Pe măsură ce volumul de e-mail pe care îl trimitem și îl primim crește, apare o nouă problemă: găsirea unui mesaj specific - sau a unei informații specifice - în arhiva vastă.
Din fericire, cu câteva apăsări de taste premeditate și câteva cunoștințe avansate de căutare, puteți prelua informațiile de care aveți nevoie de pe e-mailul dvs. mai ușor ca niciodată.
Truc 1: Scrieți acum pentru a găsi mai târziu
Unul dintre lucrurile # 1 pe care le fac înainte de a trimite un e-mail este citit pentru căutare. Mă gândesc la ce aș căuta pentru a găsi acest e-mail ulterior și apoi mă asigur că aceste cuvinte sunt în e-mail.
În cele mai multe cazuri, nu schimb nimic, dar din când în când constat că am tastat „parteneriatul cu care am discutat azi dimineață”, în loc de „Parteneriatul Mashable cu care am discutat în această dimineață” sau „Note de la întâlnirea cu Jack ”în loc de„ Note de la întâlnirea cu Jack Smith de la Amazon ”. Când voi căuta acest thread în viitor, știu că voi căuta„ Mashable ”sau„ Jack Smith Amazon ”, și fără aceste remedieri rapide, nu aș face au găsit un lucru.
Truc 2: Utilizați etichete și foldere
Dacă sunteți un utilizator Gmail, puteți utiliza etichete sau puteți alege să arhivați doar totul într-un mare ocean de e-mailuri. Consider că cel mai bun motiv pentru a lua în considerare utilizarea etichetelor este căutarea.
De exemplu: co-fondatorul meu Kathryn și cu mine trimitem un e-mail relativ relativ rapid la orașul Chicago. Unele dintre e-mailurile sunt legate de extinderea vânzărilor noastre în oraș, iar altele nu au legătură completă (cum ar fi o conferință care are loc acolo sau un candidat care își are sediul acolo). A putea căuta „Kathryn Chicago” în eticheta „Vânzări” mă va ajuta să găsesc ceea ce caut mult mai repede decât să caut toate e-mailurile mele pentru aceeași întrebare.
Același lucru este valabil și pentru folderele din alți clienți de e-mail, precum Outlook. Puterea de a căuta într-un set de e-mailuri mai restrâns face mai ușor să găsiți ceea ce căutați.
Truc 3: cunoașteți comenzile dvs. de căutare prin e-mail
În cele din urmă, cunoașteți opțiunile de căutare. Diferența dintre căutarea de e-mailuri care includ „Kathryn” oriunde în corp față de e-mail-urile trimise de Kathryn, trimise către Kathryn sau cu „Kathryn” în subiect este destul de semnificativă. Pentru Gmail, acestea sunt principalele comenzi de căutare:
-
Pentru a căuta e-mailuri către sau de la o anumită persoană: la: XYZ și de la: XYZ
Sfat Pro: Pentru ambele comenzi, puteți alege între adresa de e-mail, un nume sau un nume, de exemplu de la: [email protected], de la: jane, de la: smith. Dacă cineva are mai multe adrese de e-mail, introducerea prenumelui sau a prenumelui va aduce rezultate de la toate. -
Pentru a căuta un e-mail cu cuvinte specifice în linia de subiect: subiect: XYZ
Sfat Pro: Dacă doriți să căutați o frază, asigurați-vă că o puneți între ghilimele. Subiect: călătoria NYC va căuta e-mailuri cu „NYC” în subiect și „călătorie” undeva în corp - aveți nevoie de subiect: „NYC travel”. -
Pentru a căuta un e-mail cu un atașament: are: atașament.
Sfat Pro: Puteți căuta, de asemenea, tipuri de fișiere specifice folosind nume de fișier: doc, nume de fișier: ppt etc. -
Pentru a căuta un e-mail cu o anumită etichetă: etichetă: XYZ
Sfat profesional: dacă faceți clic pe o etichetă în Gmail, acesta va adăuga deja asta în bara de căutare, astfel încât să o puteți utiliza ca punct de plecare pentru căutarea dvs. -
Pentru a restrânge căutarea la e-mailuri citite sau necitite: este: necitit sau este: citit
Pentru mai multe, consultați în exercițiu marile exemple de Digital Inspiration ale acestor comenzi de căutare.
Folosești alte trucuri pentru a-ți căuta e-mailul?
