Șansele sunt că inbox-ul tău seamănă cu acel coș de lucruri abandonate care stă în spatele dulapului tău. Știți că va muri să fie curățat (și adăpostește multe surprize ascunse), dar gândul de a face față unei astfel de sarcini este copleșitor. Și cine are șase ore de timp liber pentru a economisi ceva de genul?
Dar organizarea e-mailurilor nu trebuie să dureze toată ziua - de fapt, puteți face acest lucru într-o singură oră dacă rezervați timpul.
Minutele 1 - 10: Ștergeți gunoiul
Setați un timp timp de 10 minute și începeți să ștergeți (sau să arhivați) în masă orice mesaj despre care știți că nu aveți nevoie, cum ar fi notificări din conturile de social media, memento-uri pentru evenimente anterioare, confirmări pentru livrările pe care le-ați primit deja, buletine informative pe care le-ați citit deja (sau nu vor citi niciodată) și e-mailuri care nu mai sunt relevante.
Puteți face acest lucru cu ușurință căutând mesaje de primire sau linii de subiect (de exemplu: notificări LinkedIn) și ștergând o mulțime de lucruri simultan.
Minutele 10 - 30: Creați foldere și etichete
Acum este timpul să organizați mesajele rămase care nu au nevoie de nicio acțiune, dar pe care aveți nevoie sau doriți să le păstrați.
Există atâtea sisteme de folder, cât și utilizatori de e-mail, dar unul ușor de încercat este crearea unui folder pentru orice subiect sau tip de e-mail care au mai multe mesaje care se referă la acesta. Deci, asta ar putea însemna foldere precum: chitanțe, proiecte, călătorii, etc. Puteți adăuga și adapta folderele pe măsură ce aflați ce funcționează cel mai bine pentru dvs.
Pentru a accelera acest proces, puteți crea chiar și un dosar „Pentru a fi fișat mai târziu” pentru orice despre care nu sunteți sigur și un dosar „Dezabonare” pentru orice nu mai doriți. Sfat: Acestea sunt foldere grozave de rezolvat atunci când aveți cinci minute între întâlniri.
Oh! Și dacă doriți să vă organizați și mai mult, încercați câteva etichete (numite „categorii” de Outlook) pentru a adăuga mai multe informații la mesajele dvs. Puteți avea mai multe etichete pe un e-mail sau chiar mai multe straturi de etichete. Așadar, acel e-mail din folderul „Călătorie” poate avea o etichetă principală „New York 2018” și sub-etichete „Zboruri” și „Luni”.
Minute 30 - 50: Utilizați regula de două minute sau alcătuiți o listă de activități pentru e-mailuri care au nevoie de acțiune
E-mailurile cu care ai rămas acum ar trebui să fie doar cele care au nevoie de acțiune. Dacă acțiunea poate fi finalizată în mai puțin de două minute, faceți-o acum. Dacă aveți nevoie de mai mult timp pentru a avea grijă de mesaj, adăugați-l în lista de activități cu o notificare pentru a vă reaminti să o efectuați. Apoi arhivați e-mailul pentru a vă păstra curierul de intrare (veți putea să îl căutați mai târziu).
Dacă nu sunteți doar un producător de liste, puteți utiliza în schimb noua funcție de snooze a Gmail pentru a afișa e-mailul în căsuța de e-mail când sunteți gata să o gestionați. Sau, dacă sunteți utilizator Outlook, funcția de urmărire vă permite să faceți la fel.
Minute 50 - 60: Actualizați-vă Setările pentru întreținere ușoară
Felicitări pentru inbox-ul cel mai organizat din lume! OK, nu cea mai organizată mesaje primite din lume - ci cea mai bună inbox.
Dar nu lăsați petrecerea să meargă prea mult timp sau o veți găsi completând din nou. Puteți evita acest lucru prin configurarea filtrelor care vă vor sorta automat mesajele primite, astfel încât să nu trebuie.
Filtrul meu preferat este pentru buletine informative și oferă e-mailuri pe care vreau să le citesc, dar care nu au întotdeauna timp corect atunci când vin. În schimb, am configurat un filtru în Gmail care le trimite într-un folder „Citește mai târziu”. (Outlook are propria sa versiune de filtre numite „reguli” care pot face unele ridicări grele pentru tine.)
S-ar putea să luați în considerare și configurarea unei răspunsuri automate pentru Gmail sau Outlook atunci când nu veți putea răspunde la e-mailuri cât de repede v-ați dori (cum ar fi dacă sunteți la o conferință, lucrați ore neobișnuite sau în vacanță) .
Și, pentru a naviga cu adevărat prin mesajele dvs., puteți activa și afla anumite comenzi rapide de la tastatură pentru Gmail sau Outlook.
După această curățare, veți scăpa de senzația aceea neplăcută că ați ratat un mesaj sau acel sentiment de scufundare că trebuie să vă confruntați cu o cutie primită completă în fiecare dimineață. De fapt, este posibil să fiți chiar gata să treceți la o organizație de e-mail mai avansată, cum ar fi să profitați de noul Gmail, să utilizați extensii Chrome sau să încercați acest instrument Inbox AI.
Sau, pe flipside, dacă descoperiți că mai aveți multă muncă de făcut, începeți să puneți deoparte 20 de minute în fiecare săptămână pentru a face față acestor pași deodată. Faceți asta timp de câteva săptămâni și veți găsi cu o cutie primită care vă face viața mai ușoară.
