În timp ce pierderea de date afectează toți cei care folosesc un computer, este deosebit de problematic pentru cei care folosesc software-ul de procesare a textului. Pierderea documentelor importante pe care le-ați petrecut atât de mult timp este frustrată - mai ales dacă sunteți ca majoritatea utilizatorilor, care creează documente direct pe computer și nu beneficiază de o copie scrisă de mână. Întrebările și povestile de durere despre recuperarea fișierelor pierdute abundă în forumurile on-line și bombardează departamentele de suport tehnic. Singurul mod sigur de a recupera fișierele pierdute este de a le restaura de la o copie de rezervă. Acesta este motivul pentru care un sistem de prevenire a pierderilor de date în primul rând este atât de important. Iată cinci modalități de păstrare a documentelor prelucrate în funcție de cuvânt.
Nu stocați niciodată documentele pe aceeași unitate ca sistemul dvs. de operare
În timp ce majoritatea procesoarelor de text vă vor salva fișierele în Documentele mele dosar, acesta este cel mai rău loc pentru ei. Indiferent dacă este vorba de un virus sau de un eșec al software-ului, majoritatea problemelor calculatorului afectează sistemul de operare și de multe ori singura soluție este reformularea unității și reinstalarea sistemului de operare. Într-o astfel de situație, totul de pe unitate va fi pierdut.
Instalarea unei a doua unități de hard disk în computer este o metodă relativ ieftină de a avea grijă de această problemă. Un al doilea hard disk intern nu va fi afectat dacă sistemul de operare este corupt și poate fi chiar instalat pe alt computer dacă aveți nevoie să cumpărați unul nou; în plus, veți fi surprinși de cât de ușor pot fi înființate. Dacă sunteți sceptici în ceea ce privește instalarea unei alte unități interne, o unitate hard disk externă este o opțiune excelentă. O unitate externă poate fi atașată oricăror calculatoare în orice moment, pur și simplu conectându-l la un port USB sau Firewire. Multe unități externe au, de asemenea, avantajul suplimentar al backup-urilor rapide și / sau programate; pur și simplu specificați folderele și programul, iar software-ul are grijă de restul.
Faceți copii de siguranță ale fișierelor dvs. în mod regulat, fără probleme unde sunt stocate
Este suficient să stocați fișiere într-o altă locație decât sistemul dvs. de operare; trebuie să creați regulat copii de siguranță ale fișierelor dvs. Și să ne confruntăm cu: Chiar și backup-ul dvs. este supus eșecului: DVD-urile se zgârie și hard drive-urile se sparg. Este logic să vă măriți șansele de a putea prelua un fișier, având oa doua copie de siguranță a acestuia; dacă datele sunt cu adevărat importante, ați putea chiar să vă gândiți să depozitați o copie de rezervă într-o seifă ignifugă.
Feriți-vă de atașamentele de e-mail
Chiar dacă sunteți sigur că nu conțin viruși, atașamentele de e-mail vă pot pierde datele. Gândiți-vă: Dacă primiți un document cu același nume ca unul pe unitatea dvs. și software-ul dvs. de e-mail este setat să salveze atașamente în aceeași locație, aveți riscul de a suprascrie fișierul care există deja acolo. Acest lucru se întâmplă adesea atunci când colaborați pe un document, iar colegii vă trimit actualizări prin e-mail. Asigurați-vă că setați programul dvs. de e-mail pentru a salva atașamente într-o locație unică sau, în afară de asta, gândiți-vă de două ori înainte de a salva un atașament de e-mail pe hard disk.
Feriți-vă de eroarea utilizatorului
Nu ne place să recunoaștem acest lucru, dar de multe ori ne inginizăm propriile probleme. Profitați de garanțiile incluse în procesorul dvs. de text, cum ar fi caracteristicile de versiune și modificările urmărite. Un mod obișnuit pentru utilizatorii care pierd datele este atunci când editează un document și șterge accidental porțiuni. După ce documentul este salvat, porțiunile modificate sau șterse se pierd dacă nu ați activat funcții care vor stoca modificări pentru dvs.
Dacă nu doriți să vă dezamăgiți funcțiile avansate, utilizați F12 înainte de a începe să lucrați pentru a salva fișierul sub un nume diferit. Nu este la fel de organizat ca unele din celelalte metode, dar este totuși un truc util.
Du-te la Cloud
Stocarea fișierelor și a copiilor lor de rezervă în sensul cloud-ului, un server aflat la distanță - devine din ce în ce mai frecventă. Oferă numeroase avantaje, cum ar fi repartițiile spațioase generoase, ușurința de utilizare, accesul de oriunde vă aflați și de orice dispozitiv pe care îl utilizați și de fiabilitate. Serviciile de stocare a cloud-ului își fac backupul propriilor servere, astfel încât există un strat dublu de protecție pentru fișierele stocate în acest fel. Din aceste motive, stocarea în cloud este din ce în ce cea mai bună opțiune pentru majoritatea oamenilor.
Există mai multe opțiuni gratuite de bază:
- Discul Google oferă 15 GB cu fiecare cont Google.
- Utilizatorii Mac primesc 5 GB cu iCloud, care este integrat în fiecare dispozitiv Apple.
- Microsoft oferă 5 GB de spațiu cu OneDrive, care vine cu conturile Office 365 și XBox.
Dacă aveți mai mult de stocat, serviciile de mai sus oferă opțiuni plătite, la fel ca multe alte companii de stocare în cloud
Păstrați copii hard ale documentelor dvs.
Nu este elegant și nu vă va împiedica să introduceți și să vă formatați din nou documentul, dar păstrarea unei copii tipărite a unui document important vă va asigura cel puțin că aveți conținutul fișierului - și că este mai bine decât să nu aveți nimic.
