Câțiva ani în urmă, am pășit într-o poziție de conducere unde, pentru prima dată, am fost responsabilă pentru supravegherea unei echipe de șase. Cu MBA-ul în mână și o analiză amănunțită a tipului meu Myers-Briggs, m-am gândit că ar fi o briză pentru a gestiona și motiva oamenii cu care am lucrat.
Dar, în timp ce aceste instrumente s-au dovedit utile, nu m-au pregătit în totalitate pentru una dintre cele mai dificile părți de a fi manager: să dau recenzii anuale de performanță. Se pare că managerii îi tem la fel de mult ca și angajații! Cu toate acestea, în ciuda aversiunii noastre naturale, recenziile sunt o parte inevitabilă (și importantă) a muncii și o parte critică a creșterii echipei tale. Așadar, dacă îți dorești să fii un manager de superstar, este timpul să devii cât se poate de bun la recenzii.
În acest spirit, iată cum să începeți.
Cele elementare
S-ar putea să fiți tentat să aruncați feedback-ul de ultimă generație pentru angajații dvs. săptămâna anterioară unei analize, dar probabil știți deja că nu ar trebui. Ar trebui să tratezi procesul ca pe o activitate de un an și să te gândești la ea cu mult timp înainte. Planificarea vă va ajuta să oferiți feedback mai cuprinzător și, atunci când sezonul revizuirii se va face, nu veți avea surprize pentru dvs. sau angajații dvs. și pentru asta ar trebui să vă străduiți.
Începeți prin a identifica cel mai bun moment al anului pentru a vă efectua recenziile. Aflați dacă organizația dvs. are un program sau un proces preferat (majoritatea companiilor mari) și luați în considerare momentul în care procesul de bugetare are loc sau când aveți opțiunea de a distribui bonusuri. Dacă aveți flexibilitate, doriți să evitați anotimpurile de lucru cu volum mare, deoarece procesul de pregătire și feedback poate fi solicitant și intens și nimeni nu vrea să facă recenzii în timpul sezonului ocupat.
În continuare, întocmiți-vă cronologia anuală în consecință și comunicați-le calendarul angajaților. Nimic despre o recenzie - de la conținut până la momentul - nu ar trebui să vină vreodată ca o surpriză.
Acum, din motive de ușurință, să spunem că sezonul dvs. de recenzie va fi la sfârșitul anului, în decembrie. Iată cum ar trebui să arate programul dvs. anual:
Ianuarie (începutul anului)
Stabiliți obiective și așteptări
La începutul anului, aveți o întâlnire cu angajații dvs. pentru a vă împărtăși obiectivele și așteptările anuale pentru echipă. Apoi, întâlniți-vă individual cu ei pentru a vă stabili propriile obiective de performanță. Acest lucru nu numai că vă asigură că toată lumea își exprimă clar așteptările pentru anul, ci vă oferă și un contur clar pe care trebuie să îl urmați de fiecare dată când discutați despre performanță în următoarele luni.
Cea mai bună modalitate de a stabili obiective este de a utiliza cadrul SMART ( S specific, M ușurabil, A credibil, orientat spre R, orientat spre excese, T ime). (Aveți nevoie de o informație primită? Obțineți informații despre elementele de bază aici.) Și amintiți-vă că, deși obiectivele ar trebui să fie specifice rolului fiecăruia, acestea ar trebui să fie, de asemenea, aliniate clar la obiectivele organizaționale, astfel încât angajații să poată vedea cum afectează performanța lor întreaga echipă.
După întâlniri, tastați obiectivele companiei și obiectivele fiecărui angajat și puneți-le într-un e-mail. Angajații dvs. vor aprecia că lucrează din aceeași copie pe care o aveți și vor avea o foaie de parcurs clară pe care să o urmați pe tot parcursul anului.
Martie, iunie și septembrie (la fiecare 3 luni sau lunar)
Țineți întâlniri la bază de atingere
Deseori, managerii intră în rezumat și comentează performanțele oamenilor în timpul recenziilor, dar adevărul este că nimic din ceea ce acoperiți în acea întâlnire anuală nu ar trebui să fie informații noi. Mai degrabă, ar trebui să urmăriți obiectivele angajaților dvs. și să le oferiți feedback pe tot parcursul anului. Indiferent dacă preferați să efectuați check-in-uri lunare sau trimestriale, programați aceste întâlniri la începutul anului, astfel încât să nu fie împinse către arzătorul din spate.
Înainte de fiecare întâlnire, pregătește-ți o agendă scurtă. Ar trebui să revizuiți obiectivele anuale ale angajatului, să discutați așteptările pe care le-ați prezentat și să adresați orice întrebări sau sarcini suplimentare pe care le aveți. Dacă există analize trimestriale sau actualizări ale proiectului pe termen lung pentru revizuire, acum este timpul să o faceți.
Veți dori, de asemenea, să petreceți timp oferind fiecărei persoane un feedback informal cu privire la performanțele sale, inclusiv oferind laudele în care este cazul și abordând orice probleme în curs sau potențiale. (Da, aceasta este partea grea.) Un lucru pe care l-am găsit util este să încorporez comentarii în ceea ce privește comportamentele pe care cineva ar trebui să le pornească , să le oprească sau să continue : Poate că doriți ca un angajat să vă înceapă să vă poarte pe e-mailuri pentru alți manageri, nu mai iau pauze lungi de prânz sau continuă să dezvolte proiecte înainte de termen. Creează și asta o conversație și cere fiecărui angajat să-și împărtășească propriile gânduri și întrebări.
