Afluxul de smartphone-uri a fost uimitor pentru locul de muncă: cu posibilitatea de a trimite prin e-mail, de a naviga pe Internet și de a trimite un text 24/7, ne putem face treburile literalmente oricând, oriunde. Dar fiind conectat cu un ecran tactil poate funcționa și împotriva noastră - pe de o parte, suntem infinit accesibili, iar pe de altă parte, este ușor să îi ignorăm pe cei din prezența noastră reală.
Deci, cum rămâi conectat și profesionist în același timp? Iată maniere moderne pentru cele mai comune situații de smartphone.
1. Este în regulă să nu-mi scot smartphone-ul în timpul unei întâlniri?
Depinde. Dacă o utilizați pentru a obține informații relevante pentru discuție, țineți-o afară - explicați doar ceea ce faceți. Dacă este o întâlnire internă și așteptați un apel important de la un client, mențineți-vă telefonul în vibrație și asigurați-vă că vă îndepărtați de ședință când ridicați apelul. Dar, dacă participați la o întâlnire cu un client - sau la o întâlnire internă în care nu așteptați un apel - puneți telefonul departe și verificați-l doar după terminarea întâlnirii.
2.
Limba corpului tău vorbește la fel de tare ca vocea ta celor din jurul tău. Dacă accentul dvs. este pus pe altceva decât persoana care vorbește, proiectați o imagine neprofesionată și distrasă. Chiar dacă telefonul dvs. nu sună, privirea în jos și atingerea liniștită a unui mesaj este încă foarte înțelegător despre cum se află actuala întâlnire pe lista de priorități.
3. Pot folosi telefonul pentru a lua notițe fără să fiu ofensator?
Da, dar fii clar care este scopul acțiunilor tale înainte de a începe. Puteți spune: „O să iau câteva note în timp ce vorbim pentru a vă asigura că vă surprind punctele principale”. Rămâneți angajați la întâlnire (nu aruncați o privire la textul care tocmai a intrat, oricât de discret credeți că sunteți) și asigurați-vă că vă uitați și să faceți ochi ocazional, astfel încât toată lumea știe că sunteți cu adevărat acolo.
4. Cum îi spun managerului meu să pună telefonul la distanță și să acorde ton?
Nu există o modalitate simplă de a-ți îndura șeful pentru maniere proaste, dar poți să-ți faci rost într-un mod subtil dacă ești într-o conversație individuală. Propuneți reprogramarea dacă managerul dvs. este îngropat într-un smartphone întrebând: „Păreți destul de ocupat, ar trebui să amânăm întâlnirea noastră?” Puteți, de asemenea, să rezolvați această problemă, păstrând întâlnirile cât mai rapid și mai concis. Dar, dacă șeful tău trimite mesaje în timpul unei întâlniri cu clienții, este posibil să fie necesar (cu atenție) să subliniezi că clientul tău nu pare mulțumit de distragerea atenției.
5. Cum pot să iau un apel discret în timp ce iau masa cu un client?
Îmi pare rău, nu se poate face. Chiar dacă telefonul este setat să vibreze. Gândiți-vă: este un apel atât de important încât merită să transmiteți mesajul că clientul dvs. nu este prioritatea dvs.? Dacă așteptați un apel urgent (de exemplu, de la spital, pentru că un membru al familiei este bolnav) sau informații care ar fi benefice pentru întâlnirea dvs., desigur, acestea sunt excepții de la regulă - dar ar trebui să vă pregătiți compania de cină despre posibilitatea acestor întreruperi în prealabil. Și orice alt motiv pur și simplu nu poate fi justificat.
6. Cum pot gestiona un apel telefonic dintr-un loc neoportun (adică aeroport, prânz, condus)?
Mesageria vocală este acolo pentru un motiv. Nu este nimic rău în a chema pe cineva înapoi în cinci sau 10 minute, când ești liber de distragerea atenției și poate fi mai bine auzit și auzit. Dacă știți că apelul este foarte important, răspundeți la telefon și cereți să sunați înapoi în câteva minute, când ajungeți într-un loc mai ideal pentru a vorbi. Orice ai face, abține-te de la a striga probleme private de afaceri într-un loc public.
7. Șeful meu tocmai mi-a lăsat un mesaj vocal. Cât timp trebuie să mă întorc la ea?
În funcție de conținut și subiect, aveți o zi lucrătoare - dar faceți-o mai devreme, dacă apelul este urgent.
8. Cum ar trebui să mă descurc după texte și e-mailuri după ore?
Un e-mail trimis după ore poate fi răspuns în ziua lucrătoare următoare, cu excepția cazului în care se discută altfel cu (sau se așteaptă de către) șeful dumneavoastră. Un text este diferit - însăși natura comunicării implică imediatitate, deci trebuie să răspundeți cât mai curând posibil. Și dacă ești cel care trimite mesajul, ar trebui să fii întotdeauna clar cu privire la așteptările tale pentru timpul de răspuns.
9. Când este acceptabil textul în legătură cu munca?
Dacă un client inițiază o conversație text cu tine, este perfect bine să răspundă. Dar chiar și în lumea de astăzi a tehnologiei, nu presupune că toată lumea este prea familiar cu textul. Dacă faceți un text despre job, păstrați-l profesional. Evitați emoticoanele sau prescurtările slangy cum ar fi OMG, LOL și BTW.
10.
Când aveți îndoieli, urmați această regulă simplă: persoanele cu care vă întâlniți față în față au prioritate. Concentrați-vă asupra lor asupra oricui sunteți mesaje text, e-mail sau apelare.
