Cât de des te simți că nu reușești să treci prin lista ta de activități?
Și nu, inclusiv „Scrieți lista de activități” doar pentru a vă oferi ceva care să vă încrucișați imediat nu contează ca un câștig.
Desigur, nu este întotdeauna vina ta - fiecare exercițiu de foc care apare apare doar crește lista ta și mai lungă.
„Suntem prea ocupați să ne parcurgem viețile, încercând să ținem bilele în aer și capetele noastre deasupra apei: Există o modalitate mai bună de a face acest lucru?” Spune Maura Thomas, fondatorul RegainYourTime.com și autorul personalului Secretele productivității .
Se pare că, dacă luați un sfat de la Dwight D. Eisenhower.
Popularizat de Stephen Covey, dar bazat pe principiile de productivitate ale fostului președinte, Eisenhower Matrix vă ajută să vă clasificați dozele în funcție de nivelul lor de importanță și urgență, astfel încât să puteți decide unde să vă concentrați energia.
Prin sortarea sarcinilor dvs. într-una din cele patru categorii clar definite, Matricea Eisenhower vă obligă să evaluați ceea ce este cu adevărat demn de timpul dvs. și ceea ce poate fi delegat sau chiar fixat cu totul.
Mai jos, oferim exemple de tipuri de activități care se încadrează în fiecare categorie. Vedeți cum vă puteți diviza lista de activități; apoi urmați sfaturile lui Thomas despre cum să abordați fiecare tip, astfel încât să puteți realiza mai multe în mai puțin timp.
Categoria # 1: Important și urgent
Asistenta ta îi dă aviz - iar ultima ei zi este mâine. O solicitare client grăbită aruncă o cheie într-un proiect care se desfășura fără probleme. Aceste sarcini sunt considerate criză sau au termene critice pe care trebuie să le îndepliniți.
Cum să le abordăm
Din moment ce nu puteți prezice când vor apărea crizele, presupune că se vor întâmpla și lăsați loc pentru ele în program.
„Majoritatea oamenilor se suprasolicitează, dar dacă ceva nu merge bine, toate planurile tale cad ca domino”, spune Thomas. Soluția? Nu completați mai mult de 60% din timpul dvs. productiv.
De exemplu, dacă lucrați de la 8 AM la 6 PM, lăsați aproximativ patru ore pe calendarul dvs. pentru a permite urgențe. Dacă nu există urgențe în acea zi, sunteți în noroc și puteți avansa în sarcinile zilei următoare.
Categoria # 2: Important, dar nu urgentă
Programarea unui prânz în rețea cu un manager de angajare. Să te pregătești să-ți planifici vacanța în familie. Brainstorming obiective pe termen lung pentru echipa ta. Aceste sarcini influențează obiectivele mari, dar nu au neapărat termen limită.
Cum să le abordăm
Cele mai multe dintre aceste articole vor fi proiecte mari, mai degrabă decât doze zilnice, așa că descompun fiecare în termene de mărime pentru a vă ajuta să începeți, spune Thomas.
Pentru orice articole pe care nu le poți descompune, determină un interval de timp pe care îl poți lucra la ele care ți se pare scurt, astfel încât sarcina în sine se simte mai puțin copleșitoare.
Thomas sugerează, de asemenea, să includeți doar trei sarcini importante, dar care nu sunt urgente pe lista de activități zilnice, astfel încât să lăsați timp pentru e-mailuri, întâlniri și crize - și, ori de câte ori este posibil, lucrați pe ele în momentele din zi în care vă simțiți mai energizați.
Categoria # 3: Nu este important, dar urgentă
E-mailuri, apeluri telefonice, întrebări ale colegilor - acestea sunt lucrurile pe care trebuie să le abordați imediat, chiar dacă nu vă ajută să vă atingeți obiectivele mai mari.
Cum să le abordăm
„Cel mai simplu mod de a vă controla distragerile este de a vă controla tehnologia”, spune Thomas.
Mai întâi, verificați e-mailul în loturi doar de câteva ori pe zi - să zicem, la fiecare trei ore sau după ce finalizați o sarcină mai importantă. Pentru a vă asigura că vă respectați, renunțați complet la e-mail, astfel încât să nu fiți tentat să verificați alertele.
Același lucru este valabil și pentru telefonul tău: tăceți-l complet - apoi lăsați-l într-un sertar sau cu fața în jos pe birou, pentru a nu vedea alertele.
Și dacă primiți prea multe apeluri sau întrebări de la colaboratori în afara perioadei de timp pe care le-ați rezervat, pur și simplu închideți ușa biroului, puneți căștile sau puneți un semn „nu deranjați” pe dvs. scaun sau perete cubic.
Categoria # 4: Nu este important și nu este urgent
Fie că este vorba despre înregistrarea rapoartelor de cheltuieli, crearea de contracte sau depunerea de documente, „acestea sunt sarcinile care nu vor avea un impact mare asupra muncii noastre odată ce le vom face, totuși nu dispar”, spune Thomas.
Cum să le abordăm
Externalizează cât mai multe dintre aceste sarcini, delegându-le unui angajat mai mic sau, pentru sarcinile personale, unui asistent virtual, sugerează Thomas.
Chiar dacă trebuie să plătiți pentru ajutor extern, orele pe care le câștigați înapoi pentru a îndeplini un obiectiv mai important - cum ar fi în sfârșit să înaintați în următoarea mare mișcare de carieră - v-ar putea ajuta să ieșiți din punct de vedere financiar pe termen lung.
Înrudite: 6 oameni, 6 acte de echilibrare: The Brilliant Work-Life Hack that Salve My Sanity
