Atunci când Adrean Turner a început un nou rol de contabil de costuri, una dintre sarcinile care i-au fost transmise de la predecesorul său a fost un raport lunar care a durat aproape două săptămâni la compilare. Ea a petrecut ore întregi în fiecare lună pentru primele sale luni la companie, chiar și când alte responsabilități se îngrămădeau pe biroul ei.
Atunci și-a dat seama de ceva. Nimeni - nici măcar șeful ei - nu i-a oferit niciodată feedback despre raport. Se dovedește că nu o priveau, cu atât mai puțin săpăm în datele pe care le furniza. Pentru a fi sincer, avea lucruri mai bune de făcut decât să petreacă atât de mult timp și să depună atâtea eforturi în ceva pe care nimeni nu a scos nimic.
„Am căutat modalități de a fi mai eficace și mai eficient”, spune Turner, antrenor în carieră Muse și autor al FIT pentru Succes. Una dintre aceste modalități ar fi să ștergeți spațiul din programul ei pentru lucruri care au avut un impact mai mare.
Cu toții am putea beneficia de examinarea lucrurilor din listele noastre de activități și a orelor din zilele noastre puțin mai îndeaproape. În spiritul curățării de primăvară sau al curățării în orice anotimp, iată șapte sfaturi care să te ajute să obții o manieră în programul tău.
1. Faceți stoc și urmăriți-vă timpul
Nu puteți curăța cu adevărat programul dacă nu știți ce se află - și include toate lucrurile din calendarul dvs. literal și oficial și toate lucrurile care nu sunt. „Întotdeauna spun că dacă vrei să-ți petreci timpul mai bine, trebuie să-ți dai seama cum îți petreci timpul acum”, spune Laura Vanderkam, autoarea Off the Clock: Feel Less No Busy while Getting More Done . „Oamenii au o mulțime de povești pe care și le spun despre timpul lor”, adaugă ea, dar acele povești nu sunt întotdeauna exacte.
Așa că vă recomandă să vă urmăriți orele timp de o săptămână sau chiar câteva zile folosind o aplicație, o foaie de calcul sau o bucată de hârtie. După ce ați examinat în mod obiectiv momentul în care vă trece timpul, puteți începe să sortați și să decideți ce trebuie să mergeți.
Vanderkam spune că îl poți canaliza pe Marie Kondo - Clasa de yoga, miercuri, stârnește bucurie? Cum rămâne cu acel spectacol pe care îl urmărești? - Dar numai la un punct. „Este un lucru ridicol să crezi că totul va stârni bucuria. S-ar putea să-ți iubești meseria, dar naveta ta nu va stârni bucurie. Îți iubești copiii, dar schimbarea unui scutec nu va stârni bucurie ”, spune ea. Ideea este să vă întrebați: „Ce provoacă cea mai mare durere? Și despre ce pot face ceva?
Turner face un exercițiu similar cu clienții care doresc să facă o schimbare în carieră sau să urmărească acest lucru sau care, dar simt că sunt atât de ocupați încât nu au timp să se dedice obiectivelor lor. Ea îi determină să țină un jurnal de timp până la jumătate de oră timp de două săptămâni. Adesea își dau seama că timpul pe care l-au petrecut parcurgând rețelele de socializare sau discutând despre emisiunea lor preferată de pe Slack se adaugă la câteva ore pe care le-ar fi putut petrece făcând ceva mai productiv sau chiar ceva ce le place cu adevărat.
2. Purgeți ședințele și sarcinile recurente
După ce știi ce este în calendarul tău, poți și trebuie să te întrebi de ce , spune Heather Yurovsky, antrenor de carieră Muse și fondator al Shatter & Shine. „Care este scopul fiecărui lucru aici? Realizăm asta sau trebuie să se schimbe ceva? ”, Explică ea. „Cheia nu este să te sperii să îndoiești ce este în calendarul tău.”
Începeți cu întâlniri recurente, care pot construi și prelua foarte ușor calendarul dvs., deoarece, după cum subliniază Vanderkam, „fiecare nu trebuie să se justifice.”
Dacă sunteți instigatorul unei întâlniri recurente, Yurovsky vă încurajează să vă întrerupeți o dată pe lună și să vă întrebați: „Mai are sens acest lucru? Realizăm ceea ce ne-am propus să realizăm? Oamenii sunt angajați și contribuie? (Un semn că nu trebuie să se întâmple o întâlnire este că nimeni altcineva nu vorbește.) ”Dacă răspunsurile la aceste întrebări nu sunt, luați în considerare anularea ședinței, o face mai scurtă sau mai puțin frecventă sau comunicarea informațiilor relevante prin e-mail. .
