Există un tip special de exasperare, care vine cu lăsarea unei întâlniri care să se simtă și mai puțin sigur care a fost punctul de vedere al acesteia decât atunci când ați intrat (caz în care, poate, cineva are nevoie de acest ghid pentru desfășurarea de întâlniri eficiente, acest șablon al agendei de întâlnire sau acest articol subliniază când ar trebui să reprogramați într-adevăr acea întâlnire).
Chiar dacă problemele nu sunt atât de extreme - poate că ai avut o conversație stimulantă și antrenantă - este totuși dezamăgitor dacă nu pare să iasă nimic. Dar există o soluție simplă: e-mailul post-întâlnire.
„Scopul general este ca acesta să răspundă tuturor la aceleași așteptări. Așadar, aveți o echipă pe aceeași pagină care lucrează la aceleași obiective, care menține lucrurile eficiente și productive și, de asemenea, reduce frustrările ”, spune Heather Yurovsky, antrenor de carieră Muse și fondatorul Shatter & Shine. "Nimanui nu-i place să se simtă ca și cum ar fi stat într-o întâlnire care a avut un impuls bun și nu se întâmplă nimic după aceea."
Citiți mai departe tot ceea ce trebuie să știți despre trimiterea unui e-mail perfect post-întâlnire - astfel încât să nu fiți niciodată responsabil pentru a zădărnici progresul în ceea ce privește.
Cine ar trebui să trimită e-mailul de după întâlnire?
Poate că sunteți cu toții în ideea unui e-mail de urmărire. Dar de unde știi dacă ești cel care ar trebui să-l trimită?
De multe ori este evident. Dacă ați organizat ședința, ați creat agenda și ați condus lucrul, atunci șansele sunt să fiți cel care închide bucla cu o misivă post-întâlnire.
„De obicei, la finalul ședinței este clar cine este responsabil, dar uneori nu este, mai ales dacă este poate un proiect nou pe care niciun departament nu îl deține încă din punct de vedere tehnic”, spune Yurovsky. „Vreți doar să vă asigurați că nu ieșiți ca și cum ați lătrat ordinele altor persoane și că acesta vine cu adevărat de la persoana potrivită pe care oamenii o vor asculta și respecta dreptul de proprietate și termenul limită”.
Dacă este o situație mai ambiguă, gândește-te dacă are sens pentru tine să faci pasul la sarcină. „La sfârșitul ședinței, dacă nu este clar clar cine este responsabil pentru asta și vă simțiți capabili să trimiteți acel e-mail ulterior, atunci ridicați mâna și spuneți:„ Hei, fericit să trimiteți e-mailul după întâlnire, dacă nu există cineva altceva se pare că este mai potrivit să vină de la ei ", spune Yurovsky. „Deci te faci voluntar. Nu chemați pe nimeni pentru a le pune pe ele, dar le oferiți și altor persoane posibilitatea de a spune: „Nu, cred că de fapt trebuie să vină de la Joe”.
Cine ar trebui inclus?
Odată ce câmpul „din” este stabilit, este timpul să ne gândim la câmpurile „la” și „cc”. Asigurați-vă că trimiteți nota dvs. tuturor participanților la întâlnire, inclusiv oricui s-a aflat pe lista de invitații, dar poate nu a putut participa. Apoi, gândiți-vă dacă există cineva pe care l-ați dat seama că ar fi trebuit să participe la reuniune, precum și orice alte părți interesate care trebuie să ia măsuri sau să aibă vizibilitate pe această temă. În cele din urmă, dacă aveți de-a face cu mai mulți colegi superiori, luați în considerare copierea asistenților lor.
Când ar trebui să se stingă?
