Ați primit vreodată sentimentul acela de scufundare când reveniți la e-mailul dvs. după câteva zile (sau chiar ore) petrecute și vedeți că volumul de mesaje fără răspuns a ajuns deja la proporții de neevitat?
O cutie de intrare neliniștită se poate simți ca o gaură copleșitoare din care nu te vei săpa niciodată. Dar nu trebuie să fie așa! Cu câțiva pași simpli, vă puteți organiza mesaje primite, puteți prelua controlul mesajelor de intrare și reduceți serios anxietatea prin e-mail.
Ștergeți-l
Știu că acest lucru va părea descurajant pentru mulți, dar recomand cu tărie să folosești inbox-ul tău doar pentru ceea ce este destinat: mail nou. Gândiți-vă la e-mailul cu melc ca la o analogie. Dacă ați pune fiecare pachet sau scrisoare pe care ați primit-o pe masa de bucătărie fără să o depuneți sau să o aruncați, bucătăria dvs. va deveni în curând o grămadă de hârtii de neinstruit. Inbox-ul dvs. funcționează în același mod - este cel mai eficient atunci când îl ștergeți.
Începeți prin a șterge orice e-mailuri pe care le primiți la care nu veți dori niciodată să aveți acces din nou (cum ar fi anunțul vânzării de săptămâna aceasta pe zboruri către Maui - din păcate, nu în acest an). Fii atent și nu ștergeți articole, este posibil să doriți o înregistrare din linia de jos (cum ar fi o chitanță de la achiziția dvs. Amazon).
Apoi, încercați să trimiteți e-mailurile pe care doriți să le păstrați în dosarele relevante sau (pentru utilizatorii Gmail) arhivându-le. Scopul meu este întotdeauna să pot vedea toate e-mailurile din căsuța de e-mail, fără a fi nevoie să derulați în jos sau să faceți clic pe „pagina 2.” Mă simt mai puțin stresat când pot arunca o privire rapidă la tot ce am nevoie pentru a face față, toate pe o singură pagină. Și, să fim sinceri: dacă un e-mail este la pagina 2, probabil că nu va fi tratat oricum.
Dezabonare
Cel mai mare blocator al căsuței poștale este chestiunea pe care o obțineți în mod recurent. Și nu sunt doar buletinele electronice de vină - Facebook, Twitter și cele nouă site-uri de tranzacționare zilnice la care vă abonați acum, de asemenea, vă completează mesaje primite cu actualizări.
Așa că, data viitoare când aruncați o jumătate de duzină de e-mailuri fără să le deschideți, luați notă de ce ștergeți. Dacă aruncați e-mailuri de la aceeași sursă de trei ori fără a le deschide, este timpul să vă dezabonați. Inbox-ul dvs. vă va mulțumi.
Consolidare, consolidare, consolidare
Din ce în ce, oamenii trebuie să se ocupe de mai multe mesaje primite. Adresa dvs. de muncă, adresa .edu, numele dvs. profesional de [email protected], poate chiar acel cont vechi de Hotmail pe care prietenii dvs. de liceu nu par să-l scoată din agenda lor.
În cele mai multe cazuri, va trebui să vă mențineți e-mailurile personale și de lucru separate, dar dacă aveți flexibilitate, consolidarea mai multor adrese de e-mail vă va oferi mai puține locuri pentru a vă autentifica și gestiona. O opțiune este să întrerupeți adresele mai vechi, dar puteți opta, de asemenea, să trimiteți o adresă de e-mail către alta - deci veți fi acoperit indiferent unde vă trimit mail, dar veți putea totuși să păstrați totul depus în același loc.
Faceți-vă Inbox-ul să funcționeze
Una dintre caracteristicile mele preferate de Gmail este filtrarea automată: vă antrenați căsuța de e-mail pentru a ști unde să trimiteți un e-mail și cum să o etichetați. Orice de la mama mea este înregistrat ca „Familie”, iar lucrurile trimise listei de email a grupului de prieteni de la colegiu sunt etichetate în consecință. În acest fel, când caut ceva mai târziu, este întotdeauna ușor de găsit.
Puteți utiliza, de asemenea, Gmail pentru ca anumite e-mailuri să vă sară inbox-ul automat. De exemplu, dacă plătiți automat factura prin cablu, așa cum fac eu, puteți să o arhivați automat și să adăugați eticheta „Financiar”. Nu trebuie să o vedeți niciodată, dar dacă aveți nevoie, știți unde să găsiți aceasta.
Planificați „Mai târziu”
Știi acele e-mailuri la care știi că nu vei ajunge până mai târziu, dar îți este teamă că vei uita? Acum există un plugin numit Boomerang (disponibil în prezent pentru Gmail și Outlook), care este perfect pentru a face față cu ei. Puteți programa un e-mail pentru a dispărea și reveni mai târziu - atunci când sunteți gata să faceți față cu acest lucru - lăsând inbox-ul mai clar până atunci.
Boomerang are și alte alte bonusuri (destul de schimbătoare de viață). Vă permite să programați un e-mail pentru a fi trimis ulterior și vă permite, de asemenea, să configurați e-mailuri recurente. Puteți, de asemenea, ca Boomerang să vă ofere un memento dacă cineva nu vă va reveni. De exemplu, când trimit un e-mail Julie luni despre un raport de care am nevoie pentru vineri, pot să-i rog lui Boomerang să facă ca lanțul de email să revină în partea de sus a căsuței de e-mail la 10:30 AM joi, dacă nu a răspuns încă. Și dacă răspunde, Boomerang știe să nu readucă joi e-mailul. Briliant, nu?
Sunteți gata să începeți? Scrieți o perioadă în această săptămână pentru a vă revizui curierul de primire. S-ar putea să vă ia câteva ore, dar vă promit că timpul (și stresul) pe care îl economisiți pe termen lung va face tot efortul dvs. să merite.
