Dacă sunteți ca majoritatea utilizatorilor, probabil că nu vă petreceți prea mult timp gândindu-vă la ce să numiți documentele când le salvați. Din păcate, acest lucru poate face dificilă găsirea fișierului pe care îl doriți fără un pic de căutare - este posibil să fie nevoie să deschideți chiar mai multe fișiere diferite pentru a găsi cea pe care o doriți.
Dezvoltarea unui sistem de numire pentru documentele dvs. și obținerea obișnuinței de a le utiliza vă va economisi timp și frustrare atunci când vine vorba de găsirea documentului de care aveți nevoie. În loc să căutați prin nenumărate documente cu nume de fișiere imprecise, un sistem de numire vă va ajuta să vă accelerați căutarea.
Sistemul de denumire corectă
Nu există nicio modalitate corectă de a numi fișierele dvs., iar sistemele de denumire vor varia de la utilizator la utilizator. Ceea ce este important este găsirea metodei care are sens pentru dvs. și apoi aplicarea acesteia în mod consecvent. Iată câteva sfaturi pentru a începe:
- Includeți data în care documentul a fost compus în numele fișierului dvs.:Acesta este potențial unul dintre cele mai utile elemente care trebuie incluse într-un nume de fișier, mai ales când aveți de-a face cu corespondența. Chiar dacă nu vă amintiți exact când ați compilat un document, probabil veți fi capabil să vă restrângeți căutarea la o anumită perioadă de timp.
- Includeți numele destinatarului în numele fișierului dvs.:Aceasta este o practică deosebit de valoroasă atunci când lucrați cu scrisori, dar poate fi un element util pentru alte tipuri de documente, cum ar fi contracte, note și chiar note.
- Indicați ce tip de document este fișierul:Din nou, aceasta va părea o dată pentru unii utilizatori, și asta pentru că este o parte atât de importantă a unui nume de fișier. Dacă căutați o scrisoare pe care ați scris-o, puteți elimina un fișier care are "contracte" sau "note" în nume.
- Acordați atenție modului în care comandați elementele din numele fișierului:Deși acest lucru nu vă poate ajuta să vă diferențiați fișierele, acesta vă va ajuta să le comandați atunci când căutați. Utilizând comenzile de sortare în caseta de dialog Deschidere în Word sau în Windows Explorer, puteți să sortați fișierele în ordine alfabetică (sau numeric) astfel încât să fie sortate după primul caracter din numele fișierului.
Aceasta nu este o listă exhaustivă de sfaturi despre denumirea fișierelor, dar este un loc bun pentru a începe. Odată ce începeți o practică de numire a fișierelor într-o manieră consecventă, veți dezvolta un sistem care să funcționeze cel mai bine pentru dvs. - și probabil veți veni cu niște trucuri proprii.
