De la stilouri la gustări la bârfe - când ești așezat la cinci metri distanță de colegul tău de muncă, a împărtăși totul este un cinemac. Și totuși, pentru a discuta detaliile finale ale unei prezentări pe care le vei oferi împreună în 30 de minute, îi trimiteți un e-mail? Nu este ceva în neregulă cu această imagine.
Aplicațiile de e-mail, conferințele, calendarele online și aplicațiile de chat ne ajută să ținem legătura și să urmărim atunci când suntem departe. Instrumentul este, însă, la fel de eficient ca și mâna care îl folosește. Să știi când să folosești fiecare dintre aplicațiile de care dispui și cum să obții cele mai multe dintre ele face adesea diferența între orele pierdute și produsele expediate.
La Blinkist, lucrăm la eficientizarea lecturii și a învățării, astfel încât simplificarea este în ADN-ul nostru. Când am observat că comunicarea devenea ineficientă chiar și în mica noastră echipă, ne-am propus să ne gândim la ce se întâmplă, care ne-a împiedicat să lucrăm cât mai bine. Am constatat că, prin optimizarea modului în care ne folosim instrumentele de zi cu zi, am putea face mult mai multe lucrări.
Mai jos, identificăm cele patru instrumente comune pe care probabil le utilizați greșit și cum puteți remedia formularul.
1. Email
Fumble
La fel de ușor precum e-mailul, există o mulțime de modalități de a greși: folosirea e-mailului ca vehicul pentru o dezbatere îndelungată și pentru răspunsuri cu un singur cuvânt care ar putea fi fixate sau transmise personal, pentru început. Și la fel de tentant ca este să folosești lanțul de e-mail ca loc pentru argumentare extinsă cu documentație, e-mailul nu este loc pentru discuții critice în jurul detaliilor proiectului. Ceea ce faceți în fiecare dintre aceste cazuri este să adăugați complicații și timp de întârziere la activitățile dvs. și la cele ale destinatarilor dvs.
Fix
Pentru sarcini importante sau urgente, întâlniți-vă față în față, astfel încât să puteți aborda problemele din cap și să primiți răspunsuri mai rapid. Făcând-o în direct, nu vă protejați doar timpul, ci vă ajutați și colegii. Dacă toată lumea știe că veștile urgente nu ajung niciodată prin e-mail, nu există niciun motiv pentru reînnoirea constantă a inbox-urilor, iar oamenii se pot concentra pe lucrări în schimb.
Gândiți-vă la e-mail ca la modalitatea de a lansa o discuție sau de a stabili o agendă, așa că atunci când stai cu echipa ta pentru a face magia să se întâmple, se poate.
2. Conferințe
Fumble
Conferințele sunt frumoase - le poți face oricând și oriunde - dar pentru că se pot simți mai întâmplătoare decât întâlnirile în persoană, ele pot provoca probleme de eficiență.
În primul rând, pentru că se simt informali, este foarte ușor pentru prea mulți oameni să se descurce. Rezultatul este că, în loc să poată participa la lucrările critice numai ei pot face, echipa ta este prinsă într-o întâlnire cu utilitate dubioasă.
În al doilea rând, este ușor de trecut cu vederea faptul că, deși pot părea mai casual, pot fi foarte impozabili mental. Apelurile în conferință necesită pregătire și ascultare intensivă, ceea ce scoate o mare mușcătură din rațiunea dvs. zilnică de concentrare. Programează-ți unul prea devreme dimineața și îți poate pune accentul pe zi. Creează-l după câteva ore și vei avea de-a face cu o zi definită prin așteptarea sesiunii de lucru latenight.
Fix
În primul rând, rețineți că nu toată lumea trebuie invitată. În schimb, implicați oameni care sunt informați despre proiect și sunt contribuitori critici. Cereți ca o persoană în ședință să ia notițe și să împărtășească cu restul echipei, astfel încât ceilalți să se poată concentra pe muncă.
