E-mail-ul a înlocuit poșta de melci pentru o mare parte din afaceri și comunicările personale. Pentru a trimite cele mai bune mesaje de poștă electronică, trebuie să fiți conștienți de câteva reguli. Poliția etichetată prin e-mail nu va veni după dvs. dacă nu îi urmați, dar sunt linii directoare care vă ajută să evitați greșelile, cum ar fi ofensarea unei persoane atunci când nu intenționați să faceți acest lucru și neînțelegerile cum ar fi jignirea atunci când nu sunteți gata să .
Aceste reguli de bază ale etichetei de e-mail ne ajută pe toți să comunice mai bine prin e-mail, și merită să le cunoaștem.
01 din 25Luați o privire secundă înainte de a trimite un mesaj
Tastați o singură dată, aruncați o privire de două ori și evitați e-mailurile jenante care au text greșit să meargă la destinatarul sau destinatarii greșit. Asa de:
- Întrerupeți un moment după ce completați un e-mail.
- Uitați-vă la numele destinatarului (destinatari).
- Citiți mesajul de e-mail.
Doar atunci ar trebui să alegețiTrimite. O uncie de prevenție este în valoare de un kilogram de vindecare.
În Gmail și în alte câteva servicii de e-mail, puteți activa o funcție de remediere care vă oferă câteva secunde pentru a anula pagubele potențiale chiar și după trimiterea unui e-mail errant. În cazul în care acest lucru nu este disponibil, încercați să lăsați câmpul Să gol sau să introduceți propria adresă de e-mail, astfel încât să vi se reamintească un aspect final înainte de trimitere.
02 din 25Nu implicit să răspundeți la toate
Dacă răspunsul este bun, atunci "Răspundeți tuturor" trebuie să fie mai bine. E drept, totuși?
Fiți atenți la mesajele primite ale destinatarilor și nu trimiteți răspunsul dvs. persoanelor care nu au nevoie de ele.
03 din 25Păstrați scurte e-mailuri
Nu intimidează destinatarii cu prea mult text. Compuneți în schimb un mesaj scurt și ușor de înțeles.
04 din 25Utilizați caracteristica de citare judicios
Credeți că citând textul original în răspunsurile dvs. de e-mail este o mulțime de muncă? Nu este. Uneori este importantă pentru continuitate. Este posibil ca destinatarul dvs. să nu știe la ce răspundeți, dar dacă citați partea din mesajul expeditorului în răspunsul dvs., intenția dvs. este clară.
În cele mai multe cazuri, puteți copia o parte din e-mailul expeditorului și apoi selectați "Paste as citation" (sau o versiune similară) în răspunsul dvs. Dacă mesajul expeditorului a fost lung, nu trebuie să citați întregul lucru.
05 din 25Scrie linii eficace de e-mail
Efectuezi erori prostești în subiectele tale de e-mail? Cheia pentru a vă citi mesajele, se dovedește, nu este să fii inteligent. În schimb, concentrați-vă pe dând linia de jos a mesajului sau pe rezumatul mesajului. Nu fi vorba de cuvinte și nu lasă cuvinte inutile. Dacă doriți ca destinatarul să ia o acțiune, spuneți acest lucru în linia subiectului.
06 din 25Curățați e-mailurile înainte de a le expedia
Transmiterea e-mailurilor este o modalitate excelentă de a împărtăși idei, dar asigurați-vă că ideea originală nu este pierdută în confuzie. Este foarte bine să utilizați o mână grea în editarea unor părți ale lanțurilor de e-mail care nu se aplică destinatarului de expediere - atâta timp cât părțile șterse nu schimbă intenția mesajului.
07 din 25Când sunteți în Doubt, Trimiteți e-mail text simplu, HTML nu este bogat
Nu toată lumea poate primi e-mailurile formatate. Unii pot fi chiar supărați. Pentru a fi mai degrabă sigur decât pentru a-ți pară rău, trimiteți mesaje e-mail simple în caz de dubii. Acest lucru este deosebit de important într-un cadru de afaceri, în care timpul poate fi limitat.
08 din 25Nu răspunde la e-mail
Probabil că sunteți suspect când vedeți o eșuare de e-mail prea surprinzătoare în e-mail. Nu faceți greșeala de a trimite prin e-mail orice poveste pe care nu ați investigat-o și care a confirmat că este adevărată.
09 din 25Nu răspândiți viruși
Asigurați-vă că nu răspândiți viermi și viruși prin e-mail sau că acționați ca un vehicul pentru răspândirea spamului. Toate acestea pot fi cauzate de e-mailuri rău intenționate. Din fericire, există protecție: Utilizați software anti-virus, păstrați-l actualizat și scanați fișiere individuale gratuit.
