Nu mai este considerat nebun să porți blugi la locul de muncă sau să iei băuturi cu șeful tău după ore, dar când vine vorba de utilizarea emojisurilor într-un e-mail, liniile devin puțin încețoșate.
Poate fi dificil să navighezi pe extrasul etichetei profesionale de e-mail. Dar este cel mai probabil principalul mod în care vă conectați cu șeful și colaboratorii dvs. (în afară de asta, știți, personal). Și asta înseamnă că fiecare mesaj pe care îl trimiteți este o șansă de a face o impresie bună … sau una proastă.
Iată nouă reguli de e-mail de lucru pe care trebuie să le urmați - dacă doriți să vă mențineți reputația online intactă.
1. Începeți cu o linie de subiect solid
Dacă trimiteți un e-mail către unul dintre superiorii dvs., rețineți că probabil au sute de mesaje în căsuța de e-mail.
Deci, ce face șeful tău cu cei mai mulți dintre ei? Fie apăsați ștergeți, fie stabiliți-le pentru mai târziu (și nu le citiți niciodată). Asta înseamnă că ai doar o singură șansă să le atragi atenția: O linie de subiect încântătoare te poate ajuta să te asiguri că o deschid.
2. Urmărește-ți cuvintele
Ați primit vreodată un mesaj text care s-a încheiat cu o perioadă? Dacă da, probabil ați crezut că persoana care v-a trimis-o a fost supărată pe tine (chiar dacă încercau să folosească punctuația corectă).
Acest lucru se datorează faptului că tipurile de cuvinte pe care le utilizați pot să potolească sau să supără pe cineva instantaneu. Evitați să folosiți cuvinte precum „hei” sau „urgent” și folosiți „tine” sau „astăzi”. (Confuz? Mai multe explicații mai jos.)
3. Scrie ca un editor
Este posibil să nu scrieți o lucrare de colegiu, dar asta nu înseamnă că nu veți obține o notă. Gramatica greșită, greșelile de ortografie și chiar lipsa unei introduceri, a corpului și a concluziilor te fac să sune ca și cum ai încerca să ajungi la inbox zero, să nu fii un angajat responsabil.
4. Fii curtenitor cu timpul Persoanei
Dacă veți trimite un e-mail cuiva, spuneți-i de ce îl trimiteți.
Dacă, de exemplu, atașați o prezentare, spuneți-le exact ce doriți să fie următorii pași (Aveți nevoie de aprobarea lor? Vrei să adauge o diapozitivă?). Dacă mergeți la CC pe cineva, spuneți-i de ce au fost incluși.
5. Folosiți Emojis cu precauție
Iată lucrurile despre emoji: Nu toată lumea este fan al lor. Chiar dacă lucrați într-un mediu casual, există încă un procent semnificativ din populația care lucrează care îi consideră neprofesionisti. Nu riscați dacă nu sunteți sigur cum va fi primit.
6. Atașați atașamentul
Pare evident, dar cu toții am fost vinovați pentru această încălcare prin e-mail în mai multe rânduri.
Verificați înainte de a apăsa trimite: Ați atașat atașamentul pe care l-ați spus că îl veți atașa? (Spune asta de 10 ori rapid.)
7. Încuiați-vă deconectarea (fără „cel mai bun” obișnuit)
Trebuie să terminați e-mailul prin înscriere, dar asta nu înseamnă că trebuie să spuneți „cel mai bun” sau „mulțumesc” la sfârșitul fiecărui mesaj (mai ales dacă nu aveți de ce să vă mulțumiți).
În schimb, optează pentru un salut care să fie profesional, dar funcțional. Încercați „salutări”, „respectuos” sau „Voi vorbi în curând”.
8. Utilizați o semnătură profesională (chiar și pe telefonul dvs.)
Dacă tocmai ați elaborat un e-mail profesional, bine scris, de ce ați dori să îl încheiați cu „Trimis de pe iPhone”? În schimb, alegeți o semnătură simplă și captivantă, care să vă includă titlul, profilurile de social media, site-ul dvs. web și poate chiar o imagine a feței.
9. Știți când nu trimiteți un e-mail
Desigur, indiferent de cât de bună este eticheta dvs., totul este degeaba dacă trimiteți prin e-mail ceva ce nu ar trebui să fiți.
De exemplu, dacă aveți nevoie de un răspuns super-rapid de la cineva, sună-i în schimb. Și dacă vrei să ceri șeful tău o majorare, programează o întâlnire (nu vrei să ai acea conversație prin e-mail).
Atâta timp cât urmați aceste nouă reguli, aproape întotdeauna veți primi e-mailurile citite și răspunsuri. Și hei, ai putea face o impresie bună șefului tău în timp ce ești la ea!