Chiar dacă nu sunteți responsabil, puteți totuși lua măsuri, așa cum a făcut Turner cu acel raport lunar. Și dacă faceți acest lucru sugerând soluții, mai degrabă decât să puneți întrebări sau să prezentați probleme, spune Turner, „vă face să arătați ca și cum ați investit în ceea ce faceți.” Dacă este întâlnirea altcuiva, cereți o agendă și dacă trebuie să citiți sau să fiți pregătiți să discutați. S-ar putea să reamintești doar organizatorului să pună la îndoială acele întâlniri care au fost întotdeauna acolo.
3. Sortează lucrurile după importanță și urgență
Dacă ți-ai urmărit timpul, dar ai probleme să-ți acoperi capul în jurul a ceea ce ar trebui să rămână și ce ar trebui să meargă, Turner sugerează să folosești matricea de gestionare a timpului prezentată în cartea de afaceri clasică a lui Stephen Covey The 7 Habits of Highly Effective People: Lessons Powerful in Personal Change . Ideea este să sortăm activitățile după importanță și urgență și să le punem într-unul din cele patru cadrane:
- Cvadrantul I: Important, urgent include lucruri precum crize, întâlniri de ultimă oră pentru termene importante
- Cvadrantul II: Important, nu este urgent, include lucruri precum planificarea strategică, stabilirea obiectivelor pe termen lung
- Quadrant III: Nu este important, Urgent include lucruri precum anumite e-mailuri, apeluri telefonice, întâlniri și evenimente
- Cvadrantul IV: Nu este important, nu este urgent, include lucruri precum defilarea fără minte prin intermediul rețelelor de socializare, vizionarea de televiziune la care nu vă interesează
„Atunci, de fapt, trebuie să determinați ce trebuie să faceți mai mult și ce trebuie să faceți mai puțin pentru a vă asigura că sunteți cât mai productiv posibil”, spune ea. De exemplu, ați putea fi surprins de faptul că majoritatea activităților dvs. zilnice se încadrează în cadranele III și IV, astfel încât obiectivul dvs. ar putea fi reducerea acestora pentru a face loc activităților din cadranele I și II.
4. Minimizați sau externalizați
În unele cazuri, puteți spune doar nu (frumos) pentru a adăuga un anumit eveniment în calendar sau sarcină la lista dvs. Alte lucruri trebuie doar să se realizeze. Dar asta nu înseamnă că nu îi poți face să dureze mai puțin timp sau că trebuie să fii tu cel care să le faci.
Există o sarcină la locul de muncă pe care ai putea să o delegi sau să o externalizezi? În calitate de manager, este mai imediat posibil să transmiți o sarcină unuia dintre raporturile tale directe. Dar chiar dacă nu sunteți într-o poziție de supraveghere, gândiți-vă la modalități mici în care puteți face același lucru. Îți petreci ore întregi actualizând manual o bază de date sau un sistem? Ar fi posibil să vă asociați cu un inginer pentru a găsi un proces mai automatizat? Sau poți face comerț cu lucrările casnice obositoare pentru ca nimeni să nu se blocheze făcând-o de fiecare dată?
Dacă nu puteți transfera anumite sarcini altor persoane cu ridicata, încercați să minimalizați timpul și efortul pe care le solicită. Pentru a reveni la exemplul lui Turner, a lucrat cu șeful său pentru a reînnoi procesul de raportare, astfel încât a trimis instantanee rapide lunare și a întocmit doar un raport mai aprofundat trimestrial. S-a lămurit de timp pentru ea, în timp ce tot îi oferea șefului și colegilor informațiile de care aveau nevoie. Oricare ar fi asta, se pare că se angajează în programul dvs., vedeți dacă există o modalitate de a face mai puțin.
5. Creați blocuri
Este ușor să te uiți departe și să te întorci pentru a-ți descoperi calendarul cu diverse întâlniri și obligații. Indiferent dacă este vorba de voi sau de colegii care aruncați fiecare articol pe acolo, vă lasă doar o serie de perioade de cap în jos și puține speranțe de a îndeplini unele dintre cele mai mari sarcini pe farfuria. O parte din curățarea programului dvs. este de a găsi strategii pentru a împiedica să se aglomereze din nou - la fel cum ați face dacă ați organiza un spațiu fizic.
