Există o epidemie - o epidemie de e-mailuri proaste.
Chiar mi-am dat seama după ce a fost a cincea oară când șeful meu a comentat un e-mail pe care i-am trimis să se uite peste: „E un e-mail cu adevărat bun! Primeam. Au existat erori de gramatică oribile, greșeli de ortografie jenante, nume incorecte, emoticoane, lipsa saluturilor sau plăcerilor corespunzătoare și scrierea proastă. As putea continua si mai departe.
Nu este că suntem incompetenți, oameni. Doar că nu punem grijă în e-mailurile noastre pe care mulți dintre ei le merită. Să spunem că un editor ar putea avea grijă.
Așadar, pentru a ne ajuta pe toți să ne îmbunătățim comunicarea la locul de muncă, iată ghidul editorului de a scrie emailuri care vă vor câștiga respect (și răspunsuri). Țineți cont de aceste idei data viitoare când veți trece prin curierul de bord și vedeți ce impact au câteva mici modificări.
Incetineste
Știu că suntem cu toții într-o cursă pentru a ajunge la inbox zero. Și sigur că, în unele cazuri, aruncarea unui e-mail rapid are sens: atunci când sunteți în mijlocul unui fir lung de comunicare cu un coleg apropiat, când tocmai ați tras un document șefului dvs. și altele asemenea.
Dar, în cea mai mare parte, o comunicare eficientă (și o scriere bună) necesită timp. Este nevoie de timp pentru a-ți formula gândurile, a-ți da seama ce încerci de fapt să spui și a-ți scrie mesajul într-un mod clar. Și, în cele din urmă, asta este e-mailul - o formă de comunicare. Nu este o sarcină.
Așa că, data viitoare trebuie să scrii un e-mail mai aprofundat cuiva, acordă-i timpul pe care îl merită. Blocați-l din calendar dacă trebuie. Și nu vorbesc cinci minute pe e-mail - nu este neobișnuit să petrec mai mult de 15 minute pe un e-mail bun, mai ales dacă este prima mea comunicare cu cineva pe care vreau să o impresionez. Lasă-te să ai acest timp și nu simți ca și cum ai fi lent sau neproductiv. Simți că o faci bine.
Asigurați-vă că are un început, mijloc și sfârșit
Doar pentru că trăim într-o lume cu 140 de caractere, nu înseamnă că e-mailurile dvs. ar trebui să fie așa. De fapt, vom avea un pic de aruncare spre engleza liceului aici și eseul clasic în stilul hamburgerilor; adică fiecare eseu are nevoie de o introducere, un corp și o concluzie.
Ar trebui să vă gândiți la e-mailurile dvs. având aceeași structură. Fiecare secțiune nu trebuie să fie lungă, dar mai ales într-o comunicare inițială, ar trebui să fie acolo. Deci, ce ar trebui să includă fiecare secțiune?
introducere
Începeți întotdeauna cu un salut - s-ar putea să se simtă arhaic, dar chiar face diferența. Apoi, în funcție de natura relației tale, paragraful de deschidere este un loc minunat pentru un salut prietenos ( „sper că căutarea ta de locuri de muncă merge bine!” ), O amintire a contextului conversației tale ( „A fost atât de plăcut să te bucuri să vorbesc cu tine săptămâna trecută. ” ), sau o prefață despre motivul pentru care ajungi ( „ Am vrut să ating bazele despre… ” ).
Corp
Aici ajungeți la punctul central al e-mailului. Cel mai important lucru de reținut aici este să oferiți destinatarilor toți informațiile de care au nevoie pentru a lua orice acțiune cereți de aceștia. Aceasta include furnizarea de informații contextuale, detalii sau date necesare și prezentarea acestora într-un mod logic, coerent. Dacă e-mailul este trimis pentru a transmite informații sau o decizie (în loc să ceară o favoare), asigurați-vă că includeți raționamente sau explicații.
Concluzie
Concluzia e-mailurilor este puțin diferită de concluziile eseurilor. În loc să rezumi ceea ce ai vorbit deja, ar trebui să-l înveți cu pași de acțiune. Dacă cereți să vă întâlniți pentru o cafea, propuneți o dată și o oră. Dacă primiți contribuții pentru un proiect, reamintiți-le colegului dvs. exact ce aveți nevoie și când. Și, dacă oferiți doar informații, reamintiți-vă contactului dvs. că este binevenit să vă vină cu orice întrebare. În cele din urmă, cel puțin în e-mailul dvs. inițial, întotdeauna închis cu un semn de salut și complet.
Poate părea foarte multe, dar așa cum am spus, nu trebuie să fie lung. De exemplu, acesta este un e-mail pe care l-aș putea trimite către cineva cu care vreau să iau cafea cu:
Hei Dave!
Este atât de frumos să te cunosc! A fost atât de grozav să vorbesc cu Alex, iar când a menționat că știa că am sărit pe ea.
Îmi place ceea ce faceți voi la compania dvs. și ar fi minunat să discutați cu dvs. despre modul în care credeți despre publicarea online, reproiectarea recentă și alte lucruri despre munca pe care o petrecem amândoi în viață.
Credeți că veți avea timp în săptămânile următoare pentru a vă întâlni? Aș fi fericit să mă plimb cu birourile sau să iau cafea - orice vă este mai convenabil!
Cel mai bun și fericit luni.
Erin
Deci, mult mai bine decât, "Hei Dave, vrei să iei cafea cândva?" dreapta?
Verificarea corectă și verificarea faptelor
După ce ați terminat tastarea e-mailului, nu ar trebui doar să îl trimiteți pe lume. Citiți întotdeauna e-mailurile, cel puțin o dată. În afară de verificarea greșelilor de ortografie și de gramatică de bază, de asemenea, verificați lucruri precum ortografii de nume, evenimente la care faceți referire sau date pe care le menționați. Adresarea unui e-mail „Hei Jon”, atunci când ar trebui să fie „Hei John”, poate părea un lucru mic, dar contactul dvs. va observa - și primele impresii fac o diferență uriașă.
Acesta este, de asemenea, un punct bun pentru a vă gândi la tonul de e-mail. Sună prea asemănător afacerilor când încerci doar să fii prietenos? Ești prea entuziasmat cu punctele de exclamație și emoticoanele în detrimentul profesionalismului? Încercați să dați un pas înapoi și să luați în considerare modul în care cineva care citește e-mailul pentru prima dată va reacționa la acesta - și ajustați-vă corespunzător. Pentru e-mailuri deosebit de importante, cer și altcuiva să-l privească - un set suplimentar de ochi editorial nu a rănit pe nimeni.
Gândește-te cum te-ai simți dacă ar fi public
În cele din urmă, înainte de a ajunge să trimiteți, gândiți-vă cum te-ai simți dacă acest e-mail ar fi fost citit de oricine, în afară de persoana la care o trimiți. Ce se întâmplă dacă, cumva, ar fi aterizat în căsuța ta? Dacă se publică pe web? (Hei, se întâmplă.) Acesta este un control final excelent pentru a vă asigura că e-mailurile dvs. sună respectuos și profesionist și în cele din urmă reprezintă modul în care doriți să vă prezentați în lume.
Știu, sună ca multă muncă de pus într-un singur e-mail. Dar, cu numărul de e-mailuri proaste pe care le primim cu toții în fiecare zi, oamenii vor observa cu adevărat diferența atunci când unul bun va intra în inbox. Și asta ar putea fi diferența dintre a fi ignorat și a obține ceea ce îți dorești.