- Cel mai bun software Windows Anti-Virus
- Top software anti-virus Mac
- VirusTotal pentru scanarea fișierelor și a adreselor URL online
Explicați de ce vă transmiteți
O comunicare mai bună face relații mai bune. Pentru a redirecționa mesajele de poștă electronică și link-urile într-un mod care împărtășește informații relevante și promovează legăturile, specificați la e-mail, de ce credeți că destinatarul va găsi informațiile interesante interesate.
11 din 25Permiteți oamenilor să știe că e-mailul lor a fost primit
Filtrele Span sunt adăugări binevenite la serviciile de e-mail, dar ele nu sunt perfecte. Ocazional, vor primi un e-mail important. Străduiți-i pe alții această problemă de cedare și spuneți-le că ați primit e-mailul.
12 din 25Întreabă înainte să trimiteți atașamente uriașe
Nu blocați sistemele de e-mail prin trimiterea atașamentelor uriașe sau faceți-o numai cu permisiune.
13 din 25Vorbiți despre o singură temă numai pe e-mail
Faceți lumea mai puțin confuză. Încercați să vorbiți numai despre un subiect pe mesaj. Pentru un alt subiect, începeți un nou e-mail.
14 din 25Punctul de vedere
Cuvintele, colonul, cratimă și punct și virgulă - toate există pentru un motiv: ele facilitează înțelegerea semnificației intenționate a unei propoziții. Nu faceți viața mai dificilă și, eventual, mai puțin interesantă pentru destinatarii e-mailurilor dvs. Acordați atenție punctuării.
15 din 25Utilizați acronimele Disponibil
DYK? Nu toată lumea știe fiecare acronim și aceste abrevieri nu economisesc atâta timp oricum. Deci, utilizați puțini dacă aveți orice acronime, și numai dacă sunteți sigur că destinatarul își cunoaște semnificația. Este nepoliticos să faci pe cineva să ruleze o căutare pe ceva în e-mailul tău.
16 din 25Redimensionați imaginile la proporții utile pentru e-mailuri
Când fotografiile dvs. arată bine în e-mailul dvs., arătați bine. Păstrați imaginile de e-mail atașate nu mai mari decât ecranul prin redimensionarea acestora în stil - online și gratuit.
17 din 25Scrierea în toate capacele strigă
Nu striga în e-mailuri decât dacă vrei să spui. Textul scris cu majuscule este interpretat ca strigă și este, de asemenea, dificil de citit.
18 din 25Fii atent cu Ironia în e-mailuri
Nu chiar! Sunt serios. Sincer!
Un mediu care oferă un context redus, cum ar fi e-mailul, nu este adecvat pentru ironie și sarcasm, chiar dacă îl cunoașteți pe destinatar.
19 din 25Prindeți Typos prin imprimarea e-mailurilor
Pentru e-mailuri importante sau formale, sau pentru scrisori de dragoste, imprimați schița înainte de a face clicTrimite.
Pe o copie tipărită și cu un creion în mână, puteți găsi adesea virgule sau virgule greșite, nici tu și verificatorul dvs. de ortografie. Locul de muncă / relația pe care o economisiți poate fi a ta.
20 din 25Setați ceasul sistemului
Asigurați-vă că nu trimiteți mesaje din 1981 sau 3078.
21 din 25Când în Doubt, End e-mailuri cu "Multumesc"
Dacă nu știi cum să-ți spui la revedere la sfârșitul unui e-mail, există un lucru care va fi aproape întotdeauna potrivit. Mulțumiri.
22 din 25Unde să vă puneți semnătura
Fără o linie care spune "semnați aici", cum decideți unde să plasați semnătura dvs. de e-mail? Așezați-l chiar sub capătul textului.
23 din 25Te întrebi "Cum să faci asta în scris?" Utilizați "Asta"
Ați observat cum oamenii pe care îi înțelegeți foarte bine atunci când le ascultați devin cripți și plini de verbose atunci când încep să scrie?
Nu fi ca ei. Spuneți-le ca și cum ar fi și spuneți-le în același mod în care ați vorbi într-o conversație față în față. Acum nu este momentul să le impresionați cu stăpânirea voastră a limbii engleze. Du-te scurt și dulce.
24 din 25Comprimare fișiere
Mici este frumos, cel puțin atunci când vine vorba de atașamentele de e-mail. Deci, faceți fișiere mai mici înainte de a le trimite prin e-mail.
25 din 25Evitați mesajele "Me Too"
"Și eu" nu este suficient pentru a justifica un e-mail. E enervant. Așteptați până când aveți ceva de adăugat la conversație pentru a răspunde.