Și amintiți-vă să vă alegeți timpul cu apel înțelept. Ori de câte ori este posibil, nu programați apelurile conferinței în primul rând dimineața sau târziu noaptea. Găsind o perioadă între timp, vă veți proteja atenția.
3. Chat
Fumble
Chat-ul inter-office, în special pentru companiile situate pe mai multe etaje sau în diferite locații, este un surogat foarte util pentru față în față: Se întâmplă în timp real, permite transferul instantaneu de fișiere și facilitează spontaneitatea. Dar la fel ca în cazul convorbirilor, chiar virtuțile chatului sunt și defectele sale.
Problema principală cu chat-ul de birou este că oamenii se simt mai liberi să scrie întrebări care nu se întrerup din punct de vedere tehnic - destinatarul poate să aleagă încă dacă răspunde sau nu. Chestia este că suntem creaturi reactive și simțim că trebuie să oprim ceea ce facem și să asistăm la oamenii care ne fac ping. Chiar dacă intenția dvs. de a vă contacta prin chat este de a fi discretă, aveți puțin control asupra activității colegului dumneavoastră. Dacă vede un mesaj de notificare, este posibil să arate. Chiar dacă nu răspunde direct, o parte din atenția ei va fi acum redusă prin observația sau întrebarea dvs.
Fix
În general, chat-ul trebuie utilizat doar pentru întrebări rapide care vă împiedică să mergeți mai departe cu munca dvs. sau pentru a stabili un timp cu un coleg de lucru pentru a discuta printr-o problemă mai mare. Altceva, introduceți un e-mail pentru a nu vă deranja colegii.
Și dacă sunteți la sfârșitul primitor de prea multe chat-uri? Dezactivați notificările la fel cum ați face pentru e-mail. Multe servicii de chat permit, de asemenea, utilizatorului să meargă „invizibil”, ceea ce este o modalitate drăguță de a rămâne implicat (în special dacă faci parte dintr-un chat de grup actualizat constant) fără să te simți obligat să răspundă.
4. Calendare
Fumble
Primul abuz de oameni pe care oamenii îl fac cu calendarele lor îi tratează ca pe liste de activități. Dacă aruncați o privire la calendarul dvs. și vedeți orice seamănă cu „ridicați lapte” sau „programați o tunsoare”, este timpul să vă regândiți cum îl utilizați.
O altă utilizare greșită a calendarului este să nu o folosești pentru a-ți proteja timpul, mai degrabă decât să o organizezi. Când sunteți abordat cu o propunere pentru un proiect nou și calendarul dvs. vă spune că îl puteți încadra, nu uitați că nu înseamnă neapărat că ar trebui. Este important să arunci o privire mai întâi asupra obiectivelor și valorilor tale.
Fix
Vă doriți să păstrați calendarul dvs. un spațiu sacru pentru întâlniri și evenimente care sunt legate fie la o anumită dată și oră, fie implică alte persoane decât voi. Puteți începe să schimbați practicile calendaristice cu o listă de activități pentru activități precum apelarea medicului sau ridicarea florilor. Îndepărtarea sarcinilor mici este extrem de satisfăcătoare și, așezându-le pe o listă gestionabilă, vor căpăta un caracter diferit - unul care vă permite să le vedeți ca se potrivesc între evenimentele importante, mai degrabă decât să devină evenimente pentru ei înșiși.
Și nu uitați să aliniați întotdeauna noi oportunități cu rolul și obiectivele dvs. Orice lucru care nu se potrivește aici și acum sau viitorului dorit nu aparține în priză (sau în calendarul tău).
Cu doar câteva modificări simple, puteți utiliza instrumentele care vă stau la dispoziție pentru a face mai multe lucruri. Împărtășiți aceste sfaturi în jurul biroului, iar întregul dvs. loc de muncă va fi mult mai eficient înainte de a-l cunoaște!
