Leslie, directorul executiv al unui non-profit, a dorit să refacă broșura pentru programul organizației care ajută tinerele cu risc să rămână la școală, iar ea a pus-o pe Emma, managerul biroului, responsabil.
Emma a petrecut ore întregi actualizând imagini, culori și fonturi. Era mândră de reinventarea ei mai îndrăzneață, mai strălucitoare, încântată să-i arate șefului ei.
Cu toate acestea, atunci când a făcut-o, a fost clar o problemă. „O, ” observă Leslie despre noua broșură, „Arată grozav. Dar de ce copia este în continuare aceeași?
Uimită, Emma nu-i venea să creadă urechile. Nu se gândise niciodată să revizuiască copia. Iar Leslie nu-i sugerase niciodată. Cum ar putea două persoane care vorbesc despre un lucru simplu să aibă interpretări atât de diferite?
Leslie și Emma au experimentat problema clasică imortalizată de George Bernard Shaw, „Singura cea mai mare problemă în comunicare este iluzia că a avut loc.”
Vor fi oameni la locul de muncă care, ca Leslie, care nu sunt prea buni în a-și transmite ideile. Și atunci când nu, poate crea obstacole. Vă poate trimite învârtindu-vă într-un limbo de comunicare greșită. Timpul irosit, refacerea temută și incapacitățile totale se pot ridica atunci când colegul sau șeful nu comunică ceea ce își doresc eficient sau eficient.
Puteți dori toată ziua ca acești oameni să comunice mai clar. Dar probabil că asta nu ar trebui să fie strategia dvs. de a merge. În loc să doriți, încercați următoarele trei tehnici pentru a obține o comunicare mai clară și mai eficientă de la ceilalți.
1. Când luați o misiune
Emma a crezut că aude ce își dorește șeful ei. La urma urmei, stăteau în aceeași cameră vorbind între ei. Dar, în realitate, instrucțiunile lui Leslie de a „reproiecta broșura” au fost vagi și incomplete.
O strategie excelentă pentru ca ceilalți să fie mai concisi și specifici este să punem întrebări care să ofere claritate.
Iată cum ar fi sunat asta de la Emma: „Leslie, când spui„ redesenează broșura ”, poți spune mai multe despre mine ce vrei să spui prin asta și care sunt așteptările tale?”
Emma ar fi aflat destul de repede că ea și șeful ei au avut idei unice despre produsul final. Apoi, ea ar fi putut să se descurce mai departe cu mai multe întrebări, întrebând despre toate, de la schema grafică și de culori până la data limită pentru o primă versiune.
Întrebările sunt arma ta secretă la locul de muncă. Când aveți îndoieli, cereți altora să-și clarifice așteptările. Întrebați până când sunteți sigur că înțelegeți. Vei fi uimit de modul în care simplifică cel mai mult totul.
2. Când te afli într-o întâlnire
Ați fost vreodată într-o întâlnire care a dat un nume rău întâlnirilor? Am văzut manageri care se agită în aparență, fără un scop clar sau rezultatul dorit. În plus, liderul sună de parcă își prelucrează gândurile cu voce tare, mai mult decât facilitează o conversație de grup. Nimeni nu este sigur ce să ia în serios ca idee și ce să ignori. Și toată lumea se gândește la grămada de muncă de pe birourile lor. După un timp, echipa uită care a fost punctul de a vorbi și a abandonat mental spațiul, resemnând să verifice e-mailurile pe telefoanele lor.
Faptul că eșuează într-o întâlnire nu poate fi un loc dificil de a cere unui șef sau coleg să fie mai eficient în discursul său. Dar poți și nu trebuie să fii înțeles despre asta. Pur și simplu întrerupeți când există o pauză și cereți clarificări.
- Bob, observ niște sprâncene încovoiate în cameră. Se pare că unii dintre noi nu vă urmează pe acest subiect. Ne puteți parcurge câțiva pași și să treceți în revistă punctele cheie la un nivel înalt? Vreau să fiu sigur că știm ce ai nevoie de la noi. ”
Este probabil că veți primi noduri de acord, iar alții sări pentru a exprima confuzie. Veți obține informațiile de care aveți nevoie, la fel și colegii dvs., care fără îndoială vă vor mulțumi mai târziu pentru a vorbi.
3. Când lucrați la e-mail
Majoritatea comunicării la locul de muncă, nu surprinzător, se întâmplă prin e-mail. Așadar, atunci când veți obține un tome lung, neplăcut, nefocalizat de la Angela, amicul tău de proiect, vrei să plângi.
Îți vor lua 30 de minute doar ca să te gândești la paragrafe, să-ți dai seama ce spune ea, să stabilești dacă trebuie să faci ceva și apoi să îți dai seama cum să răspunzi. O singură privire și îți amintești de ce urăști deschiderea e-mailului acestei femei. Ai putea să dai cu capul de perete în frustrare.
În schimb, practicați să cereți ce aveți nevoie, într-un mod amabil, neconfrontațional. Întrebați-o pe Angela dacă ar fi deschisă să-și reformuleze e-mailurile, astfel încât să puteți răspunde mai rapid. Și amintiți-vă, dacă veți ruga pe cineva să facă ceva diferit, spuneți-i și de ce este bine și pentru ea.
„Hei Angela, observ că adesea e-mailurile tale sunt lungi și detaliate. Este minunat că furnizați atât de multe informații, dar când mă uit rapid, nu pot întotdeauna să descifrez exact ceea ce aveți nevoie de la mine și când - și urăsc termenele lipsă sau interpretarea greșită. Ați putea să puneți punctul principal în partea de sus, pentru a vă putea răspunde mai repede sau chiar a face subiectul mai detaliat? De exemplu, „Acțiunea necesară până vineri, la 9 dimineața | Proiectul ACME „îmi va reaminti să-l pun în program imediat."
Este posibil să începeți să primiți imediat un e-mail de calitate de la Angela și veți face favoarea colegului dvs. ajutându-i să comunice mai profesional. Pat-te pe spate pentru acel.
Ar fi minunat dacă toată lumea ar comunica într-un mod care să nu lase nimic imaginației. Realitatea este că comunicăm în locuri de muncă complexe, zgomotoase, pline de distragere și stres. Când se întâmplă conversații importante, este o practică bună să îi ajute pe cei din jurul tău să comunice concis, astfel încât să extrageți informațiile de care aveți nevoie. Ar putea fi un pic incomod când încercați prima dată, dar pe termen lung, veți deveni mai bine și mai confortabil în acest sens. Bonus, vă va economisi ore de stres și de energie direcționată greșit în acest proces.