„Cel mai bine este să trimiteți recapitularea cât mai aproape de a ieși din ședință”, spune Yurovsky. „Dacă întâlnirea este la sfârșitul zilei și doriți să așteptați până la prima lucru a doua zi dimineață, este în regulă, dar cu cât sunteți mai aproape de întâlnire, cu atât mai mult impuls este creat și nu începe să cadă în jos de grămadă de oameni. ”
Cu alte cuvinte, luați în considerare recapitularea ca o prelungire a ședinței și trimiteți-o în timp ce discuția este încă proaspătă în mintea dvs. și a tuturor celorlalți. Dacă știți dinainte că veți fi cel care abordează acest articol, puteți planifica chiar înainte blocând timpul din calendarul dvs. imediat după ședință pentru a-l finaliza.
Ce ar trebui să includă?
„Scopul e-mailului este să-i aduc pe toți pe aceeași pagină”, spune antrenorul de carieră al Museului, Kristina Leonardi. Dar ceea ce intră exact în ea pentru a face acest lucru „depinde de natura întâlnirii și care este intenția, care este obiectivul?”, Spune Leonardi.
„Dacă a fost rezolvată o problemă sau o provocare, iar întâlnirea a rezolvat această problemă sau o provocare, poate fi un fel de mulțumire și felicitare de sine”, explică ea. Sau „poate fi clarificarea rolurilor și direcției într-un anumit proiect sau pașii de acțiune ulterioară care trebuie luați și cine trebuie să îi ia.”
Ca o orientare generală, gândiți-vă să faceți unele sau toate următoarele:
- Mulțumesc oamenilor pentru timpul și efortul lor
- Rezumând orice puncte cheie abordate sau discutate în timpul reuniunii
- Conturarea elementelor de acțiune și a proprietarilor, precum și termene pentru următorii pași
- Atașarea sau conectarea la orice resurse și documente relevante
- Invitarea oamenilor să pună întrebări sau să se reunească
Leonardi vă îndeamnă să o păstrați scurtă și dulce. Dar chiar și sfera e-mailului depinde de întâlnire. Dacă ieșiți dintr-o întâlnire lunară standard de echipă sau dintr-o întâlnire de actualizare a proiectului relativ rapidă și de rutină, e-mailul dvs. poate reflecta asta în lungimea sa. Dacă trimiteți o notă de urmărire după o ședință de consiliu de două ore sau o sesiune de strategie de adâncime, va arăta un pic diferit. Același lucru este valabil și pentru tonul tău.
„Întotdeauna vrei să fii politicos, chiar dacă este un e-mail rapid pe care îl trimiți”, spune Yurovsky. „De asemenea, doriți să scrieți nu numai tonul organizației, ci și întâlnirea în sine.” Pe scurt, nu rezumați o întâlnire ocazională cu colegii de echipă pe un ton excesiv de formal și nu trimiteți o recapitulare la executivi care sună ca și cum ai vorbi cu prietenii tăi la happy hour.
După cum spune Yurovsky, „cunoașterea publicului tău face o diferență mare acolo”.
Există un șablon pe care îl pot folosi?
Toate sună bine până acum? Misto, acum ești gata să te descurci. Iată un șablon pe care îl puteți folosi parțial sau integral, în funcție de situația particulară.
- - se va completa prin
- - se va completa prin
- - se va completa prin
- - se va completa prin
Ce zici de un exemplu?
Iată cum ar putea arăta asta în practică:
- Avem nevoie de claritate și pregătire suplimentară în ceea ce privește vânzarea noului produs pentru a avea succes în trimestrul al treilea, precum și câteva materiale colaterale noi pentru uz intern și extern
- Întrucât împărtășirea tacticii în această întâlnire s-a simțit atât de utilă, vom testa dacă există cămăruțe semestriale pentru a transmite mai des trucuri și sfaturi.
- Înființează și rulează sesiunea de pregătire - Jackie se va finaliza până pe 20 iunie
- Creați o foaie pentru uz intern - Rob se va completa până la 25 iunie
- Actualizați materialele de prezentare pentru uz extern - Jorge se va completa până la 30 iunie
- Configurați căderi recurente - Quinn se va finaliza până la 1 iulie
