În cel mai bun caz, e-mailul este una dintre cele mai eficiente forme de comunicare - poate fi scurt, dulce și trimis din mers pentru a răspunde la întrebări sau la mesajul tău.
Acestea fiind spuse, căsuța de e-mail vă poate provoca mai multe probleme decât rezolvă atunci când în locul unui răspuns lipsit de prostii, prescurtat, primiți o replică cu o singură propoziție, care în esență nu înseamnă nimic. Spre deosebire de un apel telefonic - unde puteți utiliza fluxul de conversație pentru a continua să puneți aceeași întrebare în moduri noi - poate fi greu să apăsați pentru noi informații prin e-mail.
Vestea bună este că, de obicei, e-mailurile criptice se încadrează într-una din cele două categorii și există o strategie pentru a răspunde fiecărui tip. Citiți mai departe pentru infractorii comuni și cea mai bună abordare pentru fiecare.
1. Răspunsul „Nu am citit e-mailul”
Primul tip de e-mail criptic este acela care te face să te întrebi de ce te-ai deranjat să scrii în primul rând. Îți trimiteți prin e-mail șefului că zborul dvs. este pus la sol, iar el scrie înapoi că ne va vedea la birou „în câteva ore”. Sau, cereți unui grup de componenți adrese actualizate și jumătate dintre ei vă trimit toate informațiile lor, iar cealaltă jumătate vă trimit doar numerele lor de telefon.
Ugh. Cât de greu este să citești un e-mail?
De fapt, acesta este punctul tău de plecare. După cum spun ei, este mai ușor să te schimbi decât să-i schimbi pe alții. Așadar, primul lucru pe care ar trebui să-l faceți este să vă revizuiți e-mailurile în mod obiectiv. Formați oamenii să nu le citească îngropând întrebarea într-un e-mail cu cinci paragrafe? Gândindu-vă la exemplul de mai sus, ai menționat zborul întârziat la sfârșitul rezumatului de două pagini al călătoriei de afaceri (pe care șeful tău intenționează să îl examineze mai târziu)? Încercați ghidul nostru pentru a vă asigura că e-mailurile dvs. vor fi citite și ați răspuns.
Însă, în timp ce scrii e-mailuri mai clare este bine și bine pentru data viitoare, cum ar trebui să răspunzi la non-cititorul tău chiar acum? Cea mai bună abordare este să prezinți informațiile cheie ca „informații noi” (ceea ce explică de ce scrii înapoi).
În cazul exemplelor de mai sus, puteți încerca, „Informații noi de la compania aeriană: zborul probabil nu va decola până dimineața. Se pare că voi petrece seara la Chicago ”sau„ Vă mulțumesc că ați trimis numărul dvs. de telefon; Ați putea să trimiteți și o adresă actualizată atunci când aveți șansa? ”Păstrați-o cât mai scurt (una sau două rânduri, astfel încât nimic nu poate fi ratat), în timp ce reitește politicos ceea ce ai nevoie.
2. Răspunsul „Aceasta nu este o prioritate pentru mine”
Dumneavoastră stabiliți o situație în care întrebați un coleg senior dacă ar trebui să vă apropiați de A sau B, iar răspunsul său este „Noroc”. Sau, întrebați un nou contact când ar putea fi un moment bun pentru a vă conecta și ea spune că i-ar plăcea. la - dar nu neglijează să includă oră reale.
Suna familiar? Am câteva vești proaste: persoana cu care sunteți corespondent nu este tocmai asta pentru a vă răspunde chiar acum.
Desigur, există o diferență între un e-mail care te respinge, și unul care oferă un moment în care contactul tău poate fi mai disponibil - de exemplu, „mi-ar plăcea să mă întâlnesc pentru o cafea, dar sunt plătit prin sfârșitul lunii ”se pretează la o urmărire naturală a cercului în câteva săptămâni.
Dar răspunsul respingător fără alte informații suplimentare - de exemplu „Când pot vedea unele numere?”; „Sigur.” - sugerează că obținerea informațiilor de care aveți nevoie nu este o prioritate pentru cititorul dvs.
Dacă cu siguranță este o prioritate pentru tine, este timpul să-i atragi atenția. Încercați să răspundeți cu această formulă:
- Informațiile de care aveți nevoie
- Un termen ferm ferm
- Confirmarea printr-o întrebare.
De exemplu: „Știu că aveți câteva evenimente în acest weekend, dar am nevoie de estimarea revizuită de catering până miercuri - veți putea să o furnizați până atunci?” Sau, „Întâlnirea cu clienții mei este programată vineri dimineața la 10 dimineața; este posibil să oferim note scurte despre prezentarea mea de atunci? ”Direcționarea pe ceea ce aveți nevoie va concentra cititorul; inclusiv o dată specifică („marți viitoare”, spre deosebire de „în următoarele două săptămâni”) vă va genera lista de priorități; iar finalizarea cu o întrebare înseamnă că destinatarul trebuie să vă scrie înapoi.
Poate fi frustrant atunci când cineva își face timp să răspundă, dar nu depune efortul de a-ți oferi informațiile de care ai nevoie. Folosiți sfaturile de mai sus pentru a descoperi problema și pentru a răspunde într-un mod care vă va ajuta să duceți la bun sfârșit munca.
