E-mailul a revoluționat simultan viața noastră profesională și le-a făcut o durere de cap completă.
Din partea revoluționară, abilitatea de a trimite mesaje în timp util - și de a le face chiar în fața feței la toate orele - este destul de minunată. Putem ajunge la ceilalți fără să ne întrerupem cinele, să le trezim noaptea sau să îi facem să se oprească în mijlocul unei întâlniri, conversații sau alt eveniment pentru a ne recunoaște. Cu toate acestea, în același timp, ne dăm seama că mesajele noastre vor fi probabil văzute în câteva minute sau ore de la trimiterea noastră.
Cu toate acestea, în ceea ce privește durerea de cap, cu toate acestea, e-mail-ul ne-a eliminat calitatea vieții, capacitatea de a lucra și, pentru mulți, orice sentiment de bunăstare. Studiile efectuate în ultimii ani arată că un profesionist obișnuit petrece până la o treime din săptămâna sa de muncă în primul rând într-o cutie de primire. Pentru profesioniștii ocupați care nu își pot permite să renunțe la o treime din orele lor din timpul zilei, acest lucru se traduce frecvent în multe ore târzii de noapte petrecute prin mesaje, doar pentru a trezi și a găsi zeci de noi chiar în așteptare.
Și după luni sau ani ai acestui ciclu, vă puteți imagina cum persoana care se află la capătul de primire al e-mail-ului dvs. atât de important s-ar putea simți doar un pic cam resentent înainte de a-l deschide.
Deci, cum poți folosi acest instrument în avantajul tău - fie că este vorba de o căutare activă a unui loc de muncă sau din viața ta profesională de zi cu zi - fără să creezi moloz în căsuța interioară a părții sau să-l faci să se simtă îngropat în viață?
Pasul 1: Întrebați-vă: „Este suficient acest mesaj pentru a merita un e-mail?”
Sa fim cinstiti. Un procent rezonabil din notele pe care le trimiteți (în special temutul „cred că voi continua și fermecătorii CC”) probabil că nu a fost necesar să fie trimis. Ai fi putut să dai peste biroul colaboratorului tău, să fi trimis un text rapid sau să fi calculat orice este singurul tău.
Așadar, înainte de a stropi piperul cu comunicare, întrebați-vă „Trebuie să fie trimis acest lucru?” Și imediat după aceea (presupunând că primul dvs. răspuns este „da”), întrebați-vă: „Este acesta cel mai bun mediu pentru mesajul de care am nevoie. a transmite un mesaj?"
Dacă da, continuați.
Pasul 2: Utilizați bine linia subiectului
Dacă doriți ca mesajul dvs. să fie primit în mod favorabil, citiți rapid și, dacă meritați, răspundeți, faceți acest lucru: strategiați direct de la subiect.
În loc să se arunce în anumite subiecte criptice, suprautilizate sau pline de plictisire (de exemplu, „Urmărirea” sau „Întrebarea” sau „Aveți nevoie de ajutor”), apucați persoana la salut. Luați în considerare ceva de genul „Raportat de rolul lui Bill Smith – Marketing Manager” sau „Cerere promptă - Semnătură necesară de joi după amiază” Heck, dacă mesajul dvs. este suficient de scurt, faceți întregul e-mail subiectul subiectului („Pot împrumuta biroul dvs. 2 PM astăzi? ”)
Ideea este aici: Să presupunem că e-mailul tău va sta într-o aglomerație cu o mulțime de alte persoane în căsuța de e-mail a destinatarului. O linie de subiect convingător va ajuta să se asigure că este citit (și răspuns la) în timp util.
O, și o notă laterală, rezervați opțiunea „marcați această urgentă” pentru situații cu adevărat urgente. Cel mai rapid mod de a enerva pe cineva este de a „semnaliza roșu” ceva care este urgent pentru nimeni în afară de tine.
Pasul 3: Faceți lucrurile mai ușor pe cealaltă parte
Ca unul care primește peste 100 de e-mailuri în fiecare zi, muncesc foarte mult pentru a facilita viața oamenilor cărora le trimit e-mailuri. Și îmi place ca nebunii atunci când fac la fel pentru mine. Cum, în mod special, puteți face acest lucru?
În primul rând, dacă nota dvs. este mai mult un punct de informație decât ceva pe care așteptați un răspuns, luați în considerare să începeți cu ceva de genul: „Nu este nevoie de niciun răspuns - am vrut doar să vă anunț asta…”
Acest lucru va ușura, de asemenea, sarcina pe căsuța de e-mail, deoarece cealaltă parte nu se va simți obligată să trimită o notă spunând: „Mulțumesc pentru asta” sau „Mesaj primit”.
În continuare, păstrează lucrul cât mai scurt. Parcurgeți și citiți corect înainte de a lovi trimite. Este concis? Puteți recolta ceva care nu este vital? Ați pornit într-un curent de gânduri și ați încheiat cu un eseu de 14 paragrafe? Nu trimiteți ceva greoi dacă puteți obține același mesaj cu jumătate din copie.
De asemenea, dacă aveți unul sau două puncte „nu pot rata” pe care încercați să le faceți, luați în considerare îndrăzneala, astfel încât recenzorul să le vadă imediat. (Doar folosiți grijă - nu doriți să pară că strigați la persoana respectivă.)
Și în sfârșit, funcționează ca un nebun pentru a pune tot ce ai nevoie pentru a comunica într-un singur e-mail, nu în cinci. Ocazional, „Oops! Am uitat atașamentul! ”Sau„ Oh, trage, încă un lucru… ”sughițul se numește a fi om. Trimiterea de rutină a trei sau patru mesaje cu foc rapid către o singură persoană - pentru că nu ați reușit să vă adunați gândurile înainte de a vă așeza la computer - nu va fi privită ca fiind atrăgătoare.
Cu siguranță, nu ar trebui să evitați să trimiteți un e-mail cuiva, de teamă că va fi resentimentat pentru că ați îndrăznit să completați caseta de e-mail. Este unul dintre cele mai bune instrumente de comunicare de afaceri pe care le avem, în special pentru cei dintre noi care lucrează cu oameni din mai multe zone orare.
Însă aplicarea strategiei în abordarea dvs. și a fi atent la destinatar - vă va ajuta cu siguranță să maximizați puterea mesajului și șansele că veți primi un răspuns favorabil.
