Cele mai multe companii sunt familiarizate cu ceea ce se poate face în Microsoft Word și Excel, dar înțelegerea a ceea ce poate face Microsoft Access este un pic mai greu de înțeles. Ideea creării de baze de date și a încercării de a le menține pare a fi o utilizare inutilă a resurselor; cu toate acestea, pentru întreprinderile mici, acest program poate oferi mai multe avantaje distincte, în special în ceea ce privește gestionarea creșterii și organizării. Acesta oferă un mod mult mai robust pentru companiile mici de a urmări datele și proiectele decât Excel sau Word.
Accesul poate necesita mai mult timp pentru a învăța decât cele mai frecvent utilizate aplicații Microsoft, dar are și cea mai mare valoare adăugată pentru urmărirea proiectelor, a bugetelor și a creșterii. Toate datele necesare pentru a rula o afacere mică pentru comparare și analiză sunt menținute într-un singur program, ceea ce face mai ușor să executați rapoarte și diagrame decât în cele mai multe alte programe. Microsoft oferă o serie de șabloane pentru a simplifica procesul de învățare, iar utilizatorii pot personaliza șabloanele în timp ce merg. Înțelegerea fundamentelor Microsoft Access poate ajuta companiile mici să-și vadă valoarea deplină în operațiunile zilnice.
Bonus: Dacă utilizați deja o foaie de calcul, este ușor să convertiți foaia de calcul Excel într-o bază de date Acces.
Menținerea informațiilor despre clienți
O bază de date Microsoft Access permite unei companii să urmărească toate informațiile necesare pentru fiecare client sau client, inclusiv adrese, informații despre comenzi, facturi și plăți. Atâta timp cât baza de date este stocată într-o rețea în care toți angajații pot accesa și actualiza informațiile, informațiile pot rămâne actuale. Deoarece informațiile despre clienți sunt esențiale pentru fiecare afacere mică, baza de date poate fi asigurată (și ar trebui). Adăugarea formularelor în baza de date ajută întreprinderile mici să se asigure că angajații introduc datele în mod consecvent.
Pe măsură ce utilizatorii se familiarizează cu programul, pot fi adăugate componente mai elaborate, cum ar fi maparea adreselor clienților. Acest lucru permite angajaților să verifice adresele pentru noi clienți sau să planifice rute pentru livrări. De asemenea, permite companiilor să creeze facturi, să trimită e-mailuri și mesaje regulate și să urmărească când și cum au fost plătite facturile. Actualizarea și stocarea datelor despre clienți în Access este mai fiabilă decât o foaie de calcul sau un document Word și simplifică gestionarea acestor informații.
Urmărirea datelor financiare
Multe companii achiziționează software special pentru urmărirea finanțelor, dar pentru o afacere mică, poate fi depășită; în plus, tinde să creeze o muncă suplimentară. Nu numai că facturile pot fi create și urmărite într-o bază de date Access, dar pot fi înregistrate și toate cheltuielile și tranzacțiile de afaceri. Pentru companiile care au întreaga suită Microsoft Office, inclusiv Outlook și Access, memento-urile de plată din Outlook pot fi conectate la baza de date. Când apare mesajul de avertizare, utilizatorii pot efectua plățile necesare, pot introduce datele în Access, apoi închid mementoul.
Poate fi necesar să achiziționați software mai sofisticat pe măsură ce afacerea crește, iar acele companii au un avantaj dacă toate datele lor financiare sunt stocate în Access. Multe alte programe pot găzdui datele exportate din Access, facilitând migrarea informațiilor atunci când vine momentul.
Gestionarea marketingului și a vânzărilor
Una dintre modalitățile cele mai puțin utilizate, dar cele mai puternice de a utiliza Access este de a monitoriza informațiile de marketing și vânzări. Cu informațiile existente despre clienți deja stocate în baza de date, este ușor să trimiteți e-mailuri, pliante, cupoane și corespondență obișnuită celor care ar putea fi interesați de vânzări sau de oferte speciale. Întreprinderile mici pot urmări apoi câți dintre clienții lor existenți răspund următoarelor campanii de marketing.
Pentru clienții noi, pot fi create și monitorizate întregi campanii dintr-o singură locație. Acest lucru face mai ușor pentru angajați să vadă ce a fost deja finalizat, ce urmează să fie făcut și ce monitorizări sunt necesare.
Urmărirea producției și a inventarului
Similar cu urmărirea clientului, urmărirea datelor privind inventarul, resursele și stocul este esențială pentru orice afacere. Accesul facilitează introducerea datelor privind expedițiile în depozite și cunoașterea momentului când este necesar să comandați mai mult un anumit produs. Acest lucru este deosebit de important pentru producătorii care au nevoie de o serie de resurse diferite pentru a finaliza un produs, cum ar fi piese de avion sau ingrediente farmaceutice.
Chiar și industria serviciilor trebuie să păstreze inventarul și având toate aceste informații într-un singur loc facilitează a vedea ce computer este atribuit angajatului sau care determină când trebuie să fie modernizate echipamentele de birou. Indiferent dacă urmăresc vehicule, dispozitive mobile, numere de serie, informații de înregistrare, jurnale de utilizator sau durate de viață hardware, întreprinderile mici pot să-și urmărească mai ușor hardware-ul în Access.
Dincolo de hardware, companiile trebuie să poată urmări programele software. De la înregistrare și de la numărul de computere autorizate să utilizeze software-ul la informații despre versiuni și la utilizatori, companiile trebuie să poată trage rapid și precis informații despre configurațiile lor actuale.
Rularea rapoartelor și analizelor
Poate că cel mai puternic aspect al accesului este abilitatea utilizatorului de a genera rapoarte și diagrame din toate datele. Abilitatea de a compila tot ceea ce este stocat în diferite baze de date este ceea ce face ca Microsoft Access să fie o sursă de putere pentru întreprinderile mici. Un utilizator poate genera rapid un raport care compară costurile resurselor cu prețurile curente, poate crea o diagramă care să ilustreze cât de mult este disponibil pentru o campanie de marketing viitoare sau să efectueze o analiză care să identifice clienții care au trecut în urma plăților.Cu puțină cunoștință suplimentară despre interogări, întreprinderile mici pot lua controlul asupra modului în care văd datele.
Chiar mai important, Microsoft Access poate fi legat de alte produse Microsoft. Întreprinderile mici pot să revadă un raport, să caute date despre clienți și să genereze facturi în Word. O îmbinare de corespondență poate crea scrisori de e-mail în timp ce utilizatorul generează simultan un e-mail în Outlook. Datele pot fi exportate în Excel pentru o examinare mai detaliată a detaliilor și, de acolo, pot fi trimise la PowerPoint pentru o prezentare. Integrarea cu toate celelalte produse Microsoft este probabil cel mai bun motiv pentru a utiliza Access pentru a centraliza toate informațiile unei companii.
