Uneori trebuie să scrii e-mailuri dure.
Trebuie să împărtășiți feedback cu cineva dintr-un alt birou, sau să nu fiți de acord cu părțile interesate sau să spuneți cuiva că s-a încurcat - iar configurarea unui apel sau a unei întâlniri în persoană ar fi o supraacționare (și riscați ca situația să fie o afacere și mai mare) .
Acestea fiind spuse, când notele cele mai benigne pot fi interpretate greșit, miza este și mai mare atunci când ai ceva critic de spus.
În calitate de cineva care lucrează de la distanță - trimit în mod constant oameni cu feedback. Și, chiar dacă am făcut-o de sute de ori, mai am o mică groapă în stomac când scriu că munca cuiva are nevoie de multe schimbări.
Dar oamenii răspund adesea mult mai pozitiv decât mi-aș fi imaginat. Cred că o formulă pe care o folosesc face ca e-mailurile dure să devină cât mai amabile și utile.
Iată cum se descompune:
Linia 1: Spune ceva prietenos
Când scrieți linia de deschidere (după salut, adică), poate fi util să vă imaginați că este o conversație. Dacă cineva s-a apropiat de tine și a înjunghiat chiar în punctul său, ai fi dat jos.
De aceea, o linie de genul Cum a fost weekendul tău? sau sper că această notă te găsește bine, oricât de de prisos ar părea, ajută să dai drumul lucrurilor în nota corectă.
Linia 2: Mulțumesc Lui sau ei
Dacă este cazul, este bine să notăm eforturile celeilalte persoane. Nu doriți să vă aruncați corect în ceea ce au făcut greșit fără să recunoașteți timpul petrecut în ceea ce au trimis.
Este la fel de ușor: Mulțumesc mult pentru dumneavoastră.
Linia 3: evidențiază ceva pozitiv
Nimeni nu vrea să se simtă ca un idiot (sau ca și cum ai crede că sunt proști). Așadar, deși nu doriți să bateți în jurul tufișului, este important să vă luați timp pentru a indica o forță a muncii celuilalt.
Încercați, pot vedea unde ar duce, de exemplu, puteți spune un raport direct că puteți vedea modul în care strategia pe care au implementat-o ar ajuta echipa să funcționeze mai bine. Sau, s-ar putea să-i spui unui coleg că au făcut o treabă excelentă adresându-se preocupării principale a clientului.
Desigur, este important să păstrați acest comentariu sincer. Ar trebui să menționați ceva care este de fapt benefic și nu ar trebui să laudați lauda atât de extins încât restul mesajului dvs. orbește total destinatarul.
Corpul e-mailului: parcurgeți modificările (și rezultatele)
Credeți sau nu: oamenii apreciază că știu de ce ai ales să faci lucrurile diferit. Este contra-intuitiv (pentru că cine vrea să audă cum s-au încurcat în detaliu?), Dar, în realitate, arată că ai o opinie ridicată despre ei.
Demonstrează că nu ai fi de acord cu ei doar de dragul ei. Dincolo de asta, vă arată că sunteți suficient de deștepți pentru a învăța din feedback și pentru a vă răspunde așteptărilor dvs. înainte.
Pentru a evita să explicați excesiv ceea ce a mers greșit, limitați-vă la propoziții care urmează formatul de …. Și dacă aveți mai multe modificări, folosiți gloanțe.
Arată astfel:
Sau:
- Veți vedea că am făcut unele modificări la puntea de joc, pe baza feedbackului echipei de conducere.
- Pe aceeași linie, mi-ar plăcea să văd acele schimbări efectuate prin alte aspecte ale prezentării, pentru că am dori să fie consecvente.
Ultima linie
Întotdeauna încheie întrebând dacă ai putea clarifica ceva sau răspunde la orice întrebare.
În timp ce Vă rugăm, anunțați-mă dacă pot răspunde la întrebări, poate părea evident, acesta servește unui scop. Aceasta face ca întregul spirit al e-mailului dvs. să fie mai colaborativ.
Dintr-o dată, se spune de la „aici sunt schimbări - perioada” până la „aici sunt schimbări - mi-ai anunța dacă vreunul dintre ei nu are sens?” Vă arată că apreciați în continuare părerea celuilalt.
Apoi, tot ce ți-a rămas este un deconectare - orice semn standard off (cel mai bun, sincer, mulțumesc!) O va face.
Punându-l la capăt
- Exemplu de schimbare și modul în care va da un rezultat pozitiv
- Dacă este cazul: exemplu de schimbare două și modul în care va da un rezultat pozitiv
- Dacă este cazul: exemplu de schimbare trei și modul în care va da un rezultat pozitiv
Acum, după ce ai compus feedback cu adevărat constructiv, durează un minut să te gândești la subiectul tău. Poate tot ce ai nevoie este să răspunzi, dar s-ar putea ca o mică schimbare să afecteze întregul ton. (Știați că „astăzi” este de preferat „urgent”? Mai multe despre asta - și alte cuvinte de evitat - aici.)
Nu toate mesajele pe care le trimiteți vor fi pline de laude - și este în regulă. Dacă vă faceți timp să scrieți gânditor, va merge mult.
