului de semnături a semnăturii în sine. Deci, ca alternativă, includeți post-textul de mai jos "semnat" textul principal al mesajului dvs. cu numele dvs., dar deasupra semnăturii e-mailului.