După fiecare din aceste întâlniri, faceți-vă note pentru dvs. despre ceea ce ați discutat. Crede-mă - când sfârșitul anului se va încheia, te vei bucura să ai aceste note care să te ajute să rezumi anul și să-ți amintești despre ce ai discutat cu oamenii din primele trimestre.
Octombrie / noiembrie (cu două luni înainte de revizuire)
Rugați-vă angajații să pregătească
Cu câteva luni înainte de revizuirile reale, programați datele pentru întâlnirile oficiale cu fiecare membru al echipei. În acest moment, ar trebui să le rugați, de asemenea, să înceapă să reunească o compilare a rezultatelor lor anuale. Începeți cu orice formulare oficiale pe care compania dvs. le dorește să le utilizați sau să le creați propriul dvs., solicitând fiecărui angajat să elaboreze un rezumat al responsabilităților sale cheie de serviciu, a muncii actuale a proiectului și o recapitulare a obiectivelor și realizărilor.
De asemenea, poate fi util ca fiecare angajat să completeze o autoevaluare scrisă. Acest lucru nu numai că îi ajută pe angajați să se simtă în opinia lor în proces, dar îi provoacă să arunce o privire sinceră asupra propriului comportament de muncă, care este util atunci când vorbesc despre performanța lor. Cele mai bune autoevaluări includ 6-10 întrebări deschise, cum ar fi: Ce realizări sunteți cel mai mândru în acest an? Unde ai pierdut așteptările și obiectivele echipei sau ale tale? Care sunt domeniile dvs. de creștere și cum le abordați? Există lucruri pe care managerul dvs. le poate face pentru a vă sprijini în continuare progresul și succesul?
Noiembrie (Șase săptămâni înainte de revizuire)
Pregătește-te ca manager
Între timp, ar trebui să-ți petreci lunile înainte de recenzii, compilând propriile note și rezultate pentru fiecare angajat. Începeți să adunați atât măsuri cantitative privind performanța angajaților, cum ar fi rapoarte de vânzări, înregistrări de apeluri și rapoarte de termen, precum și măsuri calitative, care ar putea include feedback de la clienți și clienți sau observația personală. Scoateți și notele pe care le-ați luat în cursul anului în cadrul întâlnirilor dvs. de bază.
Un instrument obișnuit este revizuirea la 360 de grade, care se bazează pe o autoevaluare a angajaților și comentarii de la egal la egal, precum și pe feedback-ul superior și subordonat. Puteți găsi o versiune foarte simplă la HowsMyWork.com sau o versiune mai extinsă la Inc.com. Nu ezitați să adaptați aceste șabloane pentru a răspunde propriilor dvs. nevoi.
Pe măsură ce analizați rezultatele, întrebați-vă următoarele: Oare această persoană își îndeplinește obiectivele, așteptările și indicatorii de succes ai companiei? Dacă nu, de ce - și poți schimba asta? Dacă da - există recompense, recunoștințe sau proiecte mai mari pe care le puteți atribui pentru a consolida interpreții dvs. vedetă? Aici intră bonusurile!
Decembrie (cu o lună înainte de revizuire)
Pregătiți-vă documentația
După ce ați făcut toate cercetările, este timpul să redactați autoevaluarea fiecărui angajat, toate feedback-urile externe și orice date relevante - folosiți aceste informații pentru a pregăti formulare de evaluare, scrisori scrise care explică feedback-ul dvs. și puncte de discuții pentru fața dvs. discuții în față.
Mai întâi, descoperiți formatul sau structura pe care doriți să o utilizați. Aveți o oarecare flexibilitate aici, dar alegeți o structură care să se simtă cuprinzătoare și care să vă ajute angajatul să urmeze. Puteți, de exemplu, să structurați revizuirea în jurul obiectivelor pe care le-ați setat împreună, să le vorbiți câte unul câteodată sau în jurul proiectelor majore ale angajatului, să mergeți proiect cu proiect și să discutați obiectivele relevante pe măsură ce mergeți.
Apoi, indiferent de formatul pe care îl decideți, veți dori să identificați atât domeniile pentru afirmare și încurajare, cât și orice domenii de îngrijorare (sau, domenii în care un angajat poate continua să crească). Pentru fiecare categorie, alege 2-3 domenii majore pe care să te concentrezi, astfel încât conversația ta să se simtă substanțială, dar totuși concentrată. Dezvoltați puncte de vorbire care sunt susținute de datele pe care le-ați colectat, apoi, pentru fiecare punct, includeți un rezumat al așteptărilor viitoare și al elementelor de acțiune legate de acest obiectiv. (Angajații - în special angajații cu performanță - urăsc să iasă dintr-o recenzie simțind că nu au nimic din asta sau parcă nu știu ce să facă în continuare. Așadar, chiar și în zonele în care cineva merge bine, ar trebui să vă gândiți despre etapele următoare și obiectivele viitoare sau „întindere”.)
Cu toate aceste resurse în mână, veți fi gata să aveți o conversație semnificativă cu fiecare membru al echipei dvs.
Sfârșitul lui decembrie
Țineți întâlnirea de revizuire în persoană
Acum, este timpul să stai cu angajații tăi pentru revizuirea oficială. Aceasta este partea cea mai provocatoare a procesului, dar este și cea mai importantă. Așadar, rămâneți la curent cu următoarea parte a seriei noastre, unde veți învăța cum să efectuați o recenzie - incluzând informații despre tratarea diferitelor tipuri de personalitate și solicitarea eficientă de feedback.
