Pentru majoritatea dintre noi, cutiile noastre de e-mail sunt dușmanul - o gaură neagră de fundă neplăcută de durere, disperare și cupoane de vânzări din care nu putem să ne dărâmăm niciodată.
Și, în timp ce puteți încerca să faceți un fișier automat și să vă dezabonați din inimă, există doar câteva e-mailuri pe care nu le puteți evita. Nu veți putea opri compania dvs. să nu vă trimită toate rapoartele echipei sau să-l împiedicați pe acest publicist enervant să nu fie comunicat de presă după comunicatul de presă.
Dar există un singur tip de e-mail pe care îl puteți opri: e-mailuri de urmărire.
Gândiți-vă: cu cât acumulați mai multe e-mailuri, cu atât va dura mai mult să le răspundeți tuturor. Cu cât durează mai mult să răspunzi, cu atât mai multe e-mailuri de urmărire decid oamenii să le trimită doar pentru a te asigura că ai primit mesajele lor. Înainte de mult, ești blocat într-un ciclu vicios, perpetuu. Dacă o mulțime de oameni vă trimit „Hei, ați primit mesajul pe care l-am trimis ieri?” E-mailuri, vă puteți imagina cât de mult spațiu și timp este pierdut?
Din fericire, există o modalitate extrem de ușoară de a reduce numărul de mesaje de urmărire (și, eventual, doar mesaje în general) pe care le primiți: Puneți un răspuns automat pe email - nu doar când sunteți în vacanță, ci toate timp.
Răspunsul dvs. auto nu trebuie să fie lung sau detaliat, dar un mesaj rapid „Bună, am primit e-mailul dvs. și vă voi reveni când voi putea!”, Poate păstra castorii nerăbdători.
Aveți nevoie de câteva îndrumări pentru a vă format modul de răspuns automat? Încercați acest șablon pentru a începe:
De asemenea, rețineți că este mai specific să vă răspundeți automat. Oferiți-le oamenilor o cronologie generală despre momentul în care veți reveni la ei („Voi încerca să răspund la întrebările de afaceri în termen de trei zile”), astfel încât să știe care este diferența dintre dvs. că sunteți ocupat și utilizați un răspuns automat ca mod pentru a evita complet intrări (nu vă recomandăm să faceți acest lucru, evident).
În plus, respondenții auto sunt o modalitate excelentă de a direcționa munca către alte persoane care ar putea fi mai potrivite („Dacă sunteți în legătură cu mine despre o oportunitate de marketing, nu ezitați să trimiteți prin e-mail, asociatul nostru de marketing, la”).
Răspunsul dvs. auto poate fi, de asemenea, o oportunitate mai neconvențională de a angaja oameni. Te simți puțin auto-promoțional? Adăugați un link la una din paginile dvs. de socializare. Doriți să răspundeți preemtiv la unele întrebări? Includeți o întrebare frecventă distractivă despre gestionarea unor lucruri pentru care oamenii vin cel mai des. Vrei să creezi creativ? Link către un articol recent vi s-a părut interesant.
Mai presus de toate, asigurați-vă că utilizați respondentul dvs. auto ca o modalitate de a cumpăra timp și nu o alternativă la răspunsurile la e-mailuri (pentru că, surpriză: respondenții auto nu răspund la mesajele dvs. oricât de mult așteptați).
Dar folosind această abordare, veți păstra la dispoziție e-mailuri inutile. Vei menține contactele fericite. Și, cel mai bine, veți păstra că inbox-ul este temut să nu se strecoare în zilele voastre.
