Ați avut vreodată una din acele zile în care, după nouă ore ambalate la birou, încă nu ați eliminat un element important din lista de activități? Când simți că ai putea fi productiv - numai dacă ai lucra într-o cutie silențioasă, fără distracții și nu ai fost bombardat de e-mailuri, apeluri telefonice și colaboratori la fiecare 30 de secunde?
Dar, desigur, nu este cazul. Cei mai mulți dintre noi profesioniști tineri sunt așezați în cubulețe mici, înfundate, înconjurate de zeci de alți profesioniști tineri, în cubicule mici, înfundate și pline de distracțiile digitale în continuă ale telefoanelor, calculatoarelor și murelor noastre.
Abia este cel mai bun mediu în care să lucrezi. Așadar, cum putem regla distragerile de la birou, să ne ceară și să terminăm lucrurile? Iată șase soluții simple.
1. Deconectați-vă de e-mail
Doar pentru că primiți tone de e-mail în fiecare zi nu înseamnă că trebuie să fiți legat de Outlook (sau de Entourage sau Gmail). De fapt, faptul că e-mailul dvs. este constant pe ecran vă poate face mai puțin productiv.
O schimbare ușoară: nu aveți e-mailul deschis pe monitor toată ziua. În schimb, opriți toate alertele dvs. și faceți un efort concertat pentru a verifica doar mesajele la orele programate (le verific pe ale mele aproximativ o dată pe oră). Dacă acest lucru te enervează - dacă șeful tău e-mail frecvent sau ai un client care are nevoie de răspunsuri cu adevărat imediate - poți să personalizezi modul în care Outlook te avertizează, astfel încât doar lucrurile mari să îți atragă atenția.
2. Nu ridica telefonul
Doar pentru că sună, nu înseamnă că trebuie să-i răspunzi. Dacă ați dat deoparte o oră pentru a elimina un raport pentru șeful dvs. și primiți un apel de la un număr necunoscut, lăsați-l la mesageria vocală. Dacă nu așteptați un apel, nu merită să vă întrerupeți atenția. Crede-mă, dacă este important, apelantul va lăsa un mesaj și poți oricând să suni înapoi.
De asemenea, vă veți salva de stresul de a nu fi pregătiți pentru un apel - dacă ați strigat numerele timp de o oră și un loc apelează la o întârziere a expedierii, veți fi mai încântat dacă vă ridicați acum decât dacă vă opriți, concentrați-vă și apelați-vă mai târziu după ce ați depistat informațiile despre expediere.
3. Semnalează-ți colaboratorii
Atmosfera socială este una dintre cele mai bune lucruri despre a lucra într-un birou, dar este, de asemenea, una dintre cele mai distragătoare. O modalitate de a contracara acest lucru este de a stabili un sistem cu colegii de muncă, astfel încât să știți când nu trebuie să vă deranjați unii pe alții. Acest lucru este ușor când aveți o ușă de birou pe care o puteți închide, dar dacă nu, creați propriul semnal care spune „vă rog să nu mă întrerupeți acum”.
Poate fi la fel de simplu ca să puneți o pereche de căști (chiar dacă nu ascultați muzică) sau să vă lipiți accesoriul preferat de birou deasupra monitorului. Rețineți că acest lucru funcționează numai dacă vă faceți disponibili pe tot parcursul zilei - uneori oamenii au nevoie de atenția voastră.
4. Fii organizat fizic
Acum nu trebuie neapărat să vă păstrați dosarele fără hârtie sau codul de culori, dar dacă sunteți organizat - în orice fel funcționează pentru dvs. - și puteți găsi lucruri, veți fi mai productiv. (Biroul meu poate arăta ca o cutie de note post-explodate pe toată suprafața sa, dar am un sistem, jur!) Nimănui nu-i place să piardă 10 minute în căutarea minutelor de ședință de săptămâna trecută când trebuie să tastați. agenda acestei săptămâni.
Acesta este, de asemenea, un loc în care tehnologia poate ajuta cu adevărat. Mi se pare mult mai ușor să arhivez lucrurile digital, așa că am un punct să scanez totul și să îl salvez pe unitatea partajată a companiei mele. În acest fel, dacă sunt la telefon cu un client și trebuie să verific dublu un contract, pot doar să-l trag pe ecran - nu este nevoie să o pun în așteptare în timp ce mă învârt în jurul cabinei pentru dreapta. pliant.
5. Distrageți-vă!
Oamenii se concentrează adesea pe eliminarea distragerilor cum ar fi Facebook, site-urile de cumpărături online și transmiterea de materiale media la locul de muncă. Dar, atât cât ar putea șeful tău să te vadă agățat pe tastatură, privind fix acea foaie de calcul pentru toate cele opt (sau mai multe) ore pe zi, asta nu te va face să fii mai productiv.
De fapt, un studiu recent a arătat că „navigarea pe web poate reîmprospăta lucrătorii obosiți și își poate spori productivitatea, în comparație cu alte activități, cum ar fi efectuarea de apeluri personale, texte sau e-mailuri, și să nu mai vorbim deloc de treabă.”
Așadar, mergeți mai departe: Petreceți 15 minute să vă apucați de bârfele dvs. Gawker sau răsfoiți noile sosiri la JCrew. Pauză vă va face mai productiv atunci când vă întoarceți atenția asupra sarcinilor disponibile.
6. Păstrați un jurnal de lucru
În cele din urmă, și cel mai important, descoperiți cum lucrați cel mai bine personal. Încercați să scrieți tot ceea ce faceți în timpul zilei și cât timp vă durează - probabil veți fi surprinși.
Am început să păstrez un jurnal de lucru, astfel încât să pot analiza cât din ziua mea a fost preluată de sarcini administrative și cât a mai rămas pentru a dedica proiectelor pe termen lung. Dar, de asemenea, a sfârșit arătându-mi modelele de lucru - de exemplu, că primesc de departe cea mai mare muncă depusă după-amiaza. Recunoașterea asta m-a ajutat să stabilesc un program mai bun: Acum, lucrez târziu în loc să vin mai devreme și de obicei pot ambala mai multă productivitate în zilele mele.
Nu este întotdeauna ușor să rezolvați distragerile, ci doar gândiți-vă: cu cât sunteți mai productiv acum, cu atât mai repede veți ieși din pământul cubic și într-un birou - unde puteți închide ușa.