Chelsea Williams, antrenor în carieră Muse și consultant în talente, recomandă blocarea bucăților de timp din calendarul dvs. atunci când nu veți mai fi disponibili pentru a răspunde la e-mailuri sau apeluri telefonice sau pentru a participa la întâlniri. Puteți să-l utilizați pentru strategia de nivel superior sau timp de proiect concentrat (gândiți-vă la activitățile cadranului II). Deoarece este deja rezervat și vizibil în calendarul dvs., împiedică acumularea și afectarea altor lucruri asupra timpului de care aveți nevoie. „Creezi un spațiu”, spune ea. Și dacă faceți ca aceste blocuri să fie recurente, adaugă ea, ele devin o parte naturală a ritmului dvs. săptămânal.
„Sunt un mare fan al blocării timpului”, spune Yurovsky, care sugerează, de asemenea, anticiparea și abordarea altor nevoi cu această strategie. Dacă te simți părăsind biroul îngrijorat și neliniștit, de exemplu, ea recomandă blocarea ultimelor 30 sau 45 de minute din zi. Puteți evita să fugiți ușa imediat după o întâlnire și să vă oferiți șansa de a vă retrage și de a trece mai ușor. „Ori de câte ori blocați, începeți să vă simțiți împrospătați.”
6. Nu uita timpul de oprire
Gestionarea timpului nu se rezumă doar la o acțiune cât mai umană posibilă în programul dvs. sau la o curățare completă, astfel încât să nu puteți face absolut nimic. De asemenea, este vorba de a face loc lucrurilor non-work pe care le iubești și a celor care îți permit să te reîncarci.
„Vrei să fii ales în mod conștient timpul de oprire”, spune Vanderkam. „Gândește-te ce mă întinerește cu adevărat?” S-ar putea să fie natură, exercițiu, prieteni, artă, coacere sau orice altceva îți place, care îți umple bateriile metaforice. Pentru Vanderkam, lectura este unul dintre aceste lucruri. „Am devenit mult mai bine asigurându-mă că am cărți bune de citit”, spune ea, pentru că „când am o carte bună, citesc, asta fac ca alegere implicită pentru oprirea mea”., ea (ca mulți dintre noi) cade pradă derulării fără minte a rețelelor de socializare.
Nu este faptul că trebuie neapărat să creezi timpul de inactivitate în calendarul tău (sau, erm, dați clic și tastați-l acolo) - chiar dacă asta preferați, mergeți pentru asta! Amintiți-vă doar că ar trebui să fie o parte intenționată a ecuației. „Avem tendința de a umple spațiul deschis, deoarece comparăm ceea ce ni se cere sau să ne gândim să facem nimic”, spune Vanderkam. „Nu este o comparație potrivită. Comparația este cu toate celelalte lucruri pe care le poți face. ”
7. Pretinde viitorul că ești prezent
Când vorbești despre o joi de trei săptămâni distanță, este ușor să te gândești: „Așadar, sunt liber, sună grozav!” Și introduceți-l în calendarul dvs. fără să vă gândiți dacă vă veți simți la fel în miercuri trei săptămâni. minus pe zi de acum.
Dar „când te gândești la ceva în viitor, întreabă-te dacă o vei face mâine”, spune Vanderkam. „Știi câtă energie ai acum și presupui că va fi destul de similar mâine. Asta vă permite să fiți puțin mai prudent. ”Pe scurt, dacă nu ați fi încântat să o faceți astăzi sau mâine, probabil că nu veți fi încântat să o faceți acum trei luni, deci luați deciziile în consecință. Pentru că „până la urmă viitorul va fi mâine.”
Acestea fiind spuse, Vanderkam avertizează să-și facă obiceiul de a anula planurile de lungă durată în ultimul moment. „Dacă v-ați angajat să faceți ceva și dacă este vorba de oameni pe care îi apreciați, probabil ar trebui să tratați acest lucru doar ca o experiență de învățare”, spune ea. „Amintește-ți că nu este un sentiment bun și cum pot evita acest lucru în viitor?”
Cu alte cuvinte, curățarea programului dvs. nu înseamnă întotdeauna eliminarea lucrurilor care sunt deja acolo, eventual cu riscul de a deteriora relațiile profesionale sau personale. Este vorba despre a-ți lua un mâner la timp și a-l păstra în ordine.
Gândiți-vă la curățenia programului ca la un obiectiv pe termen lung. „Încurajez oamenii să fie îndrăzneți”, spune Vanderkam. Dacă ești puțin curajos și mult intenționat, vei putea face mai puțin din ceea ce nu îți place și mai mult din ceea ce faci.
