Oh, e-mail. Indiferent dacă gestionați câțiva oameni, o echipă mare, sau doar dumneavoastră, vă poate ajuta și împiedica succesul. Pentru că, așa cum sunt sigur că ai observat, cu cât colaborezi mai multe persoane, cu atât se creează mai multe mesaje și cu atât este mai dificil să le parcurgi în cele cinci minute pe care le ai între întâlniri.
În timp ce nu pot face o baghetă magică și rezolv această problemă pentru tine, îți pot spune că am găsit un sistem care funcționează cu adevărat pentru mine ca manager - totul se rezumă la a avea câteva etichete de încredere în căsuța de e-mail. (Dacă nu aveți idee cum să le utilizați, iată un 101 aici pentru Gmail și pentru Outlook.)
Spre deosebire de filtrele pe care le folosesc pentru depunerea permanentă, aceste trei sunt temporare și sunt folosite doar pentru a-mi atrage atenția asupra lucrurilor importante. De îndată ce mă adresez mesajului, scot eticheta și fișierul așa cum aș face în mod normal.
Deci, fără alte întrebări:
1. „BLOCAT PENTRU ALTE”
Da, acesta este în toate capacele. Chiar am schimbat culoarea din inbox pentru a o face roșie. În fiecare dimineață, trec prin căsuța de e-mail pentru a mă asigura că am identificat mesaje critice care necesită răspunsul meu. (Aka: Fără răspunsul meu, oamenii nu pot avansa. Deloc.) Identificându-le în mod special, mă asigur că nu dau prioritate răspunsurilor rapide asupra celor importante.
La sfârșitul fiecărei zile, mă asigur că toate e-mailurile rămase cu această etichetă sunt tratate mai întâi. Și cu excepția rarei excepții, nu mă înscriu pentru noaptea asta până când s-a terminat. Nu numai că asta înseamnă că nu țin pe nimeni, dar că pot să închei în fiecare zi, știind că sunt îngrijite cele mai urgente probleme.
2. „Numele oricui cu care te întâlnești în mod regulat”
În fiecare săptămână am o întâlnire individuală cu fiecare dintre rapoartele mele directe și, în timp ce păstrăm o agendă funcțională într-un document Google despre lucrurile de discutat, am descoperit că uneori întrebările rapide sau FYI se încadrează prin fisuri.
Ceea ce a schimbat acest lucru pentru mine a fost crearea unei etichete pentru fiecare persoană cu numele lor, de exemplu, „Pentru Lindsay” și „Pentru Yusuf”. Pe măsură ce e-mailurile vin prin căsuța de e-mail, cred că ar fi relevante pentru ele sau că vreau o actualizare pe, adaug tag-ul cu numele lor. Apoi, în ședințele mele săptămânale, pot face o căutare rapidă pentru a vedea dacă am vorbit cu ei despre tot înainte de a ne încheia. Odată ce misiunea este îndeplinită, îndepărtez eticheta.
În timp ce folosesc acest lucru pentru rapoartele mele directe, îl puteți folosi pentru oricine întâlniți cu regularitate, de la propriul manager la echipa de marketing până la managerul de proiect.
3. „Răspuns rapid”
Am mai scris despre asta înainte, dar mi s-a părut extrem de util să am o listă de e-mailuri la care pot răspunde în cinci minute sau mai puțin. Când aștept în linie la cafea, să ia metroul câteva opriri sau devreme pentru o întâlnire, acum am prima mea oprire (da, înainte de Twitter sau Instagram) pentru a mă asigura că mă ocup de orice solicitări.
Cea mai bună parte a acestei etichete? Te simți super împlinit, foarte repede.
Și asta este, trei etichete simple pe care le puteți configura cu ușurință într-o după-amiază. Aveți alte trucuri inbox care vă ajută să gestionați? Distribuie-le cu mine pe Twitter @acav!
