Ați elaborat ceea ce considerați că este un e-mail perfect. Este prietenos - dar nu prea prietenos. Este bine organizat cu secțiuni îndrăznețe și puncte de glonț. Ai aruncat chiar și un emoji adorabil pentru o măsură bună.
Apasă „trimite” pe acea capodoperă a ta și aștepți ca răspunsurile inevitabile să înceapă să se rostogolească. Aștepți o oră, apoi patru ore, apoi două zile. Tot ce ai auzit ca răspuns la mesajul tău perfect lustruit? Greieri - și sunetul frustrării proprii răsună în creierul tău.
Ce dă? Ai crezut că ai respectat toate regulile de e-mail încercate și adevărate. Ați verificat de patru ori că ați trimis-o destinatarilor potriviți. Ați recitit-o chiar pentru a 800-a oară pentru a vă asigura că nimic nu poate fi interpretat greșit ca agresiv nepoliticos sau pasiv. Deci, de ce primești doar tăcere radio în schimb?
Încet-încet - s-ar putea să o răsturnați. De fapt, s-ar putea ca e-mailul dvs. să fie mult prea lung .
Prea lung?
Ești entuziasmat când trebuie să răspândești un e-mail atât de dens, încât îți dă un cramp de mână de la defilare atât de mult? Probabil ca nu. Șansele sunt, destinatarii dvs. se simt la fel.
Conform cercetărilor efectuate prin extensia de e-mail, Boomerang, lungimea ideală este undeva între 50 și 125 de cuvinte. Mesajele din acest interval au dat rate de răspuns peste 50%.
Cum arată exact această lungime? Privește înapoi la „Prea lung?” Și apoi oprește-ți ochii chiar aici . Adică 87 de cuvinte, care este smack dab în mijlocul intervalului în care vrei să fii.
Boomerang a constatat că ratele de răspuns au scăzut de la 50% pentru e-mailurile cu 125 de cuvinte, la 44% pentru e-mailurile de 500 de cuvinte. Pentru mesaje care au fost de 2.500 de cuvinte sau mai multe incredibile? Ratele de răspuns au avut un efect nasol - sub 35%.
Intelegi ce vreau sa spun? Mesajele lungi pe care le-ați dat peste cap probabil că vor duce oamenii la lacrimi. Mai bine păstrezi lucrurile scurte (dar nu prea scurte - vrei să rămâi peste cele 50 de cuvinte, până la urmă).
Cum să vă micșorați e-mailurile
„Dar, tot ce spun este foarte important”, mormăiești pentru tine chiar acum. Crede-mă, am înțeles - eu însumi pot fi un scriitor drăguț. Cu toate acestea, din moment ce îmi creez șirul de-a lungul literelor, am reușit să învăț câteva trucuri și tactici care mă ajută să păstrez lungimea.
1. Căutați virgule
Acesta este unul dintre trucurile mele preferate pe care să le folosesc când știu că trebuie să redau ceva scris. Scanez înapoi întreaga bucată, ținându-mi ochii curățați de virgule. Deși adesea pot fi incluse în liste, le vei găsi și după o mulțime de fraze scurte de introducere (le-am folosit deja câteva în acest articol).
Când încercați să mențineți lucrurile scurte, aceste expresii pot fi ușor eliminate - fără a jertfi mesajul dvs. general. De la fraze de genul „Doar să fie clar”, la „În caz că te întrebi”, chiar și la un simplu, „Inutil să spun”, sunt calificări inutile care ocupă doar proprietăți imobiliare prețioase.
2. Eliminați Adjective și Adverbe
Ștergerea adjectivelor cu flori și adverbe inutile din e-mail-ul tău extrem de lung poate face mai scurtă. Vrei un exemplu? Îndepărtați-le din acea primă propoziție și veți rămâne cu „Ștergerea adjectivelor și a adverbelor din e-mailul dvs. poate fi mai scurtă.”
Da, pot aduce un pic de prietenie și un ton de conversație mesajelor tale. Dar, când doriți să vă reduceți numărul de cuvinte, acestea ar trebui să fie unul dintre primele lucruri. La urma urmei, este complet posibil să scrii e-mailuri mai scurte, fără să vină la fel de rece sau nepoliticos.
3. Rafinați-vă focalizarea
Dacă parcurgi ambii acești pași și totuși te afli mult peste această limită de 125 de cuvinte, ai putea încerca să acoperi prea mult. Ați fi mai bine să împărțiți lucrurile în mesaje diferite, mai scurte?
În loc să trimiteți întregii echipe o rundown care discută detaliile proiectului recent, cere idei pentru picnic-ul companiei și, de asemenea, reamintește tuturor că vine ziua de naștere a șefului tău, alege un subiect și rămâne la el. Nu numai că e-mailul dvs. va fi mai scurt, dar și mai organizat.
Ia-l de la mine, știu că scurtarea scrisului tău nu este întotdeauna o sarcină ușoară - există un motiv pentru care William Faulkner l-a numit „uciderea dragilor tăi”.
Dacă încă vă chinuiți să evitați să scrieți Război și pace , întrebați-vă acest lucru: dacă acest subiect este atât de masiv, este cel mai potrivit pentru e-mail? Sau ar trebui să ridicați telefonul, să programați o întâlnire sau chiar să creați un Google Doc în care toată lumea ar putea colabora - în loc să blocați casele de e-mail ale tuturor?
Examinând această considerație anterioară, împreună cu cele trei sfaturi de mai sus, înseamnă că e-mailurile dvs. sunt scurte, în acest sens și, cel mai important, a răspuns.
