Dai din cap când toată lumea din jurul tău vorbește despre modul în care acestea ating inbox zero. Dar, sincer, nu simți niciodată că ai ajuns acolo.
Și în apărarea ta, asta se datorează faptului că primești mesaje care necesită răspunsuri îndelungate sau gândite. Cineva a cerut părerea ta și ai dori să-ți faci timp să o formulezi. Sau există un atașament de cinci pagini pentru recenzia dvs., deci va trebui să-l examinați. Sau doriți să vă exprimați răspunsul într-un anumit mod și ați dori să așteptați până când sunteți proaspăt.
Soluțiile standard pentru această situație suge tot felul. Puteți „confirma primirea”, dar asta sună super formal și nu se știe când cealaltă persoană vă va produce o notă care se traduce aproximativ în „Și…?” Puteți lăsa un răspuns automat pe 24-7, dar s-ar putea să nu fie stilul dvs. și încă nu oferiți un răspuns specific. Sau poți doar să-ți iei timpul, dar ai lăsat cealaltă persoană să se întrebe și să aștepte.
Există un truc în care am căzut recent și care a rezolvat această problemă pentru mine. Îmi propun să răspund în termen de 24 de ore (dacă nu mult mai devreme), cu o linie care îmi cumpără ceva timp. Mă satisface pe cealaltă persoană pe care o aflu, îmi oferă timp să urmăresc atunci când funcționează conform programului meu și mă apropie mult mai mult de inbox zero. Iată trei dintre preferatele mele.
1. „Voi fi în contact aproximativ”
Am avut un fost șef care a subliniat întotdeauna importanța gestionării așteptărilor. Informarea oamenilor din partea frontală vă permite să evitați confuzia și frustrarea. Și cel mai bun mod de a face acest lucru este - în cuvintele zicalului popular - sub promisiune, livrare excesivă.
Dacă pur și simplu aștepți o săptămână pentru a te întoarce cu cineva, el va presupune că ai considerat-o drept o prioritate scăzută - și asta nu face pe nimeni să se simtă bine. Cu toate acestea, dacă îl scrii imediat înapoi clarificând când vei fi în contact, se pare că a fost foarte important să oferiți o cronologie cât mai curând posibil uman.
Stabilind o așteptare pentru când poate aștepta un răspuns minuțios, sunteți grijuliu. Și dacă ați bătut această dată, nu mai sunteți persoana care a luat cinci zile pentru a răspunde: ești persoana care a spus că va avea nevoie de o săptămână, dar a răspuns două zile mai devreme.
2. „Îmi împing un termen”
Când solicitați o cerere, oamenilor le place să știe de ce de multe ori. Gândiți-vă: Dacă cineva se oprește lângă birou pentru a intra în creier, probabil va fi aruncată dacă spuneți „nu” și apoi întoarceți-vă la tastatură. Dar este mai puțin probabil să fie jignită dacă îi spui că nu poți, pentru că ești ocupat să te pregătești pentru o întâlnire (sau o altă scuză complet valabilă, cum ar fi să îți încheie proiectele înainte de vacanță).
Acest răspuns urmează o logică similară. Prin împărtășirea a ceea ce este pe placa dvs., faceți posibil ca conexiunea dvs. să empatizeze cu volumul de muncă. Va ști că nu o ignori; mai degrabă ești preocupat și ai nevoie de câteva zile înainte să îi poți oferi e-mailului tău toată atenția.
Am încercat această abordare și am descoperit că oamenii au apreciat că chiar mi-am luat timpul să ajung înapoi într-o situație atât de plină de timp. În loc să fiu frustrat sau să-mi trimită un e-mail din nou, două zile mai târziu, în căutarea unui răspuns, mi-au urat mult noroc și mi-au spus să mă întorc când a funcționat pentru mine.
3. „Mi-ar plăcea să conduc asta de un coleg care nu este în afara biroului”
Aceasta este o altă linie pe care am pățit-o pur și simplu spunând adevărul. Cea mai mare parte a echipei mele a fost în afara biroului cu câteva săptămâni în urmă, și așa a trebuit să amân orice răspunsuri care necesită feedback intern sau aprobare.
În loc să răspundă ca și cum le dădeam în fugă, oamenii erau - din nou - foarte înțelegători. Cu toții am avut acele zile lucrătoare când mâinile noastre sunt legate și, din moment ce ați împărtășit că nu puteți accelera răspunsul dvs., nu există niciun motiv pentru care cealaltă persoană să vă preseze să scrie înapoi.
Răspunsul la e-mailuri în timp util merită pentru toți cei implicați. Vă ajută să vă ștergeți inbox-ul și îl ajută pe celălalt să obțină orice informație de care are nevoie. Și deși este posibil să nu fie întotdeauna posibil să dați un răspuns complet, este aproape întotdeauna posibil să spunem ceva. Așadar, săriți un răspuns pe jumătate gândit sau grăbit și alegeți o linie care vă va cumpăra ceva timp. Îți va face contactul să simtă că îți pasă cu adevărat și îți va permite să-ți ocupi timpul necesar pentru a face o muncă bună.
